Los comportamientos automáticos le indican a Alegra para qué sirve cada cuenta de tu contabilidad, para que el sistema la use sola cada vez que crees una factura, registres un gasto o un pago. Configurarlos te ahorra tiempo porque no tienes que buscar la cuenta correcta en cada transacción.
👉 Índice
💡 ¿Qué son los comportamientos automáticos?
Imagina que en tu negocio cada movimiento (una venta, un gasto, un pago) tiene un lugar específico en tu contabilidad. Esos "lugares" son las cuentas contables de tu Plan Único de Cuentas (PUC):
- 🛒 Una cuenta para registrar el dinero que entra cuando vendes.
- 💸 Otra para los gastos de tu negocio.
- 🏦 Otra para el dinero que tienes en el banco.
- 📦 Otra para tu inventario.
- 🧾 Otra para los impuestos que cobras o pagas.
Los comportamientos automáticos son una etiqueta que le pones a cada cuenta para que Alegra sepa qué tipo de cuenta es. Así, cuando creas una factura, Alegra ya sabe automáticamente cuál es tu cuenta de ventas y la registra ahí. No tienes que recordar el código ni buscarla a mano cada vez.
💡 Lo importante: Configuras los comportamientos una sola vez y Alegra los aplica solo en todas tus operaciones siguientes. Es como decirle al sistema "de ahora en adelante, esta cuenta es la de ventas, esta es la del banco, etc.".
📍 ¿Qué pasa si no asignas comportamientos? La cuenta sigue existiendo en tu PUC, pero no aparece automáticamente cuando creas facturas, gastos o pagos. Tendrías que buscarla manualmente cada vez, lo cual es lento y aumenta el riesgo de equivocarte.
✅ ¿Cuándo te conviene asignar comportamientos automáticos?
Estos son los 3 momentos típicos en los que vale la pena hacerlo:
| Momento | Por qué |
|---|---|
| 🆕 Cuando creas una cuenta nueva | Si la cuenta la vas a usar regularmente (por ejemplo, una cuenta nueva para una segunda línea de productos), asígnale el comportamiento desde el principio. |
| 🚀 Cuando empiezas a usar Alegra | Al configurar tu PUC inicial, asigna los comportamientos a las cuentas más comunes (ventas, gastos, banco, inventario). Es lo que te va a ahorrar más tiempo después. |
| 🔍 Cuando Alegra no propone tu cuenta automáticamente | Si notas que al crear una factura el sistema no te muestra la cuenta esperada, probablemente esa cuenta no tiene el comportamiento asignado. |
🌳 ¿Qué comportamiento debo elegir según mi tipo de negocio?
Si no sabes cuál asignar, usa esta guía rápida según el tipo de negocio que manejas:
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🛍️ Si tienes un comercio (tienda, restaurante, peluquería, taller)
| Cuenta típica | Comportamiento |
|---|---|
| Cuenta del banco principal | 🏦 Cuenta bancaria |
| Caja registradora | 🏦 Cuenta bancaria (también aplica para efectivo) |
| Ventas del local | 🛒 Cuenta de ventas |
| Arriendo, servicios, nómina | 💸 Cuenta de gastos |
| IVA cobrado a clientes | 🧾 Cuenta de IVA generado |
-
🏭 Si tienes un negocio con inventario (distribuidora, tienda con stock)
Suma a la lista anterior:
| Cuenta típica | Comportamiento |
|---|---|
| Productos en bodega | 📦 Cuenta de inventario |
| Compras a proveedores | 💸 Cuenta de gastos (compra de mercancía) |
| Facturas pendientes de cobrar a clientes | 📥 Cuenta por cobrar |
| Facturas pendientes de pagar a proveedores | 📤 Cuenta por pagar |
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💼 Si prestas servicios (consultoría, freelance, agencia)
| Cuenta típica | Comportamiento |
|---|---|
| Cuenta del banco | 🏦 Cuenta bancaria |
| Honorarios cobrados | 🛒 Cuenta de ventas (servicios) |
| Software, herramientas, transporte | 💸 Cuenta de gastos |
| Retención en la fuente que te aplican | 🧾 Cuenta de retención |
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🏗️ Si tienes empresa con empleados
Suma a las listas anteriores:
| Cuenta típica | Comportamiento |
|---|---|
| Sueldos pagados | 💸 Cuenta de gastos (salarios) |
| Seguridad social pendiente de pago | 📤 Cuenta por pagar |
| Cuenta de banco para nómina | 🏦 Cuenta bancaria |
💡 AlegraTip: Si tu negocio combina varios modelos (vendes productos y prestas servicios), crea cuentas separadas para cada línea (ej. Ventas productos y Ventas servicios) y asigna el mismo comportamiento a las dos. Así puedes ver el ingreso desglosado en tus reportes.
