Crea Facturas en Alegra desde Google Sheets

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear facturas automáticas ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo".

 
Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Sheets para programar la creación de facturas desde una hoja de cáculo. 

Nota: para poder realizar esta integración es necesario contar con una cuenta paga en zapier.

Lo primero que debes hacer para realizar esta integración es conectar las aplicaciones que usarás con tu cuenta de Zapier.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra con Zapier:

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Mira este ejemplo: 

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Google Sheets con Zapier

Así:

Crea tu nuevo Zap

Luego de conectar estas aplicaciones a tu cuenta de Zapier, podrás crear un Zap para que al momento de ingresar la información de una venta en Google Sheets se genere de forma automática una nueva factura en Alegra.

Configura la app de Google Sheets para que notifique cuando se guarde la información de una nueva factura:

Mira este ejemplo:

Puedes descargar aquí la plantilla que te servirá como guía importándola a Google Sheets o pegando los nombres de los encabezados en tu documento. Debes tener mínimo una fila con datos de ejemplo en este archivo para la creación de una factura de prueba (la plantilla ya trae esta fila creada).

Configura la app de Alegra para que genere una nueva factura con la información almacenada en la hoja de cálculo

Explicación de los campos en el formulario:

Date of Creation -  Obligatorio - Fecha de la factura en formato mm-dd-yyyy.

Due Date -  Obligatorio - Fecha de vencimiento de la factura en formato mm-dd-yyyy. 

Observations  - Opcional - Observaciones no visibles en el pdf o en la factura impresa. 

Notes -  Opcional - Notas visibles en el pdf y en la factura impresa. Seller Opcional Vendedor creado en tu cuenta de Alegra.

Status -  Opcional - Estado de la factura, este campo es opcional pero necesario si deseas crear facturas en estado abiertas. Las opciones son Open=Abierta y Draft=Borrador, si no defines este campo las facturas se guardarán en borrador. 

Invoice Numeration Name - Obligatorio - Nombre de la numeración creada en Alegra, puedes seleccionar el nombre con el que se crearán todas las facturas o enviar el ID de la numeración para facturar con múltiples numeraciones.

Invoice Numeration Prefix - Opcional - Prefijo de la numeración, no es necesario indicarlo cuando la numeración elegida es automática, pero en las numeraciones manuales debes incluirlo.

Invoice Numeration Consecutive - Opcional - Consecutivo de la numeración, no es necesario indicarlo cuando la numeración elegida es automática, pero en las numeraciones manuales debes incluirlo.

Item Name  -  Obligatorio  - Nombre del producto creado en Alegra.

Item Description  - Opcional  - Descripción del producto o servicio.

Item Reference  - Opcional - Referencia del producto o servicio.

Item Price - Obligatorio - Precio del producto o servicio, debes agregarlo sin símbolos (punto o coma).

Discount - Opcional - Porcentaje de descuento (tasa) para aplicar al producto o servicio, ingresa solo el valor sin el símbolo de porcentaje.

Item Quantity - Obligatorio - Cantidad del producto a facturar.

Client/Search Query - Obligatorio - Nombre o identificación (recomendado) para buscar el contacto.  

Payment Method - Obligatorio en México para timbrar facturas Método de pago de la factura sólo para México.

Account Number - Obligatorio en México para timbrar facturas Número de cuenta o tarjeta de pago solo para México.

cfdiUse - Obligatorio en México para timbrar facturas Clave del Uso CFDI solo para México.

Mira esta ejemplo:

Y luego:

A partir de este momento, cuando actualices una fila ingresando la información de una venta en tu documento de Google Sheets, se generará de forma automática una nueva factura en Alegra.

Importante: esta integración funciona para facturación tradicional (no electrónica), estamos trabajando para incluir la opción de hacer integraciones con Zapier en cuentas que realizan facturación electrónica, pronto te confirmaremos esta buena noticia.

Consulta este artículo para saber cómo crear facturas en Alegra y conoce otras opciones para conectar Alegra con miles de apps mediante Zapier en este artículo.

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