La factura de compra respalda las operaciones comerciales: productos, servicios, proveedores y condiciones de pago. En Alegra puedes crearla fácil, rápida y con control total de tus gastos.
👉 Índice
📍 ¿Cómo puedes crearlas?
1. Dirígete a Gastos > Facturas de compra > + Nueva factura de compra > + Crear manualmente.
2. Completa el formulario con la información solicitada > Haz clic en Guardar.
📌 Nota: al guardarlas, las facturas se registran como Cuentas por pagar a proveedores.
🎥 Observa:
📝 Formulario Nueva factura de compra
| Campo | Descripción |
| Numeración* | Selecciona el consecutivo o ingresa el número de factura del proveedor. |
| Proveedor* | Selecciona el proveedor desde tus contactos o crea uno nuevo. |
| Identificación | Documento de identidad o NIT del proveedor seleccionado. |
| Teléfono | Número de contacto asociado al proveedor. |
| Creación* | Fecha en la que se emitió la factura de compra. |
| Vencimiento* | Fecha límite establecida para realizar el pago al proveedor. |
| Concepto | Selecciona el ítem de inventario o la cuenta contable del gasto. |
| Precio | Valor unitario del producto o servicio adquirido. |
| Descuento | Porcentaje de descuento otorgado por el proveedor (si aplica). |
| Impuesto | Selecciona el impuesto correspondiente a la operación (IVA, etc.). |
| Cantidad | Número de unidades compradas. |
| Observaciones | Información adicional o detalles relevantes de la compra. |
📌 Nota: los campos marcados con * son obligatorios.
a. 📲 Usando WhatsApp
Ahora puedes enviar fotos de facturas a través de WhatsApp y Alegra las procesa automáticamente.
1. Configura tu número de WhatsApp dirigiéndote a Soluciones > Administrar mis soluciones.
2. En Usuarios y Roles, selecciona Usuarios y da clic en los tres puntos del Usuario que desees modificar > Vista previa.
3. En Whatsapp escribe tu número > Guardar cambios. Recibirás un mensaje de Alegra Bot confirmando la activación.
4. Envía tus facturas en imagen y ¡listo! 🚀
🎥 Observa:
B. 📩 Recepción de comprobantes (XML)
Aprovecha el buzón electrónico para convertir los archivos XML de tus proveedores en facturas de compra sin digitar datos manualmente.
🔍 Configura el buzón de recepción de comprobantes electrónicos.
1. Desde Gastos, selecciona Recepción de comprobantes > Buzón > ubica el correo de tu proveedor y descarga el archivo XML de la factura en tu equipo.
2. Dirígete a Comprobantes, haz clic en Importar documentos > Importar desde mi PC > arrastra o selecciona el archivo desde tu ordenador y da clic en Finalizar.
3. Haz clic en Registrar compra y Alegra analizará la información en segundos > verifica que los datos sean correctos, realiza los ajustes necesarios y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
c. 🖼️ Desde una imagen o archivo
Carga tus archivos en formato PDF, JPG o PNG para que nuestra inteligencia artificial reconozca la información automáticamente.
1. Ve a Facturas de compra, haz clic en + Nueva Factura de compra y selecciona Desde un archivo o imagen.
2. Carga el archivo o la imagen con tu factura para que el sistema inicie el reconocimiento de datos.
3. Añade o corrige los datos que consideres necesarios y haz clic en Guardar.
📢 Importante: ten en cuenta que cuando la factura se sube mediante un archivo y esta queda en estado de Borrador, se debe esperar un lapso de 24 horas para que el sistema procese los datos y el documento se cree definitivamente.
🎥 Observa:
✨ Sugerencias Inteligentes
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🔗 Asociación automática: El sistema identifica productos similares a los que ya tienes creados.
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🆕 Creación automática: Si el ítem no existe, Alegra lo crea por ti al guardar la factura con el mensaje: “Producto nuevo en inventario. Se agregará al guardar la factura”.
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📘 Asociación contable: Para servicios o gastos, se recomiendan cuentas automáticamente.
🔁 ¿Cómo clonar facturas de compra?
Clonar tu factura de compra te permitirá agilizar el proceso de registro al duplicar los datos de una operación anterior para realizar ajustes rápidos.
Hacerlo es muy sencillo: desde Facturas de compra, haz clic en el botón Clonar de la factura deseada, verifica que la información sea correcta y haz clic en Guardar.
💡 Alegratip: si notas que realizas este gasto de forma muy seguida y con los mismos valores, puedes automatizarlo por completo creando un gasto recurrente.
🔍 ¿Cómo crear un pago recurrente?.
🎥 Observa:
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