Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: Órdenes de compra, Facturas de venta, Ingresos, Egresos, entre otros.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor y así poder asociar las facturas correspondientes”.
Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta, podrás identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, saldos por pagar, entre otros.
📌 Nota: el día 24 de octubre del año 2022 la DIAN comenzó a promover y a hacer cumplir la simplificación de los datos que se solicitan a la hora de crear un nuevo contacto, por lo que Alegra decidió facilitar este procedimiento para ti, siendo obligatorios únicamente los siguientes campos:
- Nombre.
- Tipo de identificación.
- Número de identificación.
- Tipo de persona.
- Responsabilidad tributaria.
Además, te recomendamos colocar siempre el correo electrónico de tu nuevo contacto, así podrás aprovechar al máximo todas las funcionalidades que te ofrece Alegra.
👉 Índice:
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Crea e importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo contacto”.
3. Selecciona la opción correspondiente según el contacto que vas a crear, “Cliente” o “Proveedor”.
📍 Recuerda que puedes configurar un contacto para que sea cliente y proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en “Crear contacto”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nuevo Contacto”
Sección - Datos Generales
- Tipo de identificación (Obligatorio): selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Número de identificación (Obligatorio): ingresa el número de identificación.
📢 Importante: con el NIT de la empresa o la Cédula (para personas naturales con RUT) podrás importar información desde la DIAN para completar el formulario haciendo clic en el ícono “Consultar”.
- DV: hace referencia al dígito de verificación del NIT. Este dato se autocompleta al diligenciar el campo de “Número de identificación”.
- Razón social / Nombre completo (Obligatorio): nombre de la persona natural o jurídica.
- Tipo de persona (Obligatorio): selecciona persona natural o jurídica según corresponda.
- Responsabilidad tributaria (Obligatorio): escoge la responsabilidad tributaria de tu contacto.
- Municipio / Departamento: selecciona el municipio al que pertenece tu contacto.
- Dirección: ingresa la dirección correspondiente del contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento al que pertenece tu contacto.
- Código postal: escribe el código postal según la ubicación de tu contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento correspondiente.
Sección - Sector salud
Activa esta opción en caso de que tu empresa sea del sector salud.
Sección - Información de contacto
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Sección - Personas asociadas
Aquí puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Sección - Información comercial
- Límite de crédito: en este campo puedes agregar el cupo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo contacto.
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
Sección - Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Sección - Enviar estado de cuenta
Si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
También puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: Facturas de venta, Facturas de compra, entre otros.
2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón + “Nueva factura de venta” y en el campo “Contacto”, haz clic en la opción “Nuevo contacto”.
3. Selecciona la opción correspondiente según el contacto que vas a crear, “Cliente” o “Proveedor”.
📍 Recuerda que puedes configurar un contacto para que sea cliente y proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.
4. Completa el formulario con la información solicitada. De forma opcional, puedes seleccionar el botón “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
📌 Nota: te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y para presentar la información exógena. 🔎 Descubre cómo generar tu información exógena.
3. Crea e importa tus contactos de forma masiva
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”.
2. Selecciona la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
3. Haz clic en el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición del archivo “Clientes” o “Proveedores”, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán originados de manera general. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
Si deseas conocer más información sobre lo que puedes hacer con la opción de “Contactos”, te recomendamos leer los siguientes artículos:
🔎 Conoce cómo consultar y gestionar tus contactos en Alegra.
🔎 Descubre cómo actualizar los datos de tus contactos de forma masiva.
🔎 Aprende a crear tus contactos desde el Sistema Punto de Venta POS.
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