Los centros de costos permiten obtener información segmentada en Alegra según las necesidades de tu empresa, con el fin de monitorear el uso de tus recursos y llevar un mejor control de tus costos.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar tiene interés en conocer los gastos relacionados con su departamento de producción, como el costo de la mano de obra, los materiales y los suministros. Para lograr esto, decide crear un centro de costos específico y así llevar el registro de la fabricación de sus productos".
👉 Índice:
- Factores clave sobre los centros de costos.
- Crea tus centros de costos.
- Administra tus centros de costos.
1. Factores clave sobre los centros de costos
- ¿En qué consiste el proceso de costos?
El control de costos es el proceso de supervisar, gestionar y controlar los costos y gastos de una empresa para asegurar que se mantengan dentro del presupuesto y lograr maximizar las ganancias.
- ¿Qué beneficios tiene el control inteligente de costos y egresos para una empresa?
El control inteligente de los costos y egresos de la empresa permite analizar y optimizar la rentabilidad por productos o departamentos, mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa de la empresa.
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¿Cuáles son los factores que impactan en los costos y egresos de una empresa?
La calidad, la accesibilidad o la satisfacción del cliente son factores que pueden influir en los costos y egresos de una empresa. Estos aspectos pueden variar según las características específicas de cada empresa.
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Ejemplos de centros de costos:
- Centros de Costos Administrativos: asociados con el control y administración general de una empresa.
- Centros de Costos de Servicios: asociados con los departamentos que suministran apoyo a otros centros costos para que sus tareas puedan desempeñarse de manera eficiente, tales como: almacenes, área de mantenimiento y servicios médicos.
- Centros Costos Productivos: asociados con la transformación de materias primas, tales como: etiquetado o embalaje.
- Centros Costos de Ventas: se refiere a los costos de aquellos departamentos que se encargan de promocionar y vender los productos de tu empresa.
- ¿Cómo se puede reducir los costos y egresos de una empresa sin afectar la calidad o el servicio?
Se pueden reducir los costos y egresos de la empresa sin afectar calidad o servicio, capacitando a los colaboradores, automatizando procesos, reduciendo la cantidad de papel que se utiliza o gestionando los procesos a través del outsourcing (contratar servicios externos).
- ¿Qué riesgos implica no tener el control adecuado de los costos y egresos en una empresa?
Algunos de los riesgos que se pueden presentar al perder el control de los costos y gastos en la empresa son la pérdida de rentabilidad y de oportunidades, disminución de productividad e índice de competitividad.
2. Crea tus centros de costos
Sigues estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En la sección de “Empresa”, selecciona la opción “Centros de Costos”.
3. Haz clic en “Nuevo Centro de Costo” y completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en "Guardar".
Observa:
📝 Formulario “Nuevo centro de costo”
- Nombre y código: ingresa un nombre y código para identificar tu centro de costos.
- Descripción: añade un comentario o dato complementario.
✏️ Asocia los centros de costos a tus documentos
Puedes vincular los centros de costos a facturas de venta, facturas de proveedor, notas de crédito, notas de débito, ajustes contables y bodegas específicas.
📌 Nota: si no es visible el campo de "Centro de costo", haz clic en "Personalizar opciones" y activa la opción correspondiente.
Observa:
3. Administra tus centros de costos
Desde el panel principal de tus centros de costos podrás gestionar cada uno de ellos (editar, eliminar, desactivar), así como configurar de forma opcional un centro de costo predefinido para tus documentos e indicar si es obligatorio o no al momento de su creación.
Observa:
📢 Importante
- Al momento de eliminar un centro de costos este no debe estar vinculado con ningún documento, de lo contrario solo podrás desactivarlo.
- Si una bodega tiene un centro de costos asignado, este aparecerá en todos los documentos donde se pueda asociar dicha bodega, lo cual te impedirá editar la información del centro de costos o eliminarlo.
- Luego de eliminar un centro de costos, este no aparecerá en el formulario de creación de tus documentos. Si no tienes centros de costos activos, el sistema desactiva esta función de tu cuenta.
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