En Alegra Nómina puedes emitir la nómina electrónica ante la DIAN de forma fácil y rápida. Sin embargo, durante el proceso de emisión pueden presentarse algunos rechazos o errores de validación.
En este artículo encontrarás los errores más frecuentes al emitir la nómina electrónica, sus causas y cómo solucionarlos.
👉 Índice
- 📝 Regla 90: Documento procesado anteriormente.
- 🔄 Set de pruebas rechazado.
- ⚡ Actualiza tu plan y emite sin límites.
- ❗ Error: No se puede emitir porque la nómina presenta observaciones.
- 📅 Error: Los días de ausencia no pueden ser los mismos a los días del periodo.
-
💰 Error: Los valores de entrada son requeridos para calcular el devengado.
- 🛠 Regla ZB01: Fallo en el schema XML del archivo (Nómina Individual).
- 🔎 Validar rechazos en la DIAN para nóminas con estado Por corregir.
1. 📝 Regla 90: Documento procesado anteriormente
Esto sucede porque posees documentos emitidos con el mismo consecutivo, es decir, se presenta cuando has emitido nóminas con otros proveedores tecnológicos y al momento de configurar la numeración en Alegra no se tuvo en cuenta el último consecutivo utilizado y emitido.
Para subsanar esta notificación, debes dirigirte a la nómina que contiene la notificación y cambiar el consecutivo de la numeración, colocando un consecutivo que no hayas usado y emitido con anterioridad. Para editar el consecutivo que te genera el error, debes ingresar al menú de Configuración > Numeraciones > Numeraciones > Ubicar la numeración y en la columna de Acciones haz clic en Editar > Modifica el campo Siguiente número > Sí, Editar.
2. 🔄 Set de pruebas rechazado
En este caso, cuando el set de pruebas aparezca en estado Rechazado, debes enviar nuevamente las pruebas ante la DIAN. 🔎 Aprende a gestionar tus pruebas de Nómina Electrónica rechazadas por la DIAN.
3. ⚡ Actualiza tu plan y emite sin límites
Esto sucede porque superaste la cantidad de nóminas que puedes emitir según tu plan actual; es por ello que debes pasarte a un plan siguiente.
En este caso puedes realizar estas dos opciones:
- Puedes realizar el cambio de plan de forma automática ingresando al menú de Suscripciones.
- Puedes comunicarte con un agente de soporte, el cual te ayudará con el cambio de plan que más se ajuste a tus necesidades.
4. ❗ Error: No se puede emitir porque la nómina presenta observaciones
Para una nómina correcta, verifica que los conceptos de Salud, Pensión y Salario estén presentes. Si el empleado ya no aplica a pensión, en la casilla de porcentaje de igual forma coloca el número 4 y en el campo de valor colocas 0. Si hay concepto de licencia o incapacidad por los 30 días del mes, de igual forma en el concepto de salario debes agregar el valor 0.
Asegúrate de que los días y porcentajes sean números enteros, sin decimales. Adicionalmente, para los conceptos de Prima y Vacaciones, los días indican proporciones: por ejemplo, si el empleado ha trabajado los 180 días completos para recibir 15 días de prima, solo debes ingresar “15” en el campo de días; si, por el contrario, ha trabajado menos días, calcula el valor proporcional utilizando una regla de tres.
5. 🚍 Regla NIE071: Auxilio de transporte requerido
A diferencia de los conceptos anteriores de Salud, Pensión y Salario, el concepto de auxilio de transporte no es obligatorio; por este motivo, si el empleado en el mes no tuvo este concepto, se debe eliminar.
6. 🏢 Regla NIE034: Debe ir el DV del empleador
Para resolver este rechazo, asegúrate de que no haya caracteres especiales en los datos de la empresa o empleador, especialmente en campos como Dirección. Además, verifica que el campo Teléfono no contenga +57. Para revisar esta información debes dirigirte al menú de Configuración > Recuadro Configuración general > Datos básicos de empresa.
7. 📅 Error: Los días de ausencia no pueden ser los mismos a los días del periodo
Para evitar esta notificación, es importante que la fecha de inicio de liquidación en la nómina coincida con la fecha de inicio del empleado para el periodo correspondiente. Por ejemplo, si el empleado comenzó el 8/04/2024, la fecha de inicio de liquidación debe ser esa misma fecha.
📢 Importante:
- En caso de que el empleado se retire y lo hayas desactivado, la fecha de fin de liquidación debe ser la misma que ingresaste al desactivar al empleado.
- Verifica que los días de vacaciones, licencias o ausencias no excedan el tiempo laborado por el empleado.
8. 💰 Error: Los valores de entrada son requeridos para calcular el devengado
La nómina no debe contener ningún concepto distinto a Salario, Salud y Pensión, con valor de 0. De igual forma, recuerda que los conceptos que requieran cantidad de días o porcentaje deben contener un número entero y no un número decimal.
9. 🛠 Regla ZB01: Fallo en el schema XML del archivo (Nómina Individual)
Este error se genera cuando en el campo de Días o Porcentaje se agregaron números decimales. Recuerda que la DIAN no acepta decimales; deben ser solo números enteros.
10. 🔎 Validar rechazos en la DIAN para nóminas con estado Por corregir
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Emisión > Ubica el periodo en el cual tienes nóminas Por corregir y en la columna de Acciones haz clic en Ir a emitir.
2. Ubica al empleado por corregir en la columna de Acciones; haz clic en Mostrar detalle.
3. Finalmente, en la parte superior, ubica la sección de Estado de emisión DIAN y haz clic en el botón Mostrar detalle para visualizar la respuesta de la DIAN.
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