En este artículo aprenderás cómo la Empresa ABC gestiona sus facturas de compra en Alegra: desde recibirlas y crearlas hasta automatizarlas usando inteligencia artificial, archivos XML, notas débito y comprobantes de egreso para mantener su contabilidad organizada y al día.
👉 Índice
- 📝 ¿Cómo recibe y organiza la Empresa ABC sus facturas de compra?
- ⚙️ ¿Cómo crea la Empresa ABC sus facturas de compra en Alegra?
- 📤 ¿Cómo registra pagos y egresos asociados a compras?
- ↩️ ¿Cómo gestiona devoluciones con Notas Débito desde Alegra?
- 📊 ¿Qué beneficios obtiene ABC al manejar sus compras con Alegra?
1. 📝 ¿Cómo recibe y organiza la Empresa ABC sus facturas de compra?
La Empresa ABC recibe facturas de diferentes formas: en PDF, XML e imágenes (como fotos o escaneos). En lugar de guardarlas desordenadas, las centraliza todas dentro de Alegra, lo que le permite tener toda su información organizada, accesible y sin errores desde el principio del proceso de compras.
➡️ ABC usa varias maneras para subir sus facturas a Alegra:
- Carga manual: cuando alguien del equipo sube la factura desde la plataforma.
- Inteligencia artificial: Alegra puede leer facturas en formato PDF o imagen y completar automáticamente los datos (como proveedor, productos, valores e impuestos), lo que ahorra tiempo y reduce errores.
- Archivos XML: cuando recibe una factura electrónica en XML, Alegra puede convertirla directamente en una factura de proveedor sin digitar información.
💡 Así, sin importar cómo lleguen las facturas, Alegra ayuda a que queden bien organizadas y listas para seguir con el proceso contable. 🔗 ¿Cómo crear una Factura de compra?
2. ⚙️ ¿Cómo crea la Empresa ABC sus facturas de compra en Alegra?
Antes de registrar pagos o devoluciones, ABC puede crear sus facturas de compra directamente desde el módulo de Compras, de forma manual o automática.
- A. Manera manual: ingresa los datos del proveedor, productos, cantidades, valores e impuestos directamente en la factura de compra.
- B. 🤖 IA para registrar compras desde imágenes o PDFs.
- C. 📲 Creación desde WhatsApp, enviando la foto o captura de la factura al número vinculado en Alegra para que se genere automáticamente.
- D. 📄 Conversión de archivos XML a factura de compra.
💠 A. Pasos para crear manualmente la factura de compra
1. Entra a Gastos > Facturas de compra > Nueva factura.
2. Selecciona el proveedor > Ingresa productos, valores y cantidades.
3. Revisa impuestos aplicables.
4. Guarda la factura de compra.
🎥 Observa:
🤖 B. ¿Cómo usa la Empresa ABC la IA para acelerar el registro de compras?
ABC sube una foto, escaneo o PDF y la IA de Alegra identifica automáticamente proveedor, productos, valores e impuestos, generando la factura lista para aprobación sin errores manuales. 🔎 ¿Cómo crear facturas de compra desde una imagen o archivo?
🎥 Observa:
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📲 C. ¿Cómo crea la Empresa ABC facturas de compra desde WhatsApp?
La Empresa ABC recibe facturas de proveedores por celular y las envía directamente a su número vinculado en Alegra. La plataforma convierte automáticamente la imagen o captura en una factura de compra lista para aprobar.
💡 Solo activaron su número desde Mi Alegra > Usuarios y roles > Usuarios y empezaron a registrar compras sin digitar datos. 🔎 ¿Cómo crear facturas de compra desde WhatsApp?
🎥 Observa:
📄 D. ¿Cómo convierte ABC los archivos XML en facturas de compra?
Cuando recibe facturas electrónicas en XML, ABC las convierte automáticamente a facturas de compra, evitando digitar información.
Puede hacerlo mediante:
- Crear facturas de proveedor desde XML.
- Crear facturas de compra desde archivo XML (cargar/arrastrar).
3. 📤 ¿Cómo registra la Empresa ABC los pagos y egresos asociados a compras?
1. Accedió a Gastos > Facturas de compra.
2. Localiza la factura a la que desea registrar el pago y hace clic en Agregar pago.
3. Completa la información del pago y vuelve a hacer clic en Agregar pago para finalizar el registro.
🎥 Observa:
📌 Nota: con esto mantiene actualizado el estado de sus obligaciones y reportes contables.
4. ↩️ ¿Cómo gestiona ABC devoluciones con Notas Débito desde Alegra?
Cuando devuelve mercancía o cuando el proveedor debe ajustar un valor, ABC genera una Nota Débito desde Compras y elige la factura afectada. Esto ajusta inventario, valores pagados y soportes contables. 🔎 ¿Cómo generar Notas Débito a las facturas de compra y devolver retenciones?
🎥 Observa:
5. 📊 ¿Qué beneficios obtiene ABC al manejar sus compras con Alegra?
- ✔ Registra compras sin errores manuales.
- ✔ Acelera procesos con Inteligencia artificial (IA) y XML.
- ✔ Controla proveedores, inventario y pagos.
- ✔ Mantiene soporte digital organizado.
- ✔ Facilita auditorías y reportes contables.
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