Los centros de costos son una herramienta que permiten obtener información segmentada según las necesidades de la empresa, con el fin de monitorear el uso de sus recursos y llevar un mejor control de sus ingresos y gastos. En una contabilidad inteligente estos centros permiten una adecuada asignación de los costos y una gestión eficiente de los recursos de la empresa, además de lograr una contabilidad y un control inteligente de los gastos y costes facilitando así las tareas de gestión.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar desea conocer todos los gastos asociados con el departamento de producción, tales como mano de obra, materiales y suministros. De esta manera la empresa crea un centro de costos al departamento y empieza a registrar los costos asociados con la producción de sus productos. Esto le permite a la empresa entender cuánto se gasta en producción y compararlo, puede ser, con las ventas.”
¿Qué es el control de costos y egresos?
El control de costos y egresos es el proceso de supervisar, gestionar y controlar los costos y gastos de una empresa para asegurar que se mantengan dentro del presupuesto y lograr maximizar las ganancias.
¿Qué beneficios tiene el control inteligente de costos y egresos para una empresa?
El control inteligente de los costos y egresos de la empresa permite mejorar la rentabilidad, analizar la rentabilidad por productos o departamentos, mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa de la empresa.
¿Qué factores influyen en los costos y egresos de una empresa?
Los factores más relevantes que pueden influir dentro de la empresa pueden ser la calidad, la accesibilidad, la satisfacción del cliente, entre otros. Esto puede variar dependiendo de la empresa.
En Alegra puedes crear centros de costos para usarlos al momento de crear tus documentos contables. A continuación te explicamos cómo activar esta herramienta:
Crea un centro de costos para llevar un control inteligente de tus gastos y costes
Para activar la funcionalidad de centro de costos sigues estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Empresa” selecciona la opción “Centros de Costos”.
3. Haz clic en el botón “Nuevo Centro de Costo” y completa el formulario.
4. Finalmente haz clic en "Guardar".
Observa:
Luego de activar esta funcionalidad, podrás asociar las facturas de venta, facturas de proveedor, notas de crédito, notas de débito, ajustes contables y bodegas a un centro de costos determinado.
Observa:
A continuación te mostramos algunos ejemplos de centros de costos que puedes usar para llevar una contabilidad inteligente:
- Centros de Costos Administrativos: se refiere a todos los costos asociados con el control y administración general de tu empresa.
- Centros de Costos de Servicios: se refiere a los gastos de aquellos departamentos que suministran apoyo a otros centros costos, para que sus tareas puedan desempeñarse de manera eficientes, tales como: almacenes, área de mantenimiento y servicios médicos.
- Centros Costos Productivos: se refiere a los costos asociados con la transformación de materias primas, tales como: etiquetado y embalaje.
- Centros Costos de Ventas: se refiere a los costos de aquellos departamentos que se encargan de promocionar los productos de tu empresa.
Desde la lista de centros de costos creados puedes configurar de forma opcional un centro de costo predefinido para tus documentos e indicar si es obligatorio o no tener un centro de costo para crear un documento.
Observa:
Conoce cómo editar un centro de costos
Si necesitas editar la información de un centro de costos solo debes seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Empresa” selecciona la opción “Centros de Costos”.
3. Ubica el centro de costos que vas a editar y en la columna de “Acciones” haz clic en "Editar" 
4. Edita la información necesaria y haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Conoce cómo eliminar un centro de costos
Para borrar un centro de costos de tu cuenta de Alegra solo debes seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Empresa” selecciona la opción “Centros de Costos”.
3. Ubica el centro de costos que vas a eliminar y en la columna de “Acciones” haz clic en "Eliminar" 
4. Confirma la acción haciendo clic en la opción "Sí".
Observa:
Información a tener en cuenta:
- Al momento de eliminar un centro de costos este no debe estar vinculado con ningún documento, de lo contrario solo podrás deshabilitarlo.
- Si una bodega tiene un centro de costos asignado, este aparecerá en todos los documentos donde se pueda asociar dicha bodega, lo cual te impedirá editar la información del centro de costos o eliminarlo.
- Luego de eliminar un centro de costos, este no aparecerá en el formulario de creación de tus documentos. Si no tienes centros de costos activos, el sistema desactiva esta función de tu cuenta.
¿Cómo se puede reducir los costos y egresos de una empresa sin afectar la calidad o el servicio?
Se pueden reducir los costos y egresos de la empresa sin afectar calidad o servicio capacitando a los colaboradores, automatizando procesos, reduciendo la cantidad de papel que se utiliza, si es posible gestionar procesos a través del outsourcing (contratar servicios externos).
¿Qué riesgos implica no tener un control adecuado de los costos y egresos de una empresa?
Algunos de los riesgos que se pueden presentar al perder el control de los costos y gastos en la empresa son pérdida de rentabilidad y de oportunidades, disminución de productividad e índice de competitividad.
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