Configura la numeración de tus comprobantes en Alegra

En Alegra puedes configurar fácilmente las numeraciones de tus documentos y facturas para llevar un mejor control en la emision de tus comprobantes.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea llevar un control por numeraciones de sus recibos de caja de egreso, adicional a esto, también desea configurar la numeración de sus facturas de venta".

Una de las ventajas que tienes con Alegra es que puedes crear multiples numeraciones y prefijos para todos tus documentos, así podrás identificar mejor tus lineas de negocio y los puntos de venta donde generas facturación.

Sigue estos pasos para configurar la numeración de tus documentos:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. En el recuadro "Facturación" haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Haz clic en el boton "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Puedes ver su explicación más adelante. 

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

 Así: 
conf_numeracion_fv_col-1

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona el documento al que asignaras la nueva numeración.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones. Por ejemplo: puedes crear prefijos diferentes para identificar cada uno de tus puntos de ventas.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creará tu próxima factura de venta.
  • Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
  • Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Número de formulario: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
  • Resolución: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura.

Edita la numeración de tus documentos:

Luego de configurar una numeración, podrás editarla en cualquier momento siguiendo estos pasos:

1.  Haz clic en menú "Configuración".

2. Ubica el recuadro "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Selecciona la numeración del documento que deseas modificar y haz clic en el icono "Editar".

4. Edita los datos de la numeración.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

 Así: 
edit_numeracion_fv_col-1

 En la barra de acciones de cada numeración podrás:

    • Editar la numeración para cambiar los datos que necesites.
    • Eliminar la numeración. Esta opción estará disponible solo si no has emitido facturas usando esa numeración, de lo contrario solo podrás desactivarla.
    • Desactivar las numeraciones que no tienes en uso.
     

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