Reporte de Estado de Cuenta por Cliente

El Reporte de Estado de Cuenta por Cliente te permite conocer el estado de la cartera del cliente seleccionado y además le puedes enviar un vínculo para que él lo consulte en cualquier momento y en tiempo real, te reporte el pago de facturas e incluso realice el pago de ellas directamente desde el reporte.

Es un vínculo con un Reporte para ser consultado por el cliente y que se actualiza en tiempo real.

Por ejemplo: "El señor Pedro Gómez, cliente de la Empresa Ejemplar S.A., solicita su Estado de Cuenta pues quiere ver su historial de facturas y revisar si los pagos aplicados coinciden con sus registros. Para ello, la Empresa Ejemplar le envía un vínculo por correo electrónico con su estado de cuenta, donde el señor Pedro podrá ver las facturas pendientes, las que tienen pagos parciales o están canceladas y realizar filtros por la cantidad de días de vencimiento y el estado."

Haz clic aquí para ver un ejemplo del Estado de Cuenta que recibirá el señor Pedro Gómez.

Para ver el estado de cuenta tienes varias opciones:

1. Adjuntar el estado de cuenta en todas las facturas de venta que le envías a tus clientes.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú "Configuración".
2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción Datos Generales.
3. Activa la opción “Incluir estados de cuenta cliente en facturas de venta” ubicada al final del formulario.
4. Haz clic en "Guardar"

 

También puedes elegir enviar los estados de cuenta de tus clientes cada vez que vayas a enviarle una factura. Esto para cuando no quieres enviar el estado de cuenta con todas las facturas, sino con alguna en particular.

Así recibe el cliente el estado de su cuenta.

2. Búsqueda del estado de cuenta de cada uno de tus contactos.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú Contactos” y selecciona el cliente para consultar su estado de cuenta.
2. En el botón “Más acciones” elige la opción “Ver estado de cuenta cliente” donde puedes aplicar diferentes filtros, por ejemplo: número de documento, tipo, fecha de creación, fecha de vencimiento, días de vencimiento y estado.
3. Puedes filtrar por rangos de vencimiento usando los botones superiores como se muestra en la imagen.
4. Luego puedes enviar al cliente su estado de cuenta.

 

 

3. Compartirle a tu cliente por correo su estado de cuenta.

Siguiendo estos pasos:

1. Una vez consultes el estado de cuenta de un cliente, haz clic en “Enviar estado de cuenta cliente”.
2. Se abrirá una ventana en la que podrás editar el cuerpo de correo y cambiar la fuente.
3. El formulario te indicará las direcciones de correo asociadas al cliente, puedes agregar direcciones de correo adicionales separadas por coma en el campo "Dirección de correo".
4. Activando la opción “Enviar una copia a mi correo”, recibirás un mensaje idéntico al que recibe tu cliente, con la información de tu empresa en el encabezado de su estado de cuenta.
5. Haz clic en "Enviar" para finalizar el proceso.

 

En caso de que tu cliente ya haya pagado alguna de las facturas relacionadas, te podrá notificar el pago a través del mismo Estado de Cuenta y recibirás la confirmación en tu correo.

El enlace que recibe tu cliente muestra la información de su cuenta en tiempo real y tiene una caducidad, sin embargo el cliente lo puede renovar cuando lo necesite, recibirá un nuevo acceso en su correo. Ver más.

Además tus clientes pueden pagar sus facturas a través de Alegra, consulta este artículo para más información. *aplica para Colombia.

Mira un ejemplo de cómo se envía el estado de cuenta por correo:

env_o_Edo_cta.gif

4. Consulta el reporte de Estado de Cuenta Cliente.

También puedes consultar el Estado de Cuenta de cada uno de tus clientes siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú “Reportes”.
2. Elige la opción Estado de cuenta cliente.
3. Elige el cliente desde el menú desplegable o ingresa su nombre para buscarlo rápidamente.
4. Aplica los filtros que desees. Puedes exportar a Excel el reporte o enviarlo por correo al cliente.

 

Así:

rep_edo_cta.gif

Para aprender a crear un nuevo contacto haz clic aquí.

Alegra cuenta con la funcionalidad de envío de notificaciones para recordarle a tus clientes el vencimiento de sus facturas. El reporte de Estado de Cuenta por Cliente se enviará automáticamente si tienes configurado el envío de estas notificaciones. Ver más.


________________________________________
Equipo Alegra
www.alegra.com

 

¿Tiene más preguntas? Enviar una solicitud