La recepción de Facturas de venta, Notas débito y Notas crédito electrónicas hace referencia al envío de dicho documento por parte del emisor hacia su cliente a través de un correo electrónico, el cual contiene un archivo.Zip con el Contenedor Electrónico, en el cual se encuentra el Archivo XML y la Representación gráfica o PDF.
La DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modifica y adiciona algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, adicional la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022, estableció que la aceptación y/o rechazo a las facturas de venta electrónicas deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio (cliente), ya que estos eventos deben ser firmados electrónicamente a través del certificado digital que le otorga su proveedor de Factura Electrónica con el fin de garantizar su integridad y autenticidad.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar recibe en su buzón de correo la factura de compra electrónica de su proveedor, y desea generar el “Acuse”, “Recepción” y “Aceptación o Rechazo” para crear el respectivo evento en la DIAN, por lo cual recepción la factura desde Alegra y además registra el comprobante de la compra de forma fácil y rápida”.
Alegra cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos, además de generar el acuse de recibido, confirmar la recepción del bien o del servicio, aceptar o rechazar los documentos electrónicos ante la DIAN y convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic.
👉 Índice
Para generar los eventos asociados a tus facturas tales como: acuse de recibido, recepción del bien o del servicio y aceptación o rechazo, es necesario primero configurar el buzón electrónico en Alegra.
🔎 Configura el buzón de recepción de comprobantes electrónicos.
2. Genera los acuses de recibido
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción de “Recepción de comprobantes”.
2. Ubica el comprobante que deseas acusar, en la columna de “Respuesta DIAN” haz clic en seleccionar y luego en “Generar acuse”.
3. Completa el formulario con los datos de la persona que recibió la factura.
4. Finalmente, haz clic en “Generar acuse” para guardar la información.
Observa:
3. Confirma la recepción del bien o servicio
Sigue estos pasos:
1. Una vez ingreses a “Recepción de comprobantes”, ubica el comprobante que deseas confirmar, en la columna de “Respuesta DIAN” haz clic en Acusado y luego en “Confirmar recepción”.
2. Completa el formulario con los datos de la persona que está confirmando la recepción de la mercancía.
3. Finalmente, haz clic en “Confirmar recepción” para guardar la información.
Observa:
4. Acepta o rechaza los documentos electrónicos
Sigue estos pasos:
1. Una vez ingreses a “Recepción de comprobantes”, ubica el comprobante que deseas aceptar o rechazar, en la columna de “Respuesta DIAN” haz clic en Confirmado y luego en “Aceptar o Rechazar documento” según corresponda.
2. Finalmente, haz clic en “Confirmar” para guardar la información.
Observa:
En la sección de acciones rápidas también podrás:
- Descargar el XML del documento.
- Descargar el PDF.
- Ver detalle del comprobante, aquí podrás visualizar todo el historial del documento una vez fue emitido.
- Actualizar eventos, con este botón puedes ejecutar una sincronización con la DIAN para validar que todos los eventos estén cargados correctamente.
5. Consulta tu buzón de correo electrónico
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción de “Recepción de comprobantes”.
2. Finalmente, haz clic en “Buzón”.
Observa:
📢 Importante
- De acuerdo al inciso 3 del artículo 773 del Código de Comercio modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013, si pasan tres (3) días continuos después de la recepción de la factura y esta no ha sido rechazada o aceptada, se entenderá como una Aceptación tácita del documento y no podrá ser afectada con notas de crédito.
- Los usuarios que no son facturadores electrónicos o que están asociados a un proveedor tecnológico diferente a Soluciones Alegra S.A.S. recibirán en el buzón sus facturas de compra y las podrán pasar a facturas de proveedor, pero no podrán enviar respuesta a la DIAN con los eventos (acuse, confirmación, aceptación o rechazo).
- Para poder hacer uso de todas las opciones de esta función debes ser facturador electrónico y tener asociado a Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico.
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