⚙️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta contable paso a paso?
1. Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Busca la cuenta a la que le quieres asignar un comportamiento. Puedes usar el buscador o navegar por las categorías (Activos, Pasivos, Ingresos, Gastos).
2. Haz clic en el ícono de Editar (✏️) que aparece junto a la cuenta. En el formulario de edición, busca el campo Comportamiento automático.
3. Selecciona el comportamiento que corresponde a tu cuenta (por ejemplo, Cuenta de ventas, Cuenta bancaria, Cuenta de gastos) > Haz clic en Guardar.
Observa:
✅ Listo. De ahora en adelante, esa cuenta aparecerá automáticamente cada vez que crees una transacción del tipo correspondiente.
💡 AlegraTip: Si tienes muchas cuentas nuevas que configurar al mismo tiempo, te conviene asignar los comportamientos en una sola sesión. Así dejas tu PUC listo y Alegra puede automatizar todo desde el primer día.
📋 Lista completa de comportamientos disponibles
Si no estás seguro de cuál asignar, mira la columna Para qué sirve y elige el que más se parezca a la función de tu cuenta:
| Comportamiento | Para qué sirve | Cuándo lo usa Alegra |
|---|---|---|
| 🛒 Cuenta de ventas | Registrar el dinero que entra cuando vendes. | Cada vez que creas una factura de venta. |
| 💸 Cuenta de gastos | Registrar los gastos de tu negocio. | Cada vez que creas un gasto o pago a proveedor. |
| 🏦 Cuenta bancaria | Identificar las cuentas donde tienes dinero (bancos, efectivo, billeteras). | En movimientos bancarios, pagos recibidos y pagos realizados. |
| 📥 Cuenta por cobrar | Registrar lo que tus clientes te deben. | Al crear facturas pendientes de pago. |
| 📤 Cuenta por pagar | Registrar lo que le debes a tus proveedores. | Al registrar facturas de compra pendientes de pago. |
| 📦 Cuenta de inventario | Registrar el valor de tus productos en bodega. | Al comprar productos o registrar el costo de venta. |
| 🧾 Cuenta de IVA generado | Registrar el IVA cobrado a tus clientes. | Cada vez que generas una factura con IVA. |
| 🧾 Cuenta de IVA descontable | Registrar el IVA que tú pagaste a tus proveedores. | Al registrar gastos con IVA. |
| 🧾 Cuenta de retención (Retefuente / ReteIVA / ReteICA) | Registrar las retenciones aplicadas. | Al registrar pagos con retención. |
| 💰 Cuenta de descuentos | Registrar los descuentos otorgados a clientes. | Al crear facturas con descuento. |
| 🎯 Cuenta de devoluciones | Registrar devoluciones en ventas o compras. | Al crear notas crédito o notas débito. |
📍 La lista exacta de comportamientos disponibles puede variar según tu plan de Alegra. Si en tu cuenta ves más opciones o nombres ligeramente distintos, no te preocupes — el concepto es el mismo.
⚠️ Errores típicos al asignar comportamientos
Estos son los 5 errores más comunes que vemos en cuentas nuevas. Revisalos antes de empezar:
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❌ Error 1 — Asignar "Cuenta de ventas" a una cuenta de gasto
"Asigné Cuenta de ventas a 5135 - Arriendo porque me confundí con la flecha del menú."
Por qué pasa: las cuentas que empiezan con 4 son ingresos y las que empiezan con 5 son gastos. Es fácil mezclarlas al principio.
Cómo prevenirlo: revisa el primer dígito del código antes de asignar. 4 → ingresos / ventas. 5 → gastos.
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❌ Error 2 — Dejar el efectivo (caja) sin comportamiento
"Asigné el banco como Cuenta bancaria pero la caja la dejé sin nada."
Por qué pasa: el usuario piensa que "Cuenta bancaria" es solo para bancos formales.
