Botones de Acciones Rápidas

Alegra te permite efectuar acciones rápidas con tus productos, contactos y documentos. En la parte derecha de los listados verás los botones de las acciones rápidas que te permiten realizar operaciones y que estarán activos cuando el documento o producto permita que se lleve a cabo dicha acción.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar elabora una factura a su cliente Álvaro Hernán Montenegro (ver imagen), la factura se encuentra abierta (pendiente de pago), mediante los botones de acciones rápidas puede: ver el detalle de la factura e imprimirla; el botón de convertir a abierta está inactivo porque la factura ya se encuentra en estado abierta. Puede agregar el pago, editarla y anularla. La opción de eliminar se encuentra inactiva porque sólo es posible eliminar facturas que se encuentran creadas en borrador, por ejemplo la segunda factura a nombre de Alejandro Ample".

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Otra manera de activar los botones de acciones rápidas es haciendo clic derecho sobre los renglones del listado de tus facturas, cotizaciones y notas crédito. Verás que se despliega un menú con las acciones que puedes llevar a cabo en el documento.

Mira un ejemplo:

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Descripción de los botones de acción:

ojo.png Ver detalle
Este botón lo encuentras en:

Facturas de venta: muestra la información detallada de la factura donde puedes realizar distintas acciones como descargarla o enviarla por correo.

Facturas de proveedor: muestra la información detallada de la factura de compra.

Facturas de venta recurrentes: puedes ver la programación de la factura recurrente con su frecuencia y fecha de finalización.

Notas crédito: muestra la información detallada de la nota crédito y los documentos asociados.

Cotizaciones: consulta el detalle de tus cotizaciones que luego podrás convertir a facturas de venta.

Remisiones: muestra el detalle de la remisión y te permite imprimirla, enviarla por correo o facturarla.

Pagos recurrentes: puedes ver la programación del pago recurrente con su frecuencia y fecha de finalización.

Notas débito: consulta el detalle de tus notas débito y los documentos asociados.

Órdenes de compra: consulta el detalle de tus órdenes que luego podrás convertir a facturas de compra.

Contactos: muestra la información detallada de clientes y proveedores.

Inventario: muestra la información general del producto y los movimientos asociados.

Bancos: cuando ingresas al detalle del banco puedes agregar y retirar dinero, transferir, conciliar, editar, desactivar y ver las conciliaciones realizadas.

 

activar-off1.pngactivar.png Desactivar/Activar

Inventario: te permite desactivar los productos que no deseas ver disponibles a la hora de facturar y que no puedes eliminar porque tienen movimientos previos. Puedes activarlos cuando lo desees.

Impuestos y Retenciones: desactiva los Impuestos y Retenciones que no deseas utilizar, así dejarás de verlos en la lista para aplicar en los documentos, los productos que tengas asociados con un impuesto inactivo se generarán con impuesto "Ninguno".

Un impuesto asociado a una factura o pago recurrente solo se puede desactivar cuando la recurrencia cumpla su ciclo y finalice, hasta que elimines el documento recurrente o lo edites cambiando el impuesto.

 

 

imprimir.png  Imprimir

Facturas de venta: usa este botón para imprimir una factura. Puedes usar distintos estilos de plantilla. Ver más.

Pagos recibidos: imprime tus recibos de caja.

Notas crédito: imprime tus notas crédito.

Cotizaciones: imprime tus cotizaciones.

Remisiones: imprime tus remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: imprime tus comprobantes de egreso.

Órdenes de compra: imprime órdenes de compra. 

 

candado-abierto.png Convertir a abierta

Facturas de venta: este botón te sirve para convertir facturas que están en estado "Borrador" o "Anuladas" a "Abiertas", las facturas quedan creadas y pendientes de pago. 

Pagos recibidos: puedes "reactivar" recibos de caja anulados.

Remisiones: puedes "reactivar" remisiones, conduces y reportes de entrega anulados.

