En Colombia, cuando un empleado se incapacita, su base de cotización (IBC) para salud y pensión nunca puede ser inferior al salario mínimo mensual. Con Alegra Nómina no necesitas hacer cálculos manuales para cumplir con esta ley: el sistema ajusta los valores automáticamente por ti.
👉 Índice
⚙️ ¿Qué es el IBC y cómo se calcula durante incapacidades?
El Ingreso Base de Cotización (IBC) es el monto sobre el cual se calculan los aportes a salud y pensión.
Durante una incapacidad, Alegra Nómina gestiona el cálculo así:
- Proceso automático: Tú registras los días de incapacidad y el porcentaje correspondiente (100%, 66.66% o 50%). Alegra hace el resto.
- Protección del mínimo: Si el pago de la incapacidad hace que el total del mes quede por debajo del salario mínimo, Alegra ajusta el valor automáticamente para cumplir con el Decreto 780 de 2016.
📍 Normativa aplicable: Decreto 780 de 2016, art. 3.2.5.1: establece que la base de cotización durante incapacidades se calcula según el porcentaje correspondiente y no puede ser inferior al salario mínimo cuando aplique. Lineamientos del Ministerio de Salud y la Corte Constitucional sobre el reconocimiento de incapacidades.
💡 ¿Cómo se aplica esto en un ejemplo práctico?
Imagina un empleado que gana el salario mínimo de 2026 ($1.750.905) y tiene una incapacidad de 6 días.
| Concepto | Días | Sin ajuste (incorrecto) | Con ajuste Alegra (correcto) |
|---|---|---|---|
| Salario trabajado | 24 | $1.400.736 | $1.400.736 |
| Incapacidad (2 días al 100%) | 2 | $116.730 | $116.730 |
| Incapacidad (4 días al 66.66%) | 4 | $155.260 | $233.441 (ajustado) |
| Total devengado | 30 | $1.672.727 | $1.750.905 |
✅ El sistema detectó que el total sin ajuste era menor al salario mínimo y ajustó los últimos 4 días para que tanto el pago al empleado como los aportes a seguridad social queden sobre la base legal.
📝 ¿Cómo agregar incapacidades en Alegra Nómina?
1. Ve a Liquidación > Nuevo periodo > Selecciona el periodo y año a liquidar y haz clic en Crear periodo.
2. Ubica al empleado > Editar, Ve a la sección Ingresos > Agregar ingreso adicional, selecciona Incapacidad común y registra los días y el porcentaje correspondiente.
3. Haz clic en Guardar para finalizar la inclusión de la incapacidad en la nómina.
🎥 Observa:
📢 Importante: El módulo de Nómina se encuentra en proceso de migración. Los GIFs deben actualizarse para reflejar la nueva interfaz una vez esté disponible.
💰 ¿Cómo se calculan los aportes y contribuciones durante incapacidades?
Cuando un empleado está incapacitado, el cálculo de los aportes cambia. Alegra lo gestiona así:
- Salud y pensión: Se calculan sobre el valor del IBC ajustado. El empleado aporta su 4% y el empleador mantiene su parte legal.
- ARL: El sistema no cobra ARL por los días de incapacidad, ya que el empleado no estuvo expuesto a riesgos laborales durante esos días.
- Cumplimiento automático: Alegra utiliza el IBC ajustado según el Decreto 780 de 2016, evitando errores manuales y garantizando que los aportes a seguridad social sean correctos.
💡 AlegraTip: Tú solo registra los días de incapacidad; Alegra se encarga de que tus aportes cumplan al 100% con la ley.
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