Configura Series y Folios de Documentos y Facturas - México

Las facturas y notas de crédito creadas en Alegra son válidas ante el SAT, solo debes configurar tu Certificado de Sello Digital (CSD). Aprende aquí cómo hacerlo.

Alegra te permite administrar las series y folios de tus documentos para manejar la información de manera ordenada en el sistema mediante un consecutivo que se incrementa de forma automática. Puedes indicar el número a partir del cual vas a elaborar tu próximo recibo de cajacomprobante de pago, nota de crédito, remisión, cotización y la siguiente orden de compra. Además en la parte inferior podrás configurar la serie y folio para tus facturas de venta. 

Configura el folio para tus comprobantes

Sigue estos pasos para para configurar o modificar los folios de tus documentos:

1. Dirígete al menú "Configuración".
2. Haz clic en la opción "Series y folios".
3. Indica el siguiente folio de recibos de caja, comprobantes de pago, nota de crédito, remisiones, cotizaciones y órdenes de compra.
Puedes iniciar a partir del número que llevas en otro sistema, o por defecto el sistema iniciará en el número 1.
4. Haz clic en "Guardar"

Ejemplo:

Folios.gif

 

Configura series y folios para tus facturas de venta

En Alegra puedes crear el documento de facturación correspondiente a tu régimen: facturas de venta, recibos de honorarios y de arrendamiento.

Si tienes inquietudes de cómo tramitar tu Certificado de Sello Digital (CSD), te recomendamos consultar con el chat del SAT aquí.

Para tener un mejor control de tus facturas puedes crear las series y folios que necesites.

Por ejemplo: ”La empresa Ejemplar tiene varias sucursales y elabora sus facturas de venta en cada una de ellas. Para poder identificar las facturas por cada punto de venta manejará una serie y folio (consecutivo) diferente por cada uno". 



La configuración de series y folios es un proceso que se lleva a cabo una sola vez, sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú "Configuración".
2. Haz clic en la opción "Series y folios".
3. Desplázate al menú inferior hasta la sección "Serie y folio para facturas de venta", haz clic en "Nueva serie y folio" y completa el formulario:
  • Nombre: ingresa un nombre que te ayude a identificarla.
  • El campo automático activado por defecto hace que el consecutivo se incremente de forma automática, puedes desactivarlo si deseas ingresarlo de forma manual. Ver más.
  • Ingresa un prefijo (serie) para identificar cada serie y folio. Por ejemplo: si tienes 3 puntos de venta (Almacén 1, Almacén 2 y Almacén 3), tus prefijos podrían ser: A1-, A2- y A3- respectivamente. Puedes omitir la serie si solo manejas una.
  • Ingresa el folio inicial con el que vas a elaborar la próxima factura.
  • Si deseas puedes agregar el folio final (este número es de carácter informativo en Alegra), o dejarlo en blanco.
  • Elige si deseas que esta serie y folio sea la preferida y se ofrecerá por defecto al elaborar tus facturas, pero puedes cambiarla en el formulario.
  • En el campo pie de factura puedes incluir un mensaje que será visible en las facturas que elabores con esta serie y folio. Este campo es opcional.
4. Haz clic en "Guardar"

Puedes crear todas las numeraciones que desees. Mira un ejemplo:

series.gif

Al momento de elaborar tus facturas podrás elegir cuál serie y folio deseas usar entre las creadas en el sistema.

Gestiona tus series y folios de facturación

En Alegra puedes Editarlapiz.png, Eliminareliminar-solo.png o Desactivaractivar.png las series y folios que tengas creadas mediante los botones de acción ubicados al frente de cada una. Una vez se ha utilizado una de ellas no se podrá eliminar, pero siempre la podrás desactivar.

 

¿Qué significa numeración manual y automática? 

En Alegra tienes dos opciones para los folios de las facturas: configurarlos de forma Automática o No Automática.

  •  Numeración o folio automático: Alegra genera el consecutivo de tus facturas dependiendo del número que le sea asignado. Puedes ponerle un prefijo o serie al folio si la facturación en tu negocio lo requiere. 
  • Numeración o folio no automático (manual): la generación del número de la factura deberá ingresarse a Alegra de forma manual al crear tus facturas. Ten en cuenta que no puedes usar este tipo de folio mientras tengas facturas recurrentes ya programadas.

Conoce más sobre las facturas recurrentes.

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Equipo Alegra
www.alegra.com

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