Configura tus Numeraciones y Resoluciones de Facturación - Colombia

En Alegra puedes configurar las numeraciones de tus documentos  y facturas de venta para manejar la información de manera ordenada en el sistema mediante un consecutivo que se incrementa de forma automática.

Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea llevar un control de por numeraciones de sus recibos de caja y comprobantes de egreso, adicional a esto también desea configurar la numeración de sus facturas de venta".

¿Qué quieres hacer?

  1. Registrar la numeración y la resolución para tus facturas de venta electrónicas.
  2. Crear la numeración para facturas de venta tradicionales (no electrónicas) y otros documentos.
  3. Editar la numeración de tus comprobantes(recibos de caja, comprobantes de pago, entre otros)

1. Configura la numeración y la resolución para tus facturas de venta electrónicas.

Para crear una nueva numeración para tus facturas electrónicas sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones". 

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

Importante:
cuando ingreses el numero del formulario de tu resolución haz clic en el botón "Consultar" y Alegra importara de forma automática la información de tu resolución.

5. Ingresa el numero de tu próxima factura y haz clic en el botón "Guardar".

Así:numeracion_electrónica

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Factura de venta".
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Numero de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar” para cargar de forma automática la información de tu resolución.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas
    ¿Dónde encuentro el numero del formulario?
    Podrás ver el numero del formulario de autorización de facturación en el formato 1876

2. Crea la numeración para tus facturas de venta tradicionales (no electrónicas) y otros documentos.

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Así: crear numeración-1

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona el documento al que le asignarás la nueva numeración.
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: varios puntos de venta cada uno con un prefijo diferente.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creara tu próxima factura de venta.
  • Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
  • Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Número de resolución: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
  • Resolución: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura. Para emitir facturas de venta válidas, según Resolución 00055 de 2016 debes contar con una resolución para facturar por computador, haz clic aquí para saber más.

3. Edita la numeración para tus comprobantes

Además de configurar la numeración de tus facturas de venta, en Alegra puedes indicar el número a partir del cual vas a elaborar tu próximo recibo de cajacomprobante de pago, remisióncotización y la siguiente orden de compralo cual es muy útil si necesitas identificar tus líneas de negocio con un consecutivo de resolución específico o si tienes dos puntos de venta donde generas facturación

Sigue estos pasos para para configurar o modificar las numeraciones de tus documentos:

1. Haz clic en menú "Configuración".

2. Ubica el recuadro "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Ubica la numeración del documento que deseas configurar y haz clic en el icono de "Editar".

4. Modifica el campo que deseas editar y haz clic en "Guardar".

Así: 

configurar numeración


Puedes crear todas las numeraciones que desees. 

Al momento de elaborar tus facturas podrás elegir cuál numeración deseas usar entre las creadas en el sistema.

También puedes usar esta herramienta para configurar multiples numeraciones con prefijos, así evitarás saltos en los consecutivos cuando registras  notas de crédito (no electrónicas) para facturas convencionales. Aprender a crear notas de crédito leyendo este artículo.

Gestiona tus resoluciones de facturación

En Alegra puedes Editar, Eliminar o Desactivar los distintos tipos de numeración que tengas creadas mediante los botones de acción ubicados al frente de cada una. Una vez se ha utilizado una numeración en el sistema no se podrá eliminar, pero siempre la podrás desactivar.

Conoce el proceso para solicitar por Internet tu resolución para facturar por computador:

Conoce Alegra POS, una alternativa para facturar desde el punto de venta, clic aquí.

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