¿Qué es la importación del catálogo de cuentas y por qué deberías usarla?

Importar tu catálogo en Alegra te ayuda a configurar tu contabilidad de forma rápida y ordenada.

Puedes hacerlo de dos formas:

Con IA ✨: Sube tu archivo (Excel, PDF, imagen, etc.) y la IA extrae la información automáticamente.
Con plantilla de Excel: Descarga, edita y sube la plantilla que más se ajuste a tu contabilidad.

Ambas opciones se convierten en un archivo editable en Alegra Sheets, donde podrás revisar, corregir y completar los datos antes de finalizar.

👉 Índice

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
📂 ¿Cuáles son las opciones para importar el catálogo?

🤖 ¿Cómo funciona la Importación Inteligente con IA?

📥 ¿Cómo realizar la importación del catálogo de cuentas con IA?

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

✏️ ¿Cómo elegir la plantilla de Excel para la importación?
🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

🔹Este proceso requiere conocimientos contables. Si no los tienes, asesórate con tu contador.
🔹 Alegra ofrece plantillas preconfiguradas según Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o al Plan Único de Cuentas (PUC).

🔹 Si eliges usar una plantilla, recuerda respetar el orden y estructura de las columnas.

🔹 Verifica que la información cargada sea correcta antes de continuar.

🔹 Puedes transferir los saldos desde tus cuentas actuales a las nuevas.

🔹 La plantilla admite hasta 2.000 cuentas contables.

📂 ¿Cuáles son las opciones para importar el catálogo?

Alegra ofrece varias formas de importar tu catálogo de cuenta:

🤖 ¿Cómo funciona la Importación Inteligente con IA?

¡Olvídate de las plantillas y del trabajo manual! Con la nueva Importación Inteligente con IA ✨ puedes subir cualquier archivo (Excel, PDF, CSV, TXT y PNG) y la IA hará el resto:

🔎 Detecta la estructura del archivo.
📄 Extrae y completa automáticamente campos como código, nombre, nivel, elemento y naturaleza.
✨ Analiza la información y entrega sugerencias de posibles errores en la información de las cuentas.
✅ Funciona con Alegra Sheets para una edición fluida.

📥 ¿Cómo realizar la importación del catálogo de cuentas con IA?

Esta opción te permite trabajar directamente desde Alegra Sheets, una herramienta que facilita la edición en línea del archivo de importación, con una experiencia más fluida y controlada.

Sigue estos pasos:

1. Ve al menú Contabilidad y selecciona Catálogo de cuentas.

2. Desde el botón Más acciones > Importar catálogo de cuentas.

📍 Nota: puedes cargar tu archivo en diferentes formatos: Excel, PDF, CSV, TXT o PNG.

3. Sube el archivo elegido y dale continuar, este se convertirá automáticamente en un archivo Sheets.

4. Revisión del archivo, puedes corregir errores, modificar, eliminar o duplicar filas. Cuando esté todo listo, haz clic en Continuar.

5. Asigna los saldos de tus cuentas anteriores a las nuevas en Transferir saldos y configura reglas en Comportamientos automáticos para usar tus cuentas en procesos como compras o ventas. Completa el proceso haciendo clic en Finalizar.

Observa:

📌 Nota: esta opción solo está disponible para nuevos usuarios en la plataforma.

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

Sigue estos pasos:

1. Contabilidad > Catálogo de cuentas > Más acciones > Importar catálogo de cuentas > Descarga la plantilla.

🔹 Descarga la plantilla NIIF o PUC haciendo clic en el botón correspondiente.

🔹 Guárdala en una ubicación de fácil acceso para trabajar sobre ella.
🔹 Edita la información de tu catálogo según tus cuentas contables.
📌 Nota: las plantillas tienen dos hojas:

▪️Recomendaciones generales.
▪️Estructura para ingresar cuentas.

🔹Carga el archivo desde el recuadro que indica 📂 Arrastra el archivo o haz clic para seleccionarlo.

📝 Formulario - Campos del archivo

Campo	NIIF	PUC	Obligatorio
Nivel	Incluido	Incluido	Sí
Código	(No obligatorio)	(No obligatorio)	No
Nombre de la cuenta	Incluido	Incluido	Sí
Elemento	Incluido	Incluido	Sí
Naturaleza	Incluido	Incluido	Sí
Uso de la cuenta	(No obligatorio)	(No obligatorio)	No
Tipo de cuenta	(No obligatorio)	(No obligatorio)	No
Ver saldos por terceros	(No obligatorio)	(No obligatorio)	No
Descripción	(No obligatorio)	(No obligatorio)	No

📢 Importante: coloca el cursor sobre los títulos de cada columna para ver sugerencias en las celdas.

✏️ ¿Cómo elegir la plantilla de Excel para la importación?

Usa la plantilla NIIF si tu empresa está obligada a presentar estados financieros bajo Normas Internacionales. Estas no exigen un plan de cuentas específico, pero sí una estructura que cumpla con sus estándares.
Usa la plantilla PUC si prefieres trabajar con una estructura tradicional colombiana codificada. Aunque fue diseñada antes de las NIIF, aún es válida y se adapta bien a los requerimientos locales.

Ambas opciones son válidas en Alegra, elige según el marco contable que aplique a tu negocio.

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo: verás una vista previa del nuevo catálogo. Podrás corregir errores, también puedes modificar, eliminar o duplicar filas.

⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.

💸 Transferencia de saldos: si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.

Decide si deseas trasladar también los saldos de períodos cerrados:

✅ Activado: el nuevo catálogo reemplaza completamente al anterior, incluyendo los registros históricos.

❌ Desactivado: solo se aplicará a los períodos abiertos y futuros. Los históricos permanecen sin cambios.

⚙️ Asignación de comportamientos automáticos: podrás configurar reglas como anticipos entregados, impuestos, ventas, compras, etc. Las cuentas que recibieron saldos vendrán preconfiguradas.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!