Llevar un control preciso de tu mercancía es fundamental para la salud financiera de tu empresa. Con Alegra, puedes gestionar entradas y salidas de productos de forma ágil, asegurando que las cantidades en tu sistema coincidan siempre con la realidad de tu almacén. Optimiza tus procesos, corrige diferencias y mantén el valor real de tu patrimonio con solo unos clics.
👉 Índice
📊 ¿Cómo funciona el sistema de inventario en Alegra?
Alegra utiliza el método de promedio ponderado para valuar tu inventario. Esto significa que el costo de tus productos se actualiza automáticamente cada vez que realizas una compra a diferentes precios.
✅ Ejemplo sencillo: si tienes 10 unidades que compraste a $100 y luego compras otras 10 unidades a $120, el sistema sumará el valor total ($1.000 + $1.200 = $2.200) y lo dividirá por la cantidad total (20 unidades). Tu nuevo costo promedio por unidad será de $110.
⚙️ ¿Cómo realizar un ajuste de inventario manualmente?
Esta opción es ideal para registrar movimientos puntuales de pocos productos. Para iniciar, dirígete al menú de Inventario, selecciona Ajustes de inventario > Nuevo ajuste, completa la información y finaliza haciendo clic en Guardar.
🎥 Observa:
📝 Formulario Ajuste de inventario
| Campo | Descripción |
| Bodega* / Almacén* | Selecciona el almacén o ubicación física donde se realizará el movimiento. |
| Fecha* | Elige el día en que se hace efectivo el ajuste en tu contabilidad e inventario. |
| Numeración* | Selecciona el centro de costos o la secuencia numérica que deseas asignar al documento. |
| Observaciones | Espacio para añadir notas internas sobre el motivo del ajuste (ej. "vencimiento de productos" o "Empaques en mal estado"). |
| Producto | Busca y selecciona el ítem específico que vas a ajustar. |
| Cantidad actual | Muestra el número de unidades que el sistema registra antes de aplicar el ajuste. |
| Tipo de ajuste | Elige entre Incremento (entrada) o Disminución (salida) de mercancía. |
| Cantidad | Ingresa el número de unidades que deseas sumar o restar de tu stock. |
| Costo promedio | Indica el costo unitario del producto según el método de promedio ponderado. |
| Cantidad final | Muestra el cálculo proyectado de unidades que quedarán tras el ajuste. |
| Cantidad final hoy | Refleja el stock resultante en tiempo real después de procesar el movimiento. |
| Total ajustado | Indica el valor monetario total que se moverá contablemente con este ajuste. |
✏️ Acciones adicionales
Una vez que hayas guardado tu ajuste, podrás visualizarlo en el listado principal. En la columna de acciones, encontrarás las siguientes opciones para gestionarlos:
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👁️ Ver detalle
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✏️ Editar
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❌ Eliminar
✨ ¿Cómo importar tu inventario masivamente?
Ahora tienes la posibilidad de llevar a cabo ajustes de inventario de forma masiva, lo que representa un gran ahorro de tiempo en tu gestión diaria. Esta funcionalidad está diseñada para simplificar tu trabajo, permitiéndote actualizar grandes volúmenes de datos en segundos sin necesidad de registrar cada producto de forma individual.
🌟 Beneficios principales:
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Agilidad: carga hasta 100 productos simultáneamente.
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Versatilidad: ideal para registrar el inventario inicial de tu negocio o reportar pérdidas masivas de stock de forma rápida.
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Simplicidad: puedes usar archivos que ya tengas listos o incluso fotos de tus registros físicos.
Sigue estos pasos para realizar la importación:
1. Prepara tu información: crea un archivo en Excel con los datos básicos necesarios (Nombre del producto, cantidad, precio, etc).
2. Cambia el formato: convierte el archivo de Excel a formato PDF o imagen, ya que es el formato requerido por Alegra.
3. Inicia la importación: Ingresa a Inventario > Ajustes de inventario > Nuevo ajuste y selecciona la opción ✨ Desde un archivo o imagen.
4. Carga el archivo: selecciona el PDF o imagen previamente creado y Alegra procesará la información automáticamente para actualizar tus existencias. Finaliza haciendo clic en Guardar.
🎥 Observa:
🔄 ¿Qué tipos de ajustes de inventario se pueden realizar?
En Alegra puedes realizar dos tipos de movimientos para que tu stock físico y digital estén siempre en sintonía:
a. ➕ Aumentos
Debes utilizar este tipo de ajuste principalmente cuando adquieres nueva mercancía para tu negocio. También es la opción correcta si encuentras productos sobrantes durante una auditoría o si recibes devoluciones que deben reingresar al stock.
📢 Importante:
Al realizar un aumento, el sistema te solicitará ingresar el costo unitario de los productos que entran. Esto es fundamental para que Alegra pueda recalcular el promedio ponderado y mantener actualizado el valor real de tu inventario.
🎥 Observa:
b. ➖ Disminuciones
Este ajuste es crítico. Úsalo para registrar salidas que no son ventas (productos dañados, vencidos o pérdidas).
📢Importante:
Al disminuir cantidades, Alegra aplica automáticamente el costo promedio actual. Se recomienda no modificar este valor, ya que hacerlo puede generar errores contables y fiscales.
Si decides editarlo, el sistema te mostrará un aviso de advertencia y, de continuar, creará un comprobante de ajuste adicional por la diferencia de valor, lo que complicará tu gestión financiera.
🎥 Observa:
💡 Alegra Tip: puedes ajustar varios productos en un mismo documento (ya sea para aumentarlos o disminuirlos) haciendo clic en el botón Agregar producto.
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