Cómo prevenirlo: Efectivo y caja también van con comportamiento Cuenta bancaria (es el más cercano funcionalmente, porque Alegra los trata como "lugares donde tienes dinero").
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❌ Error 3 — Asignar el mismo comportamiento a 2 cuentas que se contradicen
"Tengo dos cuentas marcadas como Cuenta de IVA: una de IVA generado y otra de IVA descontable."
Por qué pasa: el usuario no diferencia entre el IVA que cobra (a clientes) y el que paga (a proveedores).
Cómo prevenirlo: revisa la lista de comportamientos completa — Alegra tiene dos comportamientos separados: Cuenta de IVA generado (lo cobras) y Cuenta de IVA descontable (lo pagas).
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❌ Error 4 — Olvidar asignar las cuentas de retención
"No me aparece la retención automáticamente cuando creo una factura con cliente del régimen común."
Por qué pasa: las cuentas de Retefuente, ReteIVA y ReteICA se quedan sin comportamiento porque el usuario no las usa en sus primeras facturas.
Cómo prevenirlo: si vas a aplicar retenciones, asígnales el comportamiento Cuenta de retención desde el principio. Si todavía no lo haces, puedes hacerlo cuando emitas tu primera factura con retención.
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❌ Error 5 — Cambiar el comportamiento después de tener movimientos
"Cambié el comportamiento de 4135 Ventas a Cuenta de gastos por error y ahora mis reportes están raros."
Por qué pasa: se puede editar en cualquier momento, pero los registros ya hechos conservan la cuenta original — y si cambias el comportamiento, el reporte futuro puede mostrar inconsistencias.
Cómo prevenirlo: antes de cambiar el comportamiento de una cuenta que ya tiene movimientos, valida con tu contador si conviene cambiarlo o si es mejor crear una cuenta nueva.
💬 Preguntas frecuentes
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¿Puedo cambiar el comportamiento de una cuenta después de usarla? Sí. Puedes editar la cuenta en cualquier momento y cambiar su comportamiento. El cambio aplica para las transacciones nuevas que crees a partir de ese momento; las anteriores conservan el comportamiento que tenían cuando se registraron.
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¿Qué pasa si por error asigno mal el comportamiento de una cuenta? Tu contabilidad puede mostrar valores en lugares equivocados (por ejemplo, ventas que aparecen como gastos). Corrígelo cuanto antes editando la cuenta y asignándole el comportamiento correcto. Si ya hay transacciones registradas con el comportamiento equivocado, consulta con tu contador si conviene reclasificarlas o dejarlas como están.
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¿Una cuenta puede tener más de un comportamiento al mismo tiempo? No. Cada cuenta tiene un solo comportamiento automático. Si necesitas dos funciones distintas (por ejemplo, dos tipos de ingresos), lo mejor es crear dos cuentas separadas y asignarle a cada una el comportamiento correspondiente.
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¿Dónde veo qué comportamientos tengo asignados a cada cuenta? Dirígete a Contabilidad > Plan de cuentas y abre cualquier cuenta. En la vista de detalle aparece el campo Comportamiento automático con el valor asignado (o vacío si no tiene ninguno).
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¿Tengo que asignar comportamiento a TODAS mis cuentas? No. Solo a las cuentas que vas a usar regularmente en tus operaciones diarias (ventas, gastos, banco, inventario, impuestos). Las cuentas que casi nunca usas pueden quedarse sin comportamiento — Alegra simplemente no las propondrá automáticamente.
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¿Esto cambia algo en mi facturación electrónica DIAN? No. Los comportamientos automáticos son una configuración interna de Alegra para automatizar tu contabilidad. No afectan el contenido de la factura electrónica que llega a la DIAN ni a tu cliente — solo agilizan el registro contable interno.
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Si me equivoco al asignar un comportamiento, ¿se daña mi PUC? No se daña. El PUC y las cuentas siguen funcionando. Lo único que cambia es a qué cuenta Alegra va por defecto en las transacciones nuevas. Puedes ajustar el comportamiento cuantas veces necesites sin afectar tus reportes históricos.
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¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas al asignar comportamientos a tus cuentas, escríbenos desde el chat de soporte dentro de Alegra. Si no estás seguro de qué cuenta usar para un tipo de transacción, también puedes consultar con tu contador.
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