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📚 ¿Cómo usar Alegra si tienes una agencia digital?

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Krea Agency 💡 es una agencia digital ubicada en San José, Costa Rica, que ayuda a marcas a crecer en línea mediante estrategias de marketing digital, campañas publicitarias, diseño de contenido, publicidad en redes sociales y posicionamiento web. Atiende clientes que buscan mejorar su presencia digital, lanzar productos o aumentar el rendimiento de sus campañas. Para llevar un control eficiente de sus ingresos, gastos y cumplir con las obligaciones fiscales ante el Ministerio de Hacienda mediante la emisión de comprobantes electrónicos, decidió usar  Alegra.
 
A continuación, le contamos cómo Krea Agency 💡 puede organizar su operación diaria, desde la configuración inicial del negocio hasta la facturación de servicios, el control de clientes, gastos y la gestión desde el celular.
 

👉 Índice

1. 🏢 ¿Cómo configurar su agencia digital en Alegra?

Al comenzar a usar la plataforma, Krea Agency 💡 configuró la información básica del negocio desde Configuración > Empresa:

  • Nombre comercial y datos fiscales (cédula jurídica o personal).

  • Dirección fiscal.

  • Moneda.

  • Actividad económica relacionada con servicios.

  • Impuestos aplicables según la DGT.

Esta configuración permite emitir comprobantes electrónicos correctamente y mantener actualizada la información del negocio.

🔎 ¿Cómo configurar la información de su empresa en Alegra?

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2. 🧾 ¿Cómo registrar sus servicios en Alegra?

Para facturar de forma ágil, Krea Agency 💡 creó sus servicios desde Inventario > Productos y servicios, seleccionando el tipo Servicio.

Ejemplos de servicios registrados:

  • 🧠 Estrategia de marketing digital.

  • 💻 Gestión de redes sociales.

  • 🎨 Diseño de contenido y branding.

  • 📈 Campañas publicitarias online.

  • 🖥️ SEO y posicionamiento web.

Cada servicio se creó con un nombre y precio base, ya que el valor y la descripción pueden ajustarse al momento de facturar.

A cada servicio le asignaron:

  • Precio de venta.

  • Impuesto correspondiente.

  • Cuenta contable asociada, según el tipo de ingreso.

De esta forma, cada vez que se factura un servicio, el ingreso queda registrado automáticamente en la contabilidad del negocio.

🔎 ¿Cómo crear o importar sus productos y servicios en ERP? 

Para ofrecer promociones y ahorrar tiempo al facturar, Krea Agency 💡 creó combos de servicios.

Ejemplos de combos:

  • 📦 Paquete mensual de gestión de redes sociales.

  • 📑 Campaña publicitaria + branding visual.

  • 💼 Plan completo de marketing digital recurrente.

Estos combos permiten facturar varios servicios con un solo clic y presentar paquetes claros a los clientes.

🔎 Crea productos combinados, combos y kits para agilizar sus ventas.

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3. 📇 ¿Cómo registrar clientes y proveedores?

Krea Agency 💡 registró sus contactos desde Contactos:

  • Clientes frecuentes.

  • Clientes que solicitan comprobante electrónico.

  • Proveedores freelance de servicios digitales.

Esto facilita la facturación, el control de pagos y el seguimiento de cuentas pendientes.

🔎  ¿Cómo crear e importar contactos en Alegra?

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4. 🧾 ¿Cómo facturar servicios en Alegra?

Cada vez que un cliente realiza una compra, el proceso es sencillo:

  1. Ingresan a Ingresos > Facturas de venta.

  2. Seleccionan el cliente o usan el cliente general.

  3. Agregan el servicio o combo.

  4. Guardan y emiten el comprobante electrónico ante la DGT.

Cada factura queda registrada automáticamente en los reportes de ingresos.

🔎 ¿Cómo emitir facturas de venta electrónicas en Alegra?

⚠️ Tenga en cuenta: para emitir facturas electrónicas válidas ante la DGT (Dirección General de Tributación), primero debe habilitar la facturación electrónica en Alegra. 🔎 ¿Cómo activarse en la DGT como facturador electrónico con Alegra?

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5. 📊 ¿Cómo registrar compras y gastos?

Cuando Krea Agency 💡 paga servicios o contrata proveedores, registra la información desde Gastos > Facturas de proveedores.

Esto le permite:

  • Controlar gastos operativos. 

  • Registrar pagos pendientes.

  • Analizar costos por proveedor.

🔎  ¿Cómo registrar las facturas de sus proveedores en Alegra?
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6. 🏦 ¿Cómo crear sus cuentas de banco en Alegra?

Para llevar el control del dinero, Krea Agency 💡 creó sus cuentas de banco desde el menú Bancos.

Estas cuentas permiten registrar ingresos y gastos y conocer el saldo disponible del negocio.

Para crearlas:

  1. Ingresan al menú Bancos.

  2. Hacen clic en Nuevo banco.

  3. Completan la información básica de la cuenta.

  4. Guardan los cambios.

 🔎 ¿Cómo crear, conectar y conciliar bancos?

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7. 📈 ¿Cómo consultar reportes en Alegra?

Con los Reportes de Alegra, Krea Agency 💡 puede ver:

  • Servicios más vendidos.

  • Ventas por día o por mes.

  • Ganancias del negocio.

  • Servicios más solicitados y pendientes de entrega o servicios más vendidos y seguimiento de proyectos.

Esta información les ayuda a evaluar el rendimiento de sus servicios, optimizar su oferta y planificar la operación de la agencia.

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8. 📱 ¿Cómo usar Alegra desde el celular?

Cuando el encargado no está en el local, utiliza la app móvil para:

  • Revisar ventas del día.

  • Crear facturas desde el celular.

  • Registrar gastos imprevistos.

  • Consultar información del negocio en tiempo real.

La aplicación está disponible para dispositivos iOS y Android y se sincroniza automáticamente con la cuenta.

🎥 Video tour app móvil - Alegra. 

🔎 Cree sus facturas de compra desde la app móvil de Alegra.

Observa:

Restaurante - 7.1

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