Facturación electrónica - Alegra Contabilidad
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Crea notas crédito electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.

Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le factura un par de zapatos a su cliente Juan, y en el proceso comete errores en la cantidad, descripción y precio del producto. El cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto, la empresa expide una nota de crédito para anular la operación y expedir una nueva factura”.

👉 Índice:

  1. ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

  2. Tipos de nota crédito.
  3. Configuración de numeración para notas crédito electrónicas

  4. Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas.

    A. Emite notas crédito desde cero.

    B. Emite notas crédito desde la factura de venta.

  5. Aplicar nota crédito por devolución del mismo valor de la factura de venta.

  6. Aplicar nota crédito por devolución de menor valor al de la factura de venta.

  7. ¿Cómo consultar el estado de las notas de crédito?

1. ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

  • Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
  • Cuando es necesario anular en su totalidad la factura de venta generada.
  • Cuando es necesario corregir facturas de venta generadas con errores.
  • Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.

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2. Tipos de nota crédito

Puedes seleccionar el tipo de nota crédito que necesites, entre las opciones disponibles para elegir se encuentran:

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En Alegra para empezar a emitir tus notas crédito, lo primero que se debe hacer, es crear una numeración electrónica de notas crédito. 

3. Configuración de numeración para notas crédito electrónicas

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Configuración”.

2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.

5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar para conservar los cambios.

Observa:

Numeración NC - COL

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📑Formulario “Nueva numeración”

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción “Nota crédito”.
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción para emitir las notas crédito ante la DIAN. 
  • Nombre: ingresa un nombre, este te ayudará a identificar la numeración de las demás creadas.
  • Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitan, al ser la primera colocas 1.
  • Numeración automática: selecciona esta opción para que el sistema genere el número de tus siguientes notas crédito de forma automática.
  • Prefijo: coloca el prefijo que necesites. El prefijo te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida: Si será seleccionada por defecto, cuando vayas a crear una nueva nota de crédito. 

🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.

Una vez configurada la numeración, es importante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario te podría salir la siguiente notificación:

Identifica la precisión decimal de tu cuenta y tus facturas, así: 

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4. Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas

Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones, esto desde la factura de venta o creando una nota crédito desde cero.

A. Emite notas crédito desde cero

Sigue estos pasos:

    1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas crédito”.

    2. Haz clic en el botón “Nueva nota crédito”. 

    3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.

    📍 Nota: una vez selecciones el ítem de venta, haz clic en la opción “Crédito a ventas” y allí seleccionas la factura correspondiente. Es importante que la factura de venta este con un saldo pendiente “Por cobrar”.

    4. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito. 

    Observa:

    NC desde 0 - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📢 Importante:

    • En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
    • Solo se puede agregar una factura por cada nota crédito, si deseas anular dos facturas de venta se deberán crear dos notas créditos.
    • Para que en la sección de “Crédito a venta” te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”. 

    Formulario “Nueva nota crédito electrónica”

    A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

    • Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos. 🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes.
    • Contacto (Requerido): es la persona a quien le vas a generar la nota crédito, la misma persona a la que le creaste la factura de venta. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en “Más opciones”. Observa:

    🔎 Aprende a crear Listas de Precios.

    • Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota crédito. 
    • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
    • Tipo de operación: despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente. 
    • Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
    • Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota crédito.
    • Moneda: seleccione la moneda en la cual se creará la nota crédito. 🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas.
    • Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota crédito. 🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos.
    • Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta. 🔎 Aprende a crear centros de costos.
    • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o a los que vas a corregir.
    • Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.

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    B. Emite notas crédito desde la factura de venta

    Sigue estos pasos:

    1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.

    2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota crédito y en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle.

    3. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota crédito”.

    📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito para aplicar una segunda nota, debes hacerlo directamente desde el módulo de “Notas crédito”, puedes ver el paso a paso aquí

    4. El sistema diligenciará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento. Luego en la parte inferior agrega el “Monto” en Crédito a ventas. 

    📍 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.

    5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito. 

    Observa: 

    NC desde FV - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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    5. Aplicar nota crédito por devolución del mismo valor de la factura de venta

    Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende al cliente ABC cinta impresora EPSON por un precio de $90.000, el cliente la devuelve por garantía y decide llevarse una cinta impresora Samsung por el mismo valor”.

    Para generar la devolución y facturar un ítem nuevo del mismo valor debes seguir el siguiente paso a paso:

    1. Editar el Recibo de caja de la factura inicial: ingresa al recibo de caja de la primera factura de venta y haz clic en editar, luego en Tipo de transacción selecciona la opción “No”, agrega la cuenta contable de anticipo recibido y haz clic en guardar. Observa:

    Editar RC - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    2. Crear la nueva factura: aquí debes crear la factura de venta del producto que se va a llevar por cambio el cliente. En este caso se factura la cinta impresora Samsung. Finalmente, una vez facturada, haz clic en el botón Más acciones, selecciona la opción, aplicar anticipos y guarda la información. Observa:

    Nueva FV para RC - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    3. Aplica la nota crédito: ahora debes ingresar a la factura de venta del producto que el cliente devolvió y aplicas la nota crédito. Observa:

    Aplicar NC a FV acnulada - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📌 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.

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    6. Aplicar nota crédito por devolución de menor valor al de la factura de venta

    Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende al cliente ABC cinta impresora EPSON por un precio de $90.000, el cliente la devuelve por garantía y decide llevarse una cinta impresora Konica por el precio de $80.000”.

    Para generar la devolución y facturar un ítem nuevo del menor valor debes seguir el siguiente paso a paso:

    1. Editar el Recibo de caja de la factura inicial: ingresa al recibo de caja de la primera factura de venta y haz clic en editar, luego en Tipo de transacción selecciona la opción “No”, agrega la cuenta contable de anticipo recibido y en este caso coloca $80.000, agregas también la cuenta de devoluciones en pasivo y allí colocas los $10.000, para terminar haz clic en guardar. Observa:

    EP 2 Editar RC - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    2. Crear la nueva factura: aquí debes crear la factura de venta del producto que se va a llevar por cambio el cliente. En este caso se factura la cinta impresora Konica. Finalmente, una vez facturada, haz clic en el botón Más acciones, selecciona la opción, aplicar anticipos y guarda la información. Observa:

    EP 2 Aplicar anticipo - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    3. Aplica la nota crédito: ahora debes ingresar a la factura de venta del producto que el cliente devolvió y aplicas la nota crédito. Observa:

    EP 2 Aplicar NC- COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📌 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.

    4. Generar un Comprobante de egreso: para terminar el proceso se debe generar un comprobante de egreso, devolviendo los $10.000 al cliente. Observa:

    Agregar devolución - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📍 Nota: También puedes aplicar notas parciales ingresando a la factura de venta electrónica > Más acciones > Aplicar nota crédito, sin embargo, esta opción solo te permitirá aplicar una nota crédito.

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    7. ¿Cómo consultar el estado de mis notas de crédito?

    1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas crédito”.

    2. Ubica la nota crédito a consultar y en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle.

    Observa:

    Detalle de NC - COL

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUFE y otro tipo de datos. Además, en la parte superior encontrarás un botón para ver el comprobante directamente en la DIAN.

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    🔎 Conoce el proceso para crear notas crédito por descuentos comerciales.

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