Facturación Electrónica - Alegra Contabilidad
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Emite documentos electrónicos en Alegra Contabilidad - Costa Rica

Una Factura electrónica es el comprobante que se envía por medios informáticos tanto al Ministerio de Hacienda como al correo electrónico del cliente. Este documento está compuesto por dos archivos, el primero es un archivo PDF que el cliente verá como una factura y un archivo XML que es la que revisa el sistema del Ministerio de Hacienda.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".

Alegra cuenta con la funcionalidad de emisión de facturación electrónica y notas crédito con todos los requisitos de la DGT (Dirección General de Tributación) llevando el control de tus ventas.

Para empezar a emitir documentos electrónicos debes seguir este proceso:

  1. Configurar las numeraciones de documentos.
  2. Emite tus facturas de venta electrónicas.
  3. Emite tus notas crédito electrónicas.

  4. Emite tus facturas de compra electrónicas.

Antes de empezar el proceso para emitir los documentos electrónicos debes activarte ante la DGT como facturador electrónico. Si aún no te has activado puedes ver el proceso en el siguiente artículo:

🔎 Conoce los pasos para activarte en la DGT como facturador electrónico con Alegra Contabilidad - Costa Rica.

Luego de activarte ante la DGT debes configurar la numeración de los documentos electrónicos.

1. Configurar las numeraciones de documentos.

Para crear la numeración correspondiente sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de  "Configuración".

2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones

3. Haz clic en el botón “Nueva numeración” y completa el formulario. Más adelante podrás ver la explicación. 

4. Finalmente haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios. 

Observa:

Numeración CRI

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Formulario “Nueva numeración”

  • Tipo de documento: selecciona el documento al que le deseas crear la numeración: ajuste de inventario, comprobante de egreso, cotización, factura de exportación, factura de venta, nota crédito, orden de compra, recibo de caja, remisión o tiquete de venta.
  • Numeración electrónica: al activar esta opción la numeración que se crea será enviada ante el Ministerio de Hacienda.
  • Nombre: agrega un nombre con el que puedas identificar fácilmente la numeración.
  • Punto de venta: te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo para distintos puntos de venta.
  • Numeración automática: al activar esta opción el sistema genera el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Siguiente número: ingresa el número con el que se creará tu próxima factura de venta.
  • Preferida: marca "SI" si deseas elegir esta numeración como predeterminada cada vez que vayas a generar un nuevo documento.

📢 Importante: la numeración de consecutivo para tus comprobantes electrónicos se compone de 20 dígitos, de esta manera: 

Solo debes agregar el número de comprobante, en el ejemplo sería "6047" (sin ceros) y el sistema de forma interna completa los dígitos restantes según el tipo de comprobante.

Una vez configurada la numeración ya puedes emitir tus documentos.

2. Emite tus facturas de venta electrónicas.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".

2. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta". 

3. Completa los campos del formulario. Puedes ver la explicación más adelante. 

4. Finalmente haz clic en "Emitir".

 Observa:

Nueva FV CRI

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Formulario de “Nueva factura electrónica”

  • Tipo de documento: selecciona la opción entre “Factura” y “Contingencia”. 
  • Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una "Factura de venta", "Factura de exportación" o "Tiquete".
  • Actividad económica: elige la actividad económica según tus operaciones.
  • Método de pago: selecciona una de las opciones del desplegable según corresponda.
  • Condición: selecciona una de las opciones del desplegable según corresponda.
  • Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura. Conoce cómo crear tus clientes.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puedes crear facturas sin emitir con fecha anterior o posterior a la actual.
  • Plazo de pago: elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú Configuración > Términos de pago.
  • Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
  • Ítems: selecciona los ítems que vas a vender.

3. Emite tus notas crédito electrónicas.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción Notas de crédito”.

2. Haz clic en el botón Nueva nota de crédito”.

3. Completa los datos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.

4. Finalmente selecciona la opción “Guardar”.

Observa:

NC - CRI

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Formulario “Nueva nota crédito”

A continuación te explicamos los campos de este formulario:

  • Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos. Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes.
  • Contacto (Requerido): es la persona a quien le vas a generar la nota crédito, la misma persona a la que le creaste la factura de venta. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones". Aprende a crear Listas de Precios.
  • Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota crédito. 
  • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
  • Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
  • Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota crédito.
  • Condición: selecciona la condición de la nota crédito correspondiente.
  • Método de pago: selecciona la opción correspondiente.
  • Crédito a venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito.
  • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario o al cual le vas aplicar un descuento.
  • Hay devolución de dinero: indica la devolución de dinero que aplica.

4. Emite tus facturas de compra electrónicas.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de Gastos y selecciona la opción "Factura de compra".

2. Haz clic en el botón "Nueva factura de compra".

3. Activa la casilla "Emitir factura electrónica de compra".

4. Completa los datos del formulario. Más adelante puedes ver su explicación.

5. Finalmente selecciona la opción “Emitir”.

Observa:

FC -CRI

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Formulario "Nueva factura de compra"

  • Proveedor: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
  • Creación: selecciona la fecha de creación de emisión de la factura.
  • Vencimiento: selecciona la fecha de vencimiento de la factura.
  • Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".
  • Precio: costo del producto o servicio comprado.
  • Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura, en este caso debe ser "IVA Exento" ya que el régimen simplificado no emite documentos con IVA.
  • Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
  • Observación: agrega  forma opcional información adicional.
  • Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.

Alegra cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus facturas y notas de crédito. Además puedes realizar el proceso de aceptación o rechazo ante el Ministerio de Hacienda. Aprende a configurar el buzón de recepción de comprobantes electrónicos.

🔎 Descubre cómo configurar la numeración de tus documentos electrónicos.

🔎 Conoce cómo consultar tu buzón de correo.

🔎 Aprende a generar facturas electrónicas para el régimen de tributación simplificado.

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