Las notas de ajuste son documentos electrónicos que te permiten eliminar o modificar datos en la nómina electrónica, bien sea por errores en el contenido o aritméticos.
De acuerdo al Artículo 17 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, las notas de ajuste se realizan luego de que se presenten errores en los documentos soporte de pago de la nómina electrónica emitida a la DIAN.
Las notas de ajuste que emites desde Alegra Nómina cumplen con lo establecido en las secciones 2, 3 y 4 del título 5 de la Resolución 000013 de 2021.
🚩 Importante:
- Podrás aplicar notas de ajuste a períodos pasados, siempre y cuando sea durante los primeros 10 días del mes en el que se vayan a reportar los cambios en nóminas ya emitidas. Ejemplo: en el mes de diciembre detectaste que se cometió un error en la nómina de septiembre; para corregir los datos de la nómina, se emite la nota de ajuste los primeros 10 días del mes de diciembre.
- Esta guía te funcionará si tienes activo el plan de Liquidación + Emisión; si, por el contrario, tu plan actual es de Solo Emisión, podrás ver el proceso para emitir notas de ajuste desde 🔎 ¿Cómo emitir notas de ajuste para corregir o eliminar nóminas electrónicas enviadas a la DIAN?
En Alegra Nómina puedes emitir dos tipos de notas de ajuste a la nómina de tus empleados:
- Reemplaza la información de una nómina emitida o liquidada: este tipo de notas de ajuste te permitirá generar una nueva emisión con los datos de la nómina del empleado corregidos, reemplazando así los datos de la anterior.
- Eliminar una nómina liquidada y emitida: esta nota de ajuste te permite eliminar en la DIAN la nómina que hayas emitido de un empleado.
👉 Índice
- ✏️ ¿Cómo reemplazar la información de una nómina ya liquidada y emitida?
A. 📤 ¿Cómo emitir la nota de ajuste aplicada? - 🗑️ ¿Cómo eliminar una nómina ya liquidada y emitida?
1. ✏️ ¿Cómo reemplazar la información de una nómina ya liquidada y emitida?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Liquidación > Ubica al periodo de nómina al cual le aplicarás la nota de ajuste y en la columna de Acciones haz clic en Ver detalle. 
📍 Nota: la nómina debe estar emitida y liquidada para poderle aplicar una nota de ajuste.
2. Identifica al empleado al que le aplicarás la nota de ajuste y haz clic en el botón Editar 
3. Corrige la información necesaria; allí puedes agregar, eliminar o corregir los ingresos y las deducciones. Luego haz clic en el botón Guardar.
4. Saldrá una ventana emergente; selecciona Nueva numeración. Diligencia el formulario con la información solicitada.
5. Finalmente, selecciona la opción Crear numeración, haz clic en Guardar y luego en Volver.
🎥 Observa:
📢 Importante: solo aparecerá la ventana emergente para crear la numeración la primera vez que se corrija una nómina; luego la numeración ya estará creada y podrás saltar el paso número 5.
✍️ Formulario - Nueva numeración
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento | Selecciona Nota de ajuste. |
| Prefijo | Prefijo que se utilizará para emitir las notas de ajuste ante la DIAN. |
| Número inicial | Número desde el cual comenzará la emisión de las notas de ajuste. |
| Nombre | Nombre que permitirá identificar la numeración. |
| Preferida | Si la marcas como preferida, el sistema la seleccionará automáticamente al emitir documentos. |
A. 📤 ¿Cómo emitir la nota de ajuste aplicada?
Una vez hayas aplicado la nota de ajuste, podrás emitirla; para ello sigues estos pasos:
1. Dirígete al menú de Emisión > Ubica al periodo de nómina y en la columna de Acciones haz clic en Ver detalle.
2. Identifica al empleado al que le aplicaste la nota de ajuste y haz clic en la flechita dentro de la columna Acciones para visualizar las notas de ajustes creadas.
3. Finalmente, haz clic en el botón Emitir nota de ajuste y luego en Emitir nómina.
🎥 Observa:
2. 🗑️ ¿Cómo eliminar una nómina ya liquidada y emitida?
Para eliminar una nómina ya emitida, solo debes seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú de Liquidación > Ubica el periodo de nómina y haz clic en Ver detalle en la columna de Acciones.
2. Identifica al empleado que deseas eliminar y haz clic en Eliminar dentro de Acciones.
3. En la ventana emergente, selecciona Nueva numeración, diligencia el formulario y haz clic en Crear numeración y Guardar.
4. Haz clic en Sí, eliminar para confirmar la acción.
🎥 Observa:
📢 Importante: solo aparecerá la ventana emergente para crear la numeración la primera vez que se elimine una nómina; luego la numeración ya estará creada y podrás saltar el paso número 4.
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