Con el nuevo módulo de activos fijos de Alegra, puede registrar, depreciar y monitorear todos los bienes tangibles o intangibles de su empresa, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales.
👉 Índice
📊 ¿Qué puede hacer con el módulo de activos fijos?
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Registrar activos tangibles e intangibles.
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Configurar su vida útil, depreciación y cuentas contables.
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Generar asientos contables de depreciación.
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Visualizar inventario actualizado y fichas por activo.
- Dar de baja un activo que necesite retirar.
⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
1. Vaya a Contabilidad > Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
📍Nota: si es tu primera vez, verá una pantalla vacía con el botón Nuevo activo.
2. Haga clic en Nuevo activo y completa los datos.
👉 Active la opción Contabilizar creación del activo para que se genere automáticamente un asiento contable con:
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Débito a la cuenta del activo.
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Crédito a la cuenta por pagar definida en la Parametrización contable.
📌 El asiento contable incluirá proveedor, fecha de compra y descripción del activo (si los ingresaste).
3. Finalmente, haga clic en Guardar.
📢 Observaciones
Dentro de la ficha del activo encontrará:
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Un campo para subir una imagen, facilitando la identificación visual del activo.
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Una sección para adjuntar documentos (facturas, pólizas, fotos), con capacidad de subir hasta 5 documentos por activo.
📅 ¿Cómo registrar la depreciación del activo?
1. Vaya a Contabilidad > Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Selecciona Registrar depreciación, elija uno o varios periodos y confirme el monto.
✅ Se genera un asiento contable con:
🔹 Débito a la cuenta de gasto
🔹 Crédito a la cuenta de depreciación acumulada
📌 Nota: el asiento contable solo podrá eliminarse desde la ficha del activo.
Puede visualizar en tiempo real el avance de la depreciación, identificar activos próximos a alcanzar su valor residual y aplicar ajustes de manera masiva o individual, optimizando el control y la proyección contable.
🔍 ¿Dónde consultar el detalle de un activo?
1. Vaya a Contabilidad > Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Haga clic en Ver detalle y acceda a:
A. 📃 Parte superior del activo
Contiene:
🔹 Información general: nombre, tipo, cuenta contable, proveedor e imagen del activo.
🔹 Datos de depreciación: fecha inicial, método, vida útil o porcentaje.
🔹Archivos adjuntos: sección donde usted puede visualizar los documentos asociados al activo; si hay varios, se muestran en una vista lateral.
🔹Acciones disponibles: ver el comprobante contable o anular (si no hay depreciaciones registradas).
B. 🔢 Parte inferior del activo
Contiene el cuadro de depreciación con el historial completo:
🔹 Periodo y porcentaje aplicado
🔹 Valor de depreciación y valor acumulado
🔹 Valor actual del activo
🔹 Estado: pendiente o registrado
🔹 Acciones: ver asiento contable 🔍 o eliminar ❌
Observe:
Ahora puede contar con filtros avanzados y vistas personalizadas que facilitan el seguimiento detallado de cada activo, permitiéndole consultar rápidamente el estado de cada depreciación.
🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
1. Desde la ficha del activo, haga clic en ⋮ y seleccione Dar de baja.
2. Complete la fecha y la cantidad a dar de baja.
📍 Si el activo tiene depreciaciones pendientes, active el switch "Registrar depreciación hasta la fecha de baja" para que el sistema las registre automáticamente antes de completar la baja.
3. Haga clic en Confirmar:
- Sin switch activado o con pocas depreciaciones pendientes: el proceso se completa de inmediato y se genera el comprobante contable.
- Con switch activado y muchas depreciaciones pendientes: aparece un modal de confirmación especial — haga clic en Confirmar y continuar para iniciar el proceso en segundo plano. Podrá seguir trabajando con normalidad mientras se completa.
📢 ¿Qué ocurre durante el proceso en segundo plano?
Mientras las depreciaciones se procesan:
- En el listado de activos verá el banner: "Baja en proceso. El activo [nombre] se dará de baja cuando se completen las depreciaciones pendientes. N/N"
- El estado del activo cambia a "En proceso de baja" y el campo Valor actual muestra "En proceso".
- Las acciones de editar, registrar depreciación, dar de baja y eliminar quedan bloqueadas temporalmente.
- Puede cancelar el proceso en cualquier momento desde el ícono X del banner.
📢 ¿Cómo sé que el proceso terminó?
Al finalizar, recibirá la notificación: "¡Activo dado de baja! Se registró baja de su activo y se creó el comprobante contable asociado."
📍 El comprobante contable de la baja no se genera mientras existan depreciaciones pendientes en proceso. Solo se crea cuando todas las depreciaciones requeridas se han registrado exitosamente.
📢 Observación
En la ficha del activo puede ver el historial de bajas: cada registro muestra la fecha, la cantidad dada de baja y el comprobante relacionado.
Ejemplo: si el activo se creó con Cantidad = 10 y luego se dan de baja 2, después 3 y luego 1, cada operación aparecerá listada hasta llegar a 0.
En la vista detalle del activo se muestra una etiqueta de estado:
- Baja total: indica que la totalidad del activo fue dada de baja.
- Baja parcial: indica que solo una parte de la cantidad registrada fue dada de baja.
⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?
Gestione sus activos fijos de forma más simple, eficiente y segura con Alegra:
✅ Trazabilidad completa desde la compra hasta la depreciación
✅ Asientos contables generados automáticamente
✅ Inventario actualizado en tiempo real
✅ Cumplimiento de normativas contables
✅ Sin errores, sin hojas de cálculo
Al centralizar toda la información en un solo lugar, evitará:
❌ Errores contables o duplicidad de registros
❌ Falta de trazabilidad
❌ Incumplimiento de normativas contables
❌ Informes financieros incompletos
📢 Importante: una vez que un activo tenga registrada al menos una depreciación, no será posible editar campos como el método, vida útil o valor residual.
Para modificarlos, deberá eliminar primero las depreciaciones desde la ficha del activo.
