El Documento Soporte Electrónico respalda compras a proveedores no obligados a facturar. Con Alegra, habilítate en la DIAN y emite documentos en minutos.
📄 ¿Qué es el Documento Soporte Electrónico?
Es un documento que respalda la compra de bienes y servicios a proveedores no obligados a facturar. Requiere una resolución específica de la DIAN.
📍 La DIAN permite múltiples proveedores electrónicos, es decir, puedes operar con varios al mismo tiempo.
👉 El proceso consta de 5 pasos principales
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Configura los modos de operación en la DIAN como facturador electrónico.
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Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra.
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Firma el contrato de mandato.
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa
Para emitir el Documento Soporte Electrónico en Alegra Contabilidad, debes completar todos los datos de tu empresa:
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Completa el formulario con la información solicitada.
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Luego de haber ingresado toda la información, haz clic en el botón Continuar.
✔️ Paso 2 - Configura los modos de operación en la DIAN como facturador electrónico
1. Ingresa al portal de la DIAN en la opción Habilitación.
2. Inicia sesión según el tipo de usuario:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en el correo electrónico registrado en el RUT un token de acceso para ingresar a la plataforma. Utiliza el enlace Ingrese aquí y continúa con el proceso.
4. Accede a Menú > Registro y habilitación > Documentos electrónicos > Documentos equivalentes. Allí visualizarás la pantalla Asociar modo de operación.
📍 Nota: si no se visualiza la opción Documentos equivalentes, primero debes habilitarte como facturador electrónico. Consulta los pasos para habilitarte en la DIAN como facturador electrónico.
5. En la casilla Selecciona el modo de operación, elige la opción Software de un proveedor tecnológico.
6. Ubica la sección Datos de empresa y software y completa la información:
- Nombre de la empresa proveedora: Soluciones Alegra S.A.S.
- Nombre del software: selecciona el que corresponda a Alegra.
7. Presiona el botón Asociar > En el listado de Modos de operación asociados, selecciona Detalles del set de pruebas.
8. Ingresa a la opción Set de pruebas para continuar con el proceso.
Observa:
✔️ Paso 3 - Asociar prefijos
Este es uno de los pasos más importantes del proceso, ya que aquí se solicita y asocia la numeración que usarás para tus Documentos Soporte electrónicos.
Solicitar una resolución electrónica
1. Ingresa a la DIAN por Usuarios Registrados e inicia sesión > Elige Numeración de facturación en el menú.
2. Haz clic en Solicitar numeración de facturación, confirma tus datos > Haz clic en Autorizar Rangos. En Tipo de facturación, elige D.E. / P.O.S. e indica un prefijo y rango de numeración.
3. Haz clic en Agregar, luego en Borrador para generar el formulario 1302 y después en Definitivo para emitir la resolución.
4. Solicita la clave dinámica, ingresa tu contraseña de firma electrónica y firma el documento.
Asociar prefijos al proveedor tecnológico
📢 Importante: Debes esperar al menos 1 hora después de solicitar la resolución antes de realizar este paso, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876.
1. Ingresa a la página de la DIAN > Facturando Electrónicamente > Selecciona el tipo de usuario, ingresa tus datos y accede mediante el enlace enviado a tu correo.
2. Ve a Configuración > Rangos de facturación > En Proveedor - Software, selecciona Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra.
3. En Prefijo, selecciona la resolución solicitada y haz clic en Agregar. Luego, haz clic en Aceptar para confirmar.
✔️ Paso 4 - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra
1. Ve a Configuración > Facturación > Numeraciones > Nueva numeración.
2. Diligencia el formulario con la información correspondiente.
📍 Cuando ingreses el número del formulario de tu resolución, haz clic en Consultar. Alegra importará automáticamente la información de la resolución.
3. Ingresa el número de tu próximo documento soporte y haz clic en Guardar.
Observa:
✔️ Paso 5 - Firma el contrato de mandato
Este paso genera el contrato de mandato, un acuerdo mediante el cual autorizas a Alegra como tu software de facturación electrónica ante la DIAN.
1. Ingresa los datos del representante legal: Nombre completo, Tipo de documento, Número de identificación y Correo electrónico.
2. Haz clic en Continuar.
3. Visualiza el contrato de mandato y acepta los términos y condiciones.
4. Haz clic en Finalizar.
Observa:
📢 Importante: Alegra no se hace responsable por el contenido, uso, autenticidad o veracidad de la información contenida en los documentos electrónicos emitidos por el usuario.
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