¿Cómo podés importar tu plan de cuentas contables en Alegra?

La funcionalidad de importar el Plan de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.

Podés configurar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para tener una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo vas a encontrar toda la información que necesitás para importar tu plan de cuentas de forma exitosa.

👉 Índice

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?
🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de empezar, te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

🔹 Este proceso debería hacerlo alguien con conocimientos contables o con el acompañamiento de un contador.

🔹 Seguí cada indicación con atención para evitar errores durante la importación.

🔹 Usá el Plan de cuentas de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.

🔹 Completá la plantilla de Excel que te proporcionamos y no modifiques el orden ni elimines columnas.

🔹 Verificá que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹 Podés decidir si querés trasladar los saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

Seguí estos pasos:

1. Andá al menú de Contabilidad y seleccioná Plan de cuentas.

2. Desde el botón Más acciones > Importar plan de cuentas.

📍 Nota: al descargar la plantilla de Excel encontrarás dos hojas:

▪️ Recomendaciones generales
▪️ Estructura para ingresar las cuentas

3. Subí el archivo que elegiste y hacé clic en Continuar. El archivo se va a convertir automáticamente en un documento de Alegra Sheets, donde podés trabajar en línea.

4. Revisión del archivo, podés corregir errores, modificar, eliminar o duplicar filas.
Cuando esté todo listo, hacé clic en Continuar.

5. Asigná los saldos de tus cuentas anteriores a las nuevas en Transferir saldos y configurá reglas en Comportamientos automáticos para que puedas usar tus cuentas en procesos como compras o ventas. Completá el proceso haciendo clic en Finalizar.

Mirá:

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo	Obligatorio	🧩 Descripción
Nivel	✅ Sí	Elegí el nivel de cada cuenta para clasificar entre cuentas y subcuentas. Define el orden de tu plan de cuentas.
Código	❌ No	Agregá un código personalizado con el formato que venís usando. Podés dejarlo vacío.
Nombre de la cuenta	✅ Sí	Asigná un nombre único para identificar cada cuenta en los registros y reportes contables.
Elemento	✅ Sí	Indicá si la cuenta pertenece a activo, pasivo, patrimonio, ingresos o costos. También podés usar gastos y cuentas de orden.
Naturaleza	✅ Sí	Seleccioná si la cuenta es Deudora o Acreedora.
Uso de la cuenta	❌ No	Definí cómo querés usar ciertas cuentas en procesos automáticos. Si lo dejás vacío, Alegra lo asigna por defecto según la configuración posterior.
Tipo de cuenta	❌ No	Indicá si es una cuenta de movimiento o una cuenta mayor. Si no completás, se guardará como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros	❌ No	Elegí si querés que se vea el saldo por tercero en el Balance de sumas y saldos. Por defecto, el valor es Sí.
Descripción	❌ No	Podés agregar una descripción adicional para cada cuenta, si lo deseás.

📢 Importante

Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
Al posicionarte con el cursor sobre las celdas de la primera fila, vas a ver notas con ejemplos e instrucciones para completar cada columna de forma correcta.

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez que subas el archivo, vas a pasar por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo

¡Es el primer filtro! Vas a ver una vista previa de tu nuevo plan de cuentas y vas a poder:

Corregir los errores detectados.
Editar directamente en pantalla.
Agregar, eliminar o duplicar filas.
O cargar un nuevo archivo si lo preferís.

⚠️ No vas a poder continuar hasta que se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando esté todo listo, hacé clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si tus cuentas actuales tienen saldos, acá vas a poder asignarlos a las nuevas cuentas.

Usá la columna Cuenta que recibirá el saldo para hacer las asignaciones.
Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se va a saltar automáticamente.
Para avanzar, todas las cuentas con saldo tienen que tener su equivalente en el nuevo plan de cuentas.

🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad siga funcionando sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

En esta sección encontrarás una casilla llamada Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados.

Si decidís activarla, Alegra trasladará todas las transacciones relacionadas con las cuentas del catálogo, incluso aquellas que pertenecen a periodos contables que ya estaban cerrados.

Esto significa que:

Se actualizarán movimientos antiguos que están asociados al catálogo anterior.
Podrás reorganizar tu información contable sin importar si esos periodos ya estaban cerrados.

Antes de continuar, Alegra te mostrará un mensaje de confirmación para que estés seguro de realizar este traslado, ya que puede impactar información que ya habías cerrado previamente.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!