Glosario de Términos Alegra

Acciones: Son los iconos presentes en los menús y formularios de Alegra que te permiten realizar tareas de una manera más simple y a un solo clic. Entre las acciones de Alegra están: Editar , Agregar , Eliminar , Agregar pago , Imprimir , ver detalle  entre otros.

 


Ajustes a inventario: Es la forma en que puedes aumentar o disminuir tu inventario por un concepto diferente a la compra o venta de productos por facturas. Si tu mercancía está vencida, dañada o ha sido robada, debes realizar una disminución de inventario o si alguien te regala productos para vender, debes aumentarlo. Con el ajuste de inventario controlas las cantidades de productos existentes para la venta.

 


Categorías: Son grupos básicos en los que Alegra clasifica toda la información de tu empresa, las categorías sirven para llevar el control de tus ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio dándoles una condición para diferenciarlos. Algunos ejemplos de categoría son: Ventas, Nomina, IVA por pagar, Utilidades. Cada movimiento que realices automáticamente será asociado a una categoría, así llevas tu información en orden.

 


Comprobante de egreso: Es el documento que soporta todos los gastos o las salidas de dinero que se hacen en una empresa o negocio bien sean en efectivo o en cualquier otro medio de pago; también es conocido como orden de pago o comprobante de pago; el comprobante de egreso se emite cuando se hacen pagos a proveedores o algún otro gasto que se realice en la función del a día de la empresa.

 


Conciliación bancaria: Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

 


Contactos: Son las personas, empresas o instituciones con las que entablas relaciones comerciales, osea tus clientes y proveedores; Con Alegra puedes llevar el registro de sus facturas, sus saldos y el movimiento de cada uno de ellos. Ademas puedes importarlos desde tu base de datos de Excel.

 


Facturas recurrentes: Son facturas que se generan automáticamente y de forma mensual según la programación que tu les des. Creas una factura que se vuelve a generar idénticamente después de un intervalo de tiempo establecido. Tú como administrador las puedes automatizar (ver generación de factura recurrente aquí). Esta característica es perfecta para las empresas que cobran servicios recurrentes o cuotas periódicas fijas a sus clientes.

 


Ítem: Son los artículos, productos o servicios que tu empresa comercializa. Los items en Alegra pueden ser inventariables o no inventariables (ver creación de items aquí). Con la información de los items inventariables (Unidad, Cantidad inicial y costo unitario) Alegra genera los reportes de las cantidades, costos y el valor de tu inventario.

 


Items inventariables: Son los items tangibles que tu empresa tiene disponible para la venta. Estos items tienen ciertas características: Deben tener una unidad de medida (metros, cm, litros), una cantidad inicial (el número de productos disponibles inicialmente para la venta), y un costo unitario.
Por ejemplo para una comercializadora de telas con medida en metros, cantidad inicial de 12 y costo unitario de $800, sus items inventariables iniciales serán 12 Metros de Tela con costo unitario de $800.

 


Nota crédito: Es un documento que explica detalladamente el crédito a favor que tiene un cliente. Cuando una empresa presenta casos de devoluciones de productos por parte de un cliente, errores de facturación o descuentos especiales, y tiene que devolver, abonar o consignar dinero a sus clientes, debe soportar estos movimientos con un documento conocido como nota crédito, en éste se informa la acreditación en la cuenta del cliente por cierto dinero y por un concepto determinado.

 

 

Nota débito: Es un documento que explica detalladamente el saldo a favor que tienes con un proveedor. Cuando tú presentas devoluciones de productos o errores en la facturación de tus compras, tus proveedores deben devolverte dinero o abonarte el saldo a una factura de compra; en Alegra estos movimientos pueden ser soportados con una Nota Débito la cual se asocia a una factura de compra y soporta un menor valor que le debes a tu proveedor, es un saldo a tu favor.

 

 

Pago recurrente: Son pagos en los que incurre tu empresa de manera continua en un periodo de tiempo (en el caso de Alegra es mensual), así puedes configurar la creación de pagos de forma automática (ver creación de pago recurrente aquí).

 

 

Recibo de caja: Un recibo de caja o comprobante de ingreso es un documento que soporta las entradas o ingresos que se le hacen a tu empresa bien sea en efectivo, cheques u otra forma de pago. Por lo general el recibo de caja se emite cuando algún cliente, persona o entidad hace abonos parciales o totales a la empresa diferente de ventas al contado ya que para estas el soporte comercial es la factura de venta.

 

 

Términos de pago: Son los parámetros que definen cómo es el vencimiento de tus facturas de venta. Alegra trae por defecto algunos términos de pago (de contado, 8 días, 15 días) pero tu también puedes configurarlo y adaptarlo a la gestión de tu empresa

 


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Equipo Alegra
www.alegra.com

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