¿Cómo importar tus contactos? México

Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Para otros países visita este artículo.

Sigue estos pasos:

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel
  2. Elabora una tabla con 17 columnas y X filas para ingresar la información de tus contactos.
  3. Ingresa en la tabla la información de tus contactos, el único campo obligatorio es el nombre pero se recomienda completar todos los datos en especial el RFC, el domicilio fiscal y correo electrónico para el envío de documentos.
  4. La primera fila del listado no es tenida en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.

Estos son los títulos para cada columna: 

  • Nombre
  • RFC
  • Calle
  • Exterior
  • Interior
  • Colonia
  • Localidad
  • Municipio/Delegación
  • Código Postal
  • Estado
  • País
  • Correo electrónico
  • Teléfono 1
  • Teléfono 2
  • Fax
  • Celular/Móvil
  • Observaciones

Ejemplo:

Ten en cuenta…

Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Importación desde Alegra

  1. En el menú principal, haz clic en la opción "Contactos".
  2. Haz clic en "Importar desde Excel" en la parte superior.
  3. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.
  4. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos, puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo. Haz clic en "abrir".
  5. Haz clic en "Importar" para abrir el formulario de importación.



Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Por Ejemplo: Razón Social (Alegra) = Nombre (tu archivo), mira este ejemplo:

Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.

Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios...

 ...y elegir la opción Clientes o Proveedores.

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

Haz clic en el botón "importar" y habrás terminado el proceso. Ahora puedes usar tus contactos importados para elaborar todos tus documentos. 

*Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.

*Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.

*Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.


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Equipo Alegra

www.alegra.com

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