Pagos: puedes "reactivar" egresos anulados.

 

crear_ingreso.png Agregar Pago

Facturas de venta: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago de la factura.

Facturas de proveedor: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago efectuado a la factura de compra.

 

lapiz.png Editar

Facturas de venta: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.

Facturas de proveedor: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.

Facturas de venta recurrentes: edita el contenido de una factura recurrente.

Pagos recibidos: modifica tus recibos de caja.

Notas crédito: modifica la información de tus notas crédito.

Cotizaciones: realiza cambios en las cotizaciones.

Remisiones: modifica tus remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: modifica tus comprobantes de egreso.

Pagos recurrentes: realiza cambios en la información de tus facturas recurrentes.

Notas débito: edita tus notas débito.

Órdenes de compra: modifica las órdenes de compra.

Inventario: permite cambiar la información del producto y asociarlo a una categoría diferente.

Bancos: Puedes modificar los datos del banco excepto su saldo inicial cuando se han realizado conciliaciones.

 

menos.png Anular

Facturas de venta: usa este botón para anular una factura, esto revertirá todos los movimientos generados en los reportes. Recuerda que sigue conservando el consecutivo. Las facturas sólo se pueden anular cuando se encuentran abiertas (sin pago), para anular o editar una factura cerrada consulta este artículo. 

Pagos recibidos: anula tus recibos de caja.

Remisiones: anula remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: anula los comprobantes de pago.

Órdenes de compra: anula órdenes de compra.

 

eliminar-solo.png Eliminar

Los movimientos a las cuales apliques esta acción no podrán recuperarse.

Facturas de venta: usa este botón para borrar una factura. Solo las facturas en estado borrador se pueden eliminar.

Facturas de proveedor: usa este botón para borrar una factura. Sólo puedes eliminar facturas que están pendientes por pagar y que no tienen documentos asociados (notas débito, anticipos).

Facturas de venta recurrentes: elimina la factura recurrente para que no se siga generando.

Pagos recibidos: elimina pagos recibidos, si el pago está asociado a una factura de venta esta quedará abierta.

Notas crédito: elimina notas crédito.

Cotizaciones: elimina cotizaciones.

Remisiones: elimina remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: elimina pagos registrados.

Pagos recurrentes: elimina pagos recurrentes. No se seguirán generando de forma automática.

Notas débito: elimina notas débito.

Órdenes de compra: elimina órdenes de compra.

Inventario: puedes eliminar productos de tu inventario cuando no tienen movimientos asociados como: facturas de venta, facturas de compra, remisiones, cotizaciones, notas débito y crédito, órdenes de compra y ajustes de inventario.

 

agregar.png Clonar

Facturas de venta: usa este botón para copiar una factura y elaborar una nueva a partir de la información extraída, puedes modificar el contenido en la nueva factura.  

conciliar.png Conciliar

Bancos: realiza conciliaciones de tus cuentas de banco para verificar sus saldos con relación a los extractos bancarios. Ver más. 

boton-nuevo2.png Agregar

Categorías: te permite agregar sub-categorías para clasificar la información. 

Contactos.jpg Seleccionar

Contactos: selecciona 2 o más contactos para realizar operaciones masivas.

Inventario: selecciona 2 o más productos para realizar operaciones masivas. Ver más. 

ayuda.png Ayuda

Encuentra tips y artículos de ayuda sobre las funcionalidades de la aplicación. 

agregar-45x41.png Nuevo

Ubicado en la parte superior derecha de Alegra, este botón es un acceso directo para registrar información de manera fácil. Ver más.

 

Los botones de acción te permiten gestionar de forma rápida tus comprobantes, además desde el detalle de cada documento puedes realizar otras operaciones. Consulta este artículo para conocer qué acciones puedes realizar desde el detalle de tus facturas de venta. 

Para definir el tamaño de impresión de tus documentos haz clic aquí. 

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Equipo Alegra
www.alegra.com

 

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