Los comprobantes contables te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y registrar los saldos iniciales de tus cuentas del balance. En Alegra puedes importarlos desde un archivo Excel para ganar tiempo y mantener tu información organizada.
👉 Índice
📄 ¿Qué son los comprobantes contables?
Los comprobantes contables son documentos que registran traslados de saldos entre cuentas manualmente. Se usan para:
- Registrar saldos iniciales del balance
- Causar depreciaciones, deterioro, provisiones
- Asociar cuentas a contactos diferentes
- Registrar gastos no pagados (nómina acumulada)
📍 Los comprobantes no alteran caja ni bancos. Documentos como facturas de compra o recibos se crean en sus módulos correspondientes.
📥 ¿Cómo importar desde Excel?
1. Ve a Contabilidad > Comprobante contable > Más acciones > Importar comprobantes.
2. Haz clic en Descargar plantilla y complétala con la información de tus comprobantes.
📍 La plantilla tiene dos hojas: Recomendaciones (guía para diligenciarla correctamente) y Plantilla (donde ingresas la información). También puedes editarla desde Google Sheets o Microsoft OneDrive.
3. Haz clic en Carga el archivo con tus comprobantes contables, selecciona tu archivo y ábrelo.
4. Verifica la información y haz clic en Guardar > Aceptar.
🎥 Observa:
👉 Descarga aquí la plantilla de importación general. 👈
🗓️ ¿Cómo usar la importación para el cierre mensual?
Si manejas varios clientes y necesitas registrar los ajustes de cierre en lote, la importación masiva de comprobantes te ahorra horas de captura manual. Los comprobantes más usados en el cierre mensual incluyen:
- Depreciación de activos fijos
- Amortización de gastos diferidos
- Provisiones de nómina e impuestos (IVA, Reteiva, Retefuente)
- Diferencias en tipo de cambio
- Ajustes por inventario
📏 Límites y qué hacer si tu archivo es muy grande
| Límite | Valor |
|---|---|
| Tamaño máximo por archivo | 450 KB |
| Filas máximas por comprobante | 2.000 filas |
¿Qué pasa si tienes más registros? Divide el archivo en partes: por ejemplo, un archivo con las cuentas de activos y pasivos (1-4) y otro con ingresos y gastos (5-9). Impórtalos por separado en el mismo periodo — el sistema los acumula sin problema.
⚠️ ¿Qué debes tener en cuenta?
- Múltiples comprobantes en un archivo: usa el mismo número en todas las filas del mismo comprobante.
- Datos nuevos: puedes crear contactos, cuentas, numeraciones, tipos de comprobante y centros de costos al importar.
- Balanceo: Débito y Crédito deben sumar igual. Si no, el sistema mostrará la diferencia.
- Cuentas automáticas: no se recomienda incluirlas en comprobantes de ajuste; pueden no reflejarse correctamente en reportes administrativos.
- Estados de importación: Por corregir → Corregido → Importado correctamente.
- Validación: no podrás guardar hasta corregir todos los errores.
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