La cotización es un documento informativo en el que se detallan los precios de productos o servicios ofrecidos por una empresa. Incluye los datos del vendedor, del cliente y una descripción clara de los productos o servicios cotizados.
Este documento también puede establecer un período de validez para los precios ofrecidos, e incluir condiciones de la negociación, términos de financiación o descuentos especiales, como por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo apartamento. Para agilizar el proceso, usa Alegra para generar y enviar una cotización por correo electrónico.”
En Alegra, puedes crear tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
📍Nota: Las cotizaciones no generan movimientos de inventario ni cuentas por cobrar.
Crea cotizaciones
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú de “Ingresos” y selecciona “Cotizaciones”.
2. Haz clic en “+ Nueva cotización”.
3. Diligencia la información del formulario. Observa los campos y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva cotización”
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Personalizar opciones: agrega información adicional, como la moneda, lista de precios o vendedor.
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Cliente: persona o empresa a la que se dirige la cotización.
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Fecha de creación: día en que se genera la cotización. Puedes asignar una fecha anterior o posterior a la actual.
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Vencimiento: se calcula con base en el plazo elegido y se cuenta desde la fecha de creación.
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Ítem: producto o servicio incluido en la cotización. Puedes modificar los campos de “Referencia”, “Precio”, “Descuento %”, “Impuesto”, “Descripción” y “Cantidad”.
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Notas: información adicional que será visible en el PDF y en la impresión de la cotización.
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Comentarios: notas internas que no aparecen en la impresión del documento.
✨ Cotizaciones más rápidas y precisas
Con esta nueva función, hacer cotizaciones será mucho más rápido y sencillo. El sistema va a predecir y completar automáticamente los productos según tus ventas anteriores, ahorrándote tiempo y ayudándote a trabajar más cómodo. ¡Así podrás concentrarte en lo que de verdad importa! Observa:
¿Qué puedes hacer después de crear una cotización?
Una vez creada la cotización, puedes realizar las siguientes acciones según tus necesidades:
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Editar
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Imprimir
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Convertir venta: puedes convertir a Factura de venta o a Remisión. Observa:
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Enviar por correo
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Clonar
¿Cómo hacer seguimiento a tus cotizaciones?
Desde el listado de cotizaciones, puedes consultar el estado de cada una en la columna “Estado”, donde se indica si la cotización ya fue facturada o no. Esto te permite llevar un seguimiento efectivo y tomar decisiones oportunas.
Observa:
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