Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DIAN.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos, cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
Conoce a continuación cómo crear facturas electrónicas fácilmente con Alegra.
📢 Importante
Para emitir facturas electrónicas es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Haz clic en "Nueva factura".
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Emitir" para confirmar y enviar la factura electrónica a la DIAN.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura de venta electrónica”
- Tipo de documento: selecciona la opción "Factura". Si deseas emitir un documento equivalente POS electrónico selecciona la opción "Tiquete".
- Tipo de factura: elige si la factura es de venta, de exportación o de sector salud.
- Tipo de operación: elige si la venta es estándar, AIU o de transporte.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
📌 Nota: si deseas facturar a consumidores finales, crea un contacto con tipo de identificación "Cédula de ciudadanía" y número "222222222222". - Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: indica si el pago será de contado o a crédito.
- Plazo de pago: si la forma de pago es a crédito, debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8, 15, 30 o 60 días, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo de pago, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura.
- Medio de pago: es la manera en la que será pagada la factura.
Ejemplo: efectivo, transferencia, consignación, etc. - Ítems: selecciona el ítem de venta que vas a facturar, puedes modificar los campos de "Referencia", "Precio", "Descuento %", "Impuesto", "Descripción" y "Cantidad".
- Agregar propina: en este campo puedes incluir cualquier monto adicional que el cliente desee agregar como gratificación por el servicio recibido.
- Términos y condiciones: define las condiciones que informarás a tus clientes sobre las ventas generadas.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📌 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, bodega, vendedor o centro de costos haciendo clic en "Personalizar opciones".
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DIAN. Haciendo clic en "Mostrar detalles" encontrarás otros datos, como el documento XML, código CUFE o ver el comprobante directamente en la DIAN.
Observa:
📍 En algunos casos la DIAN aprobará tu factura con observaciones.
Por ejemplo, "Debe existir el grupo de información de identificación del bien o servicio": los productos asociados a la factura no tienen configurado el código de producto respectivo. Debes agregar los códigos a tus productos para evitar la observación en nuevas facturas.
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