Los documentos soporte electrónicos (DSE) respaldan las compras realizadas a proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente. Estos documentos permiten justificar operaciones contables y tributarias ante la DIAN.
La DIAN establece una vigencia para las resoluciones de documentos soporte electrónicos, que normalmente va de 6 a 24 meses. Puedes verificar la fecha de vencimiento en el PDF de tu resolución.
Si tu resolución está vencida o próxima a vencerse, debes habilitar nuevos rangos o renovarla para evitar rechazos al emitir documentos soporte en Alegra.
👉 Índice
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🔢 ¿Cómo habilitar los rangos de tu resolución de documento soporte en la DIAN?
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📄 ¿Cómo emitir documentos soporte que están en estado “Por emitir”?
🔢 ¿Cómo habilitar los rangos de tu resolución de documento soporte en la DIAN?
1. Ingresa a la DIAN > Transaccional > Usuario registrado. Luego, ingresa tus datos de acceso y haz clic en Ingresar
2. . En la columna Destacados del mes > Numeración de facturación > Nuevamente numeración de facturación > Solicitar numeración de facturación.
3. Cuando el sistema confirme tus datos, haz clic en Aceptar > Ingresar > Consultar numeraciones de facturación > Habilitar rangos.
4. Selecciona el tipo de facturación Documento soporte. Opcionalmente puedes ingresar un prefijo (DS o DSE) > Consultar.
5. En la ventana emergente haz clic en Aceptar, selecciona la numeración y luego haz clic en el icono de lápiz (Editar).
6. Se habilitará la casilla Rango desde, donde debes ingresar el número consecutivo desde el cual se habilitará el nuevo rango. Luego haz clic en Confirmar.
7. Selecciona Borrador > Aceptar para generar el Formulario 1302 – Solicitud sobre Numeración de Facturación. Luego, haz clic en Definitivo.
8. Solicita la clave dinámica, cópiala desde tu bandeja de comunicaciones, ingresa tu contraseña y haz clic en Firmar.
9. En la opción Formalice la solicitud de numeración de facturación, haz clic en Firmar. Solicita nuevamente la clave dinámica, ingrésala y confirma la firma.
📍 Importante: La resolución que descargues debe iniciar con el número 1876.
🔗 ¿Cómo asociar los prefijos al proveedor tecnológico?
🔔 Importante: Debes realizar este paso al menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo aproximado que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876.
1. Ingresa a la página de la DIAN > Facturando Electrónicamente > Selecciona el tipo de usuario, ingresa tus datos y accede mediante el enlace enviado a tu correo.
2. Ve a Configuración > Rangos de facturación > En Proveedor - Software, selecciona Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra.
3. En Prefijo, selecciona la resolución solicitada y haz clic en Agregar. Luego, haz clic en Aceptar para confirmar.
⚙️ ¿Cómo configurar la resolución en Alegra?
1. Ve a Configuración > Facturación > Numeraciones > Nueva numeración.
2. Diligencia el formulario con la información correspondiente.
📍 Nota: Cuando ingreses el número del formulario de tu resolución, haz clic en Consultar. Alegra importará automáticamente la información de la resolución.
3. Ingresa el número de tu próximo documento soporte y haz clic en Guardar.
📄 ¿Cómo emitir documentos soporte que están en estado “Por emitir”?
Si aparece el error:
“La fecha de creación debe ser igual o superior a la fecha de resolución”, es probable que el documento esté usando una numeración vencida.
Para cambiarla:
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Ubica el documento en estado Por emitir > Ver detalle > Editar.
2. Selecciona la nueva numeración que configuraste previamente.
📍 Nota: La numeración debe estar activa para poder seleccionarla.
3. Haz clic en Guardar y luego en Emitir.
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