Concilia tus Bancos en Alegra

La conciliación bancaria es el proceso que permite comparar y conciliar las entradas y salidas de dinero de las cuentas bancarias que la empresa tiene en sus registros, contra el extracto bancario.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea verificar que los pagos recibidos en su cuenta de ahorros estén correctamente registrados en Alegra, así como las salidas de dinero de la cuenta en el mes anterior, por lo tanto, ingresa a la función de conciliación bancaria en Alegra para comparar los registros con el extracto que recibe del banco y así confirmar si los datos coinciden".

Alegra te ayuda a tener el control exacto de tus bancos usando la funcionalidad de conciliación bancaria que te permite confrontar y verificar los valores asociados a las cuentas de banco que tienes en el sistema, contra la información de los movimientos reales que las entidades bancarias suministran mediante extractos bancarios. Para comenzar te recomendamos tener a la mano el extracto que te envía tu banco.

Sigue estos pasos para ingresar al formulario de conciliación bancaria:

1. Haz clic en la opción ”Bancos” que se encuentra en el menú principal de Alegra.
2. Haz clic en el nombre la cuenta bancaria que deseas conciliar para abrir el listado de transacciones.
3. Haz clic sobre el botón "Conciliar" conciliar.png.
4. Encontrarás el formulario de conciliación para la cuenta. Sigue leyendo para saber cómo conciliar.

Ejemplo:

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La siguiente imagen es un ejemplo de un extracto bancario, los puntos claves que debes identificar son:

  • Fecha de corte del extracto (desde el 31 de marzo al 30 de junio en nuestro ejemplo), se hace la conciliación de todos los movimientos en ese intervalo de tiempo en esa cuenta bancaria.
  • Saldo actual, es el saldo final que debemos diligenciar en la conciliación.
  • Saldos bancarios positivos como intereses y negativos como comisiones o gravámenes.

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¿Cómo conciliar tus bancos?

Este es un proceso muy sencillo y se debe hacer prestando atención al detalle.

Muy importante
Los campos "Gastos bancarios", "Impuestos bancarios", "Entradas bancarias" y "Saldo final" se deben ingresar después de marcar las casillas de las transacciones, esto con el fin de agilizar el proceso de cálculos del sistema.

Sigue estos pasos:

1. Selecciona la fecha en la que vas a conciliar. Esta fecha aparece en el extracto bancario, por ejemplo "al 30 de junio". El sistema calcula el saldo inicial de manera automática.
2. Asegúrate que cada una de las transacciones que aparecen en tu extracto estén registradas en Alegra, marcando la casilla que aparece al lado izquierdo de cada transacción.
3. Si ya marcaste todas las casillas de las transacciones de tu extracto, ingresa en el campo "Gastos bancarios" la sumatoria de todas las sustracciones que hace tu banco por la operación de tu cuenta, por ejemplo: cuota de manejo de tarjeta de crédito, cobro por retiros en cajeros y otros gastos bancarios. 
Para el ejemplo (ver imagen), el gasto bancario sería - 7.900,00 por comisión traslado otros bancos.
4. En el campo "Impuestos bancarios" debes ingresar la sumatoria de todas las sustracciones que tu banco por concepto de impuestos.
5. Las "Entradas bancarias" son la sumatoria de todos los ingresos que te genera tu cuenta bancaria, por lo general son intereses que se generan a favor de su titular. 
En nuestro ejemplo una entrada bancaria sería - 7.900,00 por abono intereses ahorro.
6. En el campo de Saldo final debes ingresar el valor del Saldo que te entregó el Banco en el extracto. 
En nuestro ejemplo sería el Saldo Actual.
7. Al completar todos los pasos el sistema realiza los cálculos y debe arrojar una diferencia igual a 0.00, si es así, habrás terminado tu conciliación. Haz clic en el botón "Conciliar" para finalizar.
8. Si la diferencia no es igual a cero, puedes “Posponer” la conciliación y realizar el registro que te hace falta, ya sea crear una transacción de ingreso o egreso, según el caso, asociada a la categoría que desees. 

Así:

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Te recomendamos que realices este proceso cada mes para llevar un control adecuado y lograr una sincronía perfecta entre tu banco y Alegra.

¡Aquí tienes un video del proceso!

 
Aprende cómo gestionar tus cuentas bancarias en Alegra haciendo clic aquí.

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Equipo Alegra
www.alegra.com

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