La funcionalidad de importar el Plan de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra. Podés parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel y adaptarla a las necesidades y actividades específicas de tu empresa.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar requiere adaptar su contabilidad según su línea de negocio, con la función de importar el plan de cuentas, podrá realizar esta tarea y llevar un control más preciso de sus operaciones".
En este artículo, vas a encontrar toda la información necesaria para importar tu plan de cuentas en Alegra de manera exitosa. Conocé los pasos a seguir, cómo completar la plantilla de manera adecuada y las recomendaciones para llevar a cabo el proceso.
👉 Índice:
- Consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta.
- Conocé el proceso de importación del plan de cuentas.
2.1. Importación de plantilla.
2.2. Revisión del archivo.
2.3. Transferir saldos.
2.4. Comportamiento automático.
1. Consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta
Antes de comenzar, tené en cuenta las recomendaciones que te mencionamos a continuación:
- Realizá este proceso si tenés conocimientos contables o consultá con tu contador o contadora.
- Prestá atención a las indicaciones que vas a encontrar en cada etapa del proceso para evitar errores.
- Alegra te proporcionará un plan de cuentas de ejemplo diseñado para ayudarte a comprender mejor cómo organizar y estructurar las cuentas contables.
- Para evitar errores, completá e importá la plantilla de Excel que te proporcionamos en el paso 2.1. "Importación de plantilla".
-
La plantilla de importación sigue un orden y niveles específicos. Los cuales debés conservar, no cambiés el orden de las columnas ni las eliminés.
- Revisá que la información haya cargado correctamente. Verificá que todos los datos sean precisos y que las cuentas estén organizadas de acuerdo con tus necesidades contables.
- Podés decidir si, desde la importación, deseás que se trasladen los movimientos de períodos cerrados a las nuevas cuentas o no. Conocé más en el paso 2.3. "Transferir saldos".
- La plantilla puede soportar hasta 2.000 cuentas contables como máximo.
2. Conocé el proceso de importación del plan de cuentas
Seguí estos pasos:
1. Andá al menú de "Contabilidad" y seleccioná "Plan de cuentas".
2. Desde el botón "Más acciones", hacé clic en "Importar plan de cuentas".
3. Hacé clic en "Importar mi plan".
📍 Nota: en esta página podés descargar la plantilla de ejemplo para que la usés como guía.
Mirá:
📝 ¿Querés conocer en qué parte del proceso estás?
En la parte superior vas a encontrar la secuencia de los pasos que vas completando.
Importación de plantilla: acá podés descargar la plantilla y personalizarla con tu información. Una vez que la tengas lista, podés importarla nuevamente al sistema.
Revisión del archivo: revisar el archivo garantizará que el nuevo plan de cuentas refleje con precisión la estructura de tu empresa, esta es una vista previa de cómo van a quedar tus cuentas de manera definitiva.
Transferir saldos: si las cuentas que manejaste hasta el momento tenían saldos, en este paso deberás elegir de tu nuevo plan de cuentas las cuentas que van a recibir el saldo de las cuentas antiguas.
Comportamiento automático: acá podés asignar la automatización de ciertos comportamientos para las nuevas cuentas contables importadas.
2.1. Importación de plantilla
Para descargarla, solo tenés que hacer clic en el botón "Descargar plantilla". Podés guardarla en la ubicación de tu preferencia, donde puedas acceder a ella fácilmente. Después de editarla, para cargarla tenés que hacer clic en el espacio que indica "Arrastrá el archivo o hacé clic para elegirlo".
Mirá:
📢 Importante: la plantilla de ejemplo no es un archivo editable, podés copiar y pegar la información en tu plantilla de importación para gestionarla a tu gusto.
Al descargar el archivo vas a encontrar dos hojas. La primera contiene las recomendaciones, y la segunda, la estructura para que ingresés la información de las cuentas de acuerdo a las columnas.
La plantilla ya trae consignadas algunas cuentas. Esto corresponde a una propuesta de avance y es fundamental para la correcta generación de tus Reportes, lo ideal es que sigas trabajando en ese mismo orden.
Columnas obligatorias: podés identificar las columnas que debés diligenciar de manera obligatoria porque están marcadas con un asterisco "(*)", por ejemplo, el nivel o el nombre de la cuenta.
Detalle: al ubicar el cursor o puntero del mouse sobre las celdas de la primera fila, vas a encontrar una nota con información adicional sobre qué tipo de datos debés ingresar en esa columna específica.
Mirá:
📝 Campos de la plantilla
-
Nivel (obligatorio): elegí el nivel al que corresponde cada cuenta contable para clasificarlas en cuentas y subcuentas. Esta elección regirá el orden de tu plan de cuentas.
-
Código (opcional): agregá los códigos a tus cuentas con el formato que desees o venís utilizando. Este campo es opcional; podés tenerlo vacío si así lo preferís.
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Nombre de la cuenta (obligatorio): asigná el nombre con el que vas a identificar cada cuenta, en los registros en los que se encuentre asociada y en tus reportes contables. El nombre es único, no pueden haber dos cuentas con el mismo nombre.
- Elemento (obligatorio): el plan de cuentas está estructurado para operar con cinco cuentas contables (activo, pasivo, patrimonio, ingresos y costos), también podés agregar de manera opcional las cuentas de gastos y cuentas de orden.
Mirá:
- Naturaleza (obligatorio): seleccioná la naturaleza contable de cada cuenta para indicar si es Deudora o Acreedora.
- Uso de la cuenta (opcional): definí el uso que le querés dar a ciertas cuentas contables, para predeterminar su comportamiento en los procesos automáticos. Podés dejar este campo en blanco y Alegra lo hará por vos en función a los comportamientos automáticos que elijas en el paso 2.4. "Comportamiento automático".
