Entre Libros 📚 es una librería ubicada en Bogotá, Colombia, que ofrece libros de distintos géneros, material escolar, artículos de papelería y paquetes de libros por temáticas. Atiende clientes en mostrador y también recibe pedidos por encargo. Para organizar su operación diaria, controlar inventarios y cumplir con las obligaciones fiscales mediante la emisión de factura electrónica ante la DIAN, decidió usar Alegra.
A continuación, te contamos cómo Entre Libros 📚 organiza su operación diaria, desde la configuración inicial hasta la venta en mostrador, la gestión del inventario y el control de compras.
1. 🏪 ¿Cómo configurar una librería en Alegra?
Al comenzar a usar la plataforma, el equipo de Entre Libros 📚 configuró la información básica del negocio desde el menú Configuración > Empresa:
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Nombre comercial y datos fiscales.
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NIT.
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Dirección fiscal.
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Actividad económica relacionada con comercio al por menor de libros y papelería.
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Impuestos aplicables según la DIAN.
Esta configuración permite emitir facturas electrónicas correctamente y mantener actualizada la información del negocio.
2. 📚 ¿Cómo registrar productos y controlar el inventario?
Para llevar el control de sus productos, Entre Libros 📚 creó su inventario desde Inventario > Ítems de venta.
Registraron productos como:
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📖 Libros por género (novela, infantil, educativo, etc.)
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📝 Material escolar y papelería.
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📦 Paquetes de libros por temática.
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🎁 Regalos y artículos de colección.
A cada producto le asignaron:
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Precio de venta.
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Impuesto correspondiente.
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Control de inventario.
De esta forma, el sistema descuenta automáticamente el stock cada vez que se registra una venta.
🔎 ¿Cómo crear productos y servicios para facturar en Alegra?📙 Además, Entre Libros 📚 crea combos para vender más rápido, por ejemplo:
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Combo lectura infantil.
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Pack de libros educativos + material escolar.
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Paquete de libros por autor o temática.
Estos combos se crean como productos combinados, lo que permite facturarlos con un solo clic y mantener el control del inventario de cada artículo incluido.
🔎 Crea productos combinados, combos y kits para agilizar tus ventas.
3. 📇 ¿Cómo registrar clientes y proveedores?
La librería registró sus contactos desde Contactos:
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Clientes frecuentes.
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Clientes que solicitan factura electrónica.
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Proveedores de libros, papelería y artículos de regalo.
Esto facilita la facturación, el seguimiento de compras y el control de pagos pendientes.
🔎 ¿Cómo crear e importar nuevos contactos en Alegra?4. 🧾 ¿Cómo facturar las ventas?
Cada vez que un cliente realiza una compra, el proceso es sencillo:
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Ingresan a Ingresos > Facturas de venta.
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Seleccionan el cliente o usan el cliente general.
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Agregan los productos o combos.
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Guardan y emiten la factura electrónica ante la DIAN.
Cada factura actualiza automáticamente el inventario y los reportes de ventas.
🔎 ¿Cómo hacer una factura de venta en Alegra?
⚠️ Ten en cuenta: para emitir facturas electrónicas válidas ante la DIAN, primero debes habilitar la facturación electrónica en Alegra. 🔎 ¿Cuáles son los pasos para habilitarse en la DIAN como facturador electrónico?
5. 📊 ¿Cómo registrar compras y gastos?
Cada vez que la librería compra mercancía o paga servicios, registra la factura del proveedor desde Gastos > Facturas de compra.
Esto les permite:
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Llevar control de gastos.
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Registrar pagos pendientes.
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Analizar cuánto invierten en cada proveedor.
6. 🛒 ¿Cómo vender con Alegra POS en una librería?
En el mostrador, Entre Libros 📚 utiliza Alegra POS para atender rápidamente a sus clientes.
Con el punto de venta pueden:
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Seleccionar productos con pocos clics.
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Cobrar en efectivo, transferencia o tarjeta.
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Emitir la factura al instante.
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Mantener el inventario actualizado en tiempo real.
Esto es ideal para horas de alta demanda. 🔎 ¿Qué es Alegra POS y cómo usarlo en tu negocio?
7. 📱 ¿Cómo usar Alegra desde el celular?
Cuando el encargado no está en el local, utiliza la app móvil para:
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Revisar ventas del día.
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Crear facturas desde el celular.
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Registrar gastos imprevistos.
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Consultar información del negocio en tiempo real.
La aplicación está disponible para dispositivos iOS y Android y se sincroniza automáticamente con la cuenta.
🎥 Video tour app móvil - Alegra.
🔎 Crea facturas electrónicas con la app móvil de Alegra.
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