Consulta, acepta o rechaza tus comprobantes electrónicos en el buzón de correo de Alegra - Colombia

Alegra cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos y además realizar el proceso de aceptación o rechazo de los mismos ante la DIAN.

Una parte importante del proceso de Facturación Electrónica en Colombia es la aceptación rechazo de los comprobantes electrónicos. En Alegra puedes recibir tus documentos electrónicos desde el buzón de recepción. Ver más.

¿Cuando debo aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos?

Para el caso de las facturas de proveedor tienes la opción de Aceptar cuando hayas revisado los datos de la factura electrónica y estés conforme con estos, en caso contrario deberás Rechazar y pedir al proveedor que vuelva a enviar la factura con los cambios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de correo la factura de compra electrónica de su proveedor y al revisarla se da cuenta de que hay errores en los productos facturados, razón por la cual decide rechazar la factura y pedir a su proveedor que haga los cambios y la envíe de nuevo".


Si aún no tienes configurado tu buzón de comprobantes, consulta este artículo para saber cómo.

Recepción de comprobantes

Alegra cuenta con 2 opciones dentro de este menú:

  • Documentos electrónicos: aquí encuentras todos los documentos electrónicos válidos que son aquellos que contienen un archivo XML de tipo Attached Document*
    *El XML de tipo Attached Document es un documento adjunto que contiene la información de la factura y la respuesta de la DIAN.
  • Buzón de correoaquí encuentras todos los correos recibidos en tu buzón.


Consulta tu buzón de correo

Puedes consultar el buzón siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en menú "Gastos".

 2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes"

 3. Haz clic en el recuadro "Buzón de correo" para consultar todos los correos recibidos.

Así:

Nota: puedes ver el detalle de cada correo y aplicar filtros para ubicarlos más rápido.

Acepta o rechaza tus documentos electrónicos

En la opción "Documentos electrónicos" podrás aceptar o rechazar los comprobantes que desees siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".

3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos" para consultar los documentos recibidos.

4. Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en "Aceptar"  o "Rechazar"  según sea el caso.

5. En el cuadro emergente haz clic en "Si" para confirmar la acción.

Así:

Importante: si pasan tres (3) días continuos después de la recepción de la factura y ésta ha sido rechazada o aceptada, se entenderá como una Aceptación tácita del documento.

En la columna de acciones encuentras funciones cómo:

  • Registrar comprobante: convierte el archivo XML en una factura de proveedor en Alegra. Ver más.
  • Acuse de recibo: manifiesta a la DIAN que la factura fue recibida.
  • Aceptar: acepta el comprobante electrónico.
  • Rechazar: rechaza el comprobante electrónico.
  • Ver correo original: consulta los detalles del correo.
  • Descargar archivos asociados: descarga a tu computador el XML del documento.
  • Eliminar: elimina el documento.

 Nota: un comprobante puede compartir dos eventos, es decir, puede estar acusado y rechazado o acusado y aceptado. También se puede rechazar o aceptar un comprobante sin necesidad de acusarlo. 

Importante: 

  • Los usuarios que no son facturadores electrónicos o que están asociados a un  proveedor tecnológico diferente a Soluciones Alegra S.A.S. recibirán en el buzón sus facturas de compra y las podrán pasar a facturas de proveedor, pero no podrán enviar respuesta a la DIAN con los eventos (acuse, aceptación o rechazo).
  • Para poder hacer uso de todas las opciones de esta función debes ser facturador electrónico y tener asociado a Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico. Ver más.

Habilítate como facturador electrónico o cambia tu proveedor tecnológico aquí.


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