¿Cómo crear una Cotización?

La cotización es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cual oferta sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa que vende, del cliente y la respectiva descripción de los artículos detallando las especificaciones. Dichos valores se pueden mantener en un periodo de tiempo definido, se pueden anexar las condiciones o características de la negociación, por ejemplo: términos de financiación y descuentos por pronto pago.
 
Las cotizaciones en Alegra son documentos informativos donde se refleja el valor de un producto o servicio de tu empresa. estos documentos no generan ningún movimiento de inventarios.

Para crear cotizaciones en Alegra sigue estas instrucciones:

  1. Ubícate sobre la opción "Ingresos" en el menú principal.
  2. Haz clic en la opción de "Cotizaciones" que aparece en el sub-menú de "Ingresos".
  3. Presiona el botón "Nueva Cotización" que aparece abajo del menú principal.


También puedes acceder a este formulario por el botón rápido de Alegra.

Formulario de Nueva Cotización

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Selecciona el "Cliente" a quien esta dirigida la cotización, éste debe estar previamente guardado en el sistema.
  • Al elegir el Cliente, Alegra precarga su lista de precios asociada. Siempre puedes editar el campo "Lista de precio" para seleccionar la adecuada dependiendo de la cotización.
  • Debes establecer las "Fechas" de vigencia de la cotización: El día en que se realiza la cotización y el vencimiento de la misma (día en que esta expira).
  • Puedes agregar Notas visibles en la impresión de la cotización en el campo "Notas a la cotización”. Para agregar una nota interna del sistema deber usar el campo “Observaciones”.
  • Selecciona el "Ítem" que vas a cotizar en el menú desplegable o, haz clic en el vinculo de "Nuevo Ítem" presente en esta lista. Ver Guía para crear nuevos items. Al cargar un ítem el sistema trae la información asociada a dicho producto que previamente ha sido guardada (referencia, precio, impuesto y descripción), también puedes modificar estos datos en el momento de hacer la cotización.
  • Una vez has llenado todos los datos del formulario debes usar el botón Guardar.

 

Luego de tener la cotización guardada en el sistema puedes editarla, imprimirla, convertirla en factura de venta, enviarla por correo o clonarla (Copiar toda la información de una cotización para generar una nueva).

 

Ademas puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el periodo de tiempo que elijas.

Desde la parte inferior del detalle de la cotización podrás ver la factura de venta asociada.


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Equipo Alegra
www.alegra.com

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