Alegra te permite monitorear en tiempo real el estado de tus documentos, ayudándote a garantizar que cada emisión sea recibida y validada correctamente por la DIAN. Así, minimizas errores y aseguras el cumplimiento legal de tu negocio de forma ágil.
👉 Índice
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📂 ¿Cómo revisar el estado desde el menú de Facturas de Venta?
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🏛️ ¿Cómo consultar el estado de mis documentos directamente en la DIAN?
📂 ¿Cómo revisar el estado desde el menú de Facturas de Venta?
1. Dirígete al menú de Ingresos y selecciona la opción Facturas de venta.
2. En el listado de documentos observarás una columna denominada Estado DIAN, en esta columna se mostrará el estado de los documentos emitidos.
3. Podrás filtrar los documentos, haciendo clic en el botón Filtrar, luego selecciona el Estado emisión, que deseas consultar.
🎥 Observa:
Los estados de emisión que puedes observar son:
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✅ Aprobada: el documento ha sido validado y aceptado correctamente por la entidad tributaria.
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⏳ En proceso: el documento se encuentra en camino o en fila para ser validado.
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📝 Por emitir: la factura ha sido guardada pero aún no se ha enviado para su validación electrónica.
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🚫 No electrónica: este estado se visualiza cuando una factura ha sido creada con una numeración que no corresponde al flujo electrónico.
📍 Nota: si tienes facturas pendientes de emisión, puedes ingresar a la factura y dar clic en el botón de Emitir ubicado en la parte superior.
👁️ Ver el detalle técnico de validación
Desde Facturas de venta, ingresa al documento que deseas consultar y haz clic en la sección Estado de emisión DIAN y envío a cliente > 👁️ Ver comprobante en la DIAN.
🎥 Observa:
📢 Importante
Cuando emites documentos electrónicos con Alegra, se envía la información a la DIAN, mediante un archivo XML el cual contiene la información de la transacción realizada. Finalmente, al cumplir con todos los requisitos, el estado de emisión se mostrará como Emitida.
En el detalle del comprobante encontrarás dos archivos adjuntos en formato XML:- El primer archivo es identificado como “Contenedor”, dónde se encuentra el XML del documento, este es el archivo válido ante la DIAN y la representación gráfica de la factura en formato PDF.
- El segundo archivo se denomina "Documento XML”, este contiene toda la información de la empresa que genera la venta, los productos o servicios asociados en la venta y de la información del receptor de dicha factura, este documento inicia en su nombre por las letras AD seguido del código CUFE.
🏛️ ¿Cómo consultar el estado de mis documentos directamente en la DIAN?
1. Ingresa al portal de la DIAN y ubica la sección Temas de interés. Haz clic en la opción Facturando Electrónicamente.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, ingresa el Tipo de identificación, NIT representante legal y NIT empresa, luego haz clic en el botón Entrar.
3. Recibirás al correo electrónico registrado en el RUT el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en Acceder.
4. Dirígete al menú lateral izquierdo, luego haz clic en Histórico > Documentos enviados para validar las facturas.
5. Observarás un listado de las facturas emitidas, podrás hacer clic en la opción Descargar documentos para obtener una carpeta que contiene el XML de la factura.
🎥 Observa:
📌 Nota: Alegra cumple con todas las especificaciones tanto en la emisión como en el envío de los documentos válidos en la DIAN.
Te recomendamos validar el estado de emisión de tus documentos electrónicos regularmente, para que puedas asegurarte que la información está siendo trasmitida correctamente.
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