Primeros pasos - Alegra Contabilidad
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Conoce cómo crear e importar tus contactos en Alegra - Colombia

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: Órdenes de compra, Facturas de venta, Ingresos, Egresos, entre otros.

Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor y así poder asociar las facturas correspondientes”.

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta, podrás identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, saldos por pagar, entre otros.

📌 Nota: el día 24 de octubre del año 2022 la DIAN comenzó a promover y a hacer cumplir la simplificación de los datos que se solicitan a la hora de crear un nuevo contacto, por lo que Alegra decidió facilitar este procedimiento para ti, siendo obligatorios únicamente los siguientes campos:

  • Nombre.
  • Tipo de identificación.
  • Número de identificación.
  • Tipo de persona.
  • Responsabilidad tributaria.

Además, te recomendamos colocar siempre el correo electrónico de tu nuevo contacto, así podrás aprovechar al máximo todas las funcionalidades que te ofrece Alegra.

👉 Índice:

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
  3. Crea e importa tus contactos de forma masiva.

1. Crea tus contactos uno a uno

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.

2. Haz clic en el botón “+ Nuevo contacto”. 

3. Selecciona la opción correspondiente según el contacto que vas a crear, “Cliente” o “Proveedor”.

📍 Recuerda que puedes configurar un contacto para que sea cliente y proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.

4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.

5. Finalmente, haz clic en “Crear contacto”.

Observa:

Nuevo Cliente COL

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

✍️ Formulario “Nuevo Contacto”

Sección - Datos Generales

  • Tipo de identificación (Obligatorio): selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
  • Número de identificación (Obligatorio): ingresa el número de identificación.
    📢 Importante: con el NIT de la empresa o la Cédula (para personas naturales con RUT) podrás importar información desde la DIAN para completar el formulario haciendo clic en el ícono “Consultar”.
  • DV: hace referencia al dígito de verificación del NIT. Este dato se autocompleta al diligenciar el campo de “Número de identificación”.
  • Razón social / Nombre completo (Obligatorio): nombre de la persona natural o jurídica.
  • Tipo de persona (Obligatorio): selecciona persona natural o jurídica según corresponda.
  • Responsabilidad tributaria (Obligatorio): escoge la responsabilidad tributaria de tu contacto.
  • Municipio / Departamento: selecciona el municipio al que pertenece tu contacto.
  • Dirección: ingresa la dirección correspondiente del contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento al que pertenece tu contacto.
  • Código postal: escribe el código postal según la ubicación de tu contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento correspondiente.

Sección - Sector salud

Activa esta opción en caso de que tu empresa sea del sector salud. 

Sección - Información de contacto

  • Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
  • Celular: hace referencia al número celular.
  • Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.

Sección - Personas asociadas

Aquí puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.

Sección - Información comercial

  • Límite de crédito: en este campo puedes agregar el cupo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo contacto.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
  • Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).

Sección - Configuración para Contabilidad

  • Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
  • Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).

Sección - Enviar estado de cuenta

Si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.

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También puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: Facturas de venta, Facturas de compra, entre otros.

2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.

2. Haz clic en el botón + “Nueva factura de venta” y en el campo “Contacto”, haz clic en la opción “Nuevo contacto”.

3. Selecciona la opción correspondiente según el contacto que vas a crear, “Cliente” o “Proveedor”.

📍 Recuerda que puedes configurar un contacto para que sea cliente y proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.

4. Completa el formulario con la información solicitada. De forma opcional, puedes seleccionar el botón “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional.

5. Finalmente, haz clic en “Guardar”.

Observa:

Nuevo Cliente desde F_COL

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

📌 Nota: te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y para presentar la información exógena. 🔎 Descubre cómo generar tu información exógena.

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3. Crea e importa tus contactos de forma masiva

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Contactos”.

2. Selecciona la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.

3. Haz clic en el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel y haz clic en “Importar”.

4. Selecciona la condición del archivo “Clientes” o “Proveedores”, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente. 

5. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.

Observa:

Migración - Contactos

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📢 Importante:

  • Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
  • Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán originados de manera general. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.

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Si deseas conocer más información sobre lo que puedes hacer con la opción de “Contactos”, te recomendamos leer los siguientes artículos:

🔎 Conoce cómo consultar y gestionar tus contactos en Alegra.

🔎 Descubre cómo actualizar los datos de tus contactos de forma masiva.

🔎 Aprende a crear tus contactos desde el Sistema Punto de Venta POS.

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