🔎 Es super importante comprender este atributo, conocé cómo asignarle usos o comportamientos a tus cuentas contables en Alegra. - Tipo de cuenta (opcional): podés usar una "cuenta de movimiento" en registros contables automatizados, mientras que una "cuenta mayor" solamente acumula los saldos correspondientes a sus subcuentas. Si dejás este campo en blanco, tus cuentas se guardarán de manera automática como "cuenta de movimiento", si más adelante necesitás modificar su comportamiento, podés editarlas con normalidad.
- Ver saldo por terceros (opcional): seleccioná en cada cuenta contable si querés que al generar tu "Balance de sumas y saldos por tercero" se muestre el saldo detallado por cada tercero. Por defecto, se guardará con valor "Sí".
- Ubicación en el estado de resultados (obligatorio solo para cuentas de Ingresos, Costos y Gastos): asigná la ubicación que tendrán las cuentas contables que forman parte del "Estado de Resultados". Solo aplica para las cuentas que clasificaste en la columna de "Elemento" como ingresos, costos o gastos.
- Descripción (opcional): asigná una descripción adicional a tus cuentas contables si lo deseás.
2.2. Revisión del archivo
Podés realizar correcciones y modificaciones directamente sobre la página o hacer clic en "Importar otro archivo" para volver a cargar la información. También vas a encontrar las funciones de "Agregar", "Eliminar" o "Duplicar" las filas. Después, hacé clic en "Guardar y continuar".
Mirá:
📢 Importante:
- La primera fila no se tiene en cuenta en la importación, porque corresponde a los títulos de cada columna.
- El sistema te va a notificar si la plantilla contiene errores y no te permitirá ir al siguiente paso hasta que no los resuelvas, podés identificarlos porque se van a resaltar de color rojo o podés hacer clic sobre el texto "ajustes para realizarlos en tu archivo" para ver la información detallada, también podés descargar un archivo de Excel con los ajustes.
- Puede ocurrir que también se resalten algunos campos de color amarillo, esto no es un error, pero si una sugerencia del sistema para que verifiqués si corresponde a una inconsistencia. Si después de la verificación notás todo en orden, podés continuar sin problemas.
- Al hacer clic en "Guardar y continuar" podés "Descargar el archivo final" de manera opcional.
-
En cualquier parte del proceso podés "Guardar como borrador" tus avances para continuar más adelante.
2.3. Transferir saldos
La funcionalidad de transferir saldos de las cuentas antiguas a las nuevas facilita la migración y permite la continuidad de tu contabilidad. Desde la columna "Nueva cuenta", seleccioná y asigná las cuentas de tu nuevo plan de cuentas para cada una de las cuentas reemplazadas. Después, hacé clic en "Guardar y continuar". En este paso podés decidir si querés trasladar los saldos de tus cuentas contables en períodos cerrados.
Mirá:
📌 Notas
- Para continuar al siguiente paso, todas las cuentas que presenten saldos deberán tener asignadas sus respectivas cuentas del nuevo plan de cuentas.
- Si en este paso no encontrás datos para diligenciar, es porque ninguna de tus cuentas presenta saldos a transferir, podrás pasar directamente al siguiente paso.
✏️ "Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados"
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La opción estará activada por defecto. Tené en cuenta que, si decidís mantenerla activa, el nuevo plan de cuentas reemplazará completamente al anterior en todos tus registros contables y reportes, actualizando tanto los saldos como las cuentas.
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Si decidís no activarlo, tendrás dos versiones del plan de cuentas: el original para los periodos cerrados y el nuevo que se aplicará en adelante. Incluso, podrías tener más de dos versiones si en el futuro importás otro plan de cuentas sin activar la opción de traslado, siempre que hayas cerrado el periodo contable en uso.
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Cuando importés un nuevo plan de cuentas sin activar la opción de traslado, el comportamiento de los reportes funcionará de la siguiente manera:
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Reportes de periodos cerrados: seguirán reflejando las cuentas contables y saldos del plan de cuentas anterior.
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Reportes de periodos abiertos: los periodos que estén abiertos (y los nuevos que abrás) se generarán utilizando el nuevo plan de cuentas importado.
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Comparación entre periodos: si generás un reporte comparando un periodo cerrado y uno abierto, las cuentas contables que se mostrarán serán las que corresponden al último plan de cuentas importado dentro del periodo filtrado.
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2.4. Comportamiento automático
En esta etapa, podés asignar comportamientos automáticos a tus cuentas contables importadas. Esto significa que podés configurar cómo Alegra debe manejar ciertas transacciones o movimientos asociados a cada cuenta.
Desde la columna "Nueva cuenta", seleccioná y asigná las cuentas de tu nuevo plan de cuentas para cada uno de los comportamientos automáticos. Después, hacé clic en "Finalizar proceso", la campanita te notificará cuando tu nuevo plan de cuentas ya esté disponible para usar.
Mirá:
📢 Importante
- En esta etapa, algunos campos vienen precargados, pero es importante que los revisés de manera detallada para confirmar que es la configuración que deseás. Las cuentas que vas a encontrar precargadas corresponderán a las que recibieron los saldos de las cuentas antiguas en el paso anterior ("Transferir saldos"), por ejemplo, si la cuenta contable (antigua) "Anticipos proveedores" era que la que tenía la regla "Anticipos entregados" (comportamiento automático), y el saldo se lo transferiste a la cuenta contable (nueva) "Avances y anticipos proveedores", esta cuenta contable es la que vendrá precargada automáticamente con la regla "Anticipos entregados".
- Si en el paso anterior elegiste mantener activada la opción de "Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados", al hacer clic en “Finalizar proceso” se te mostrará una advertencia donde podés reconfirmar o reconsiderar tu decisión antes de guardar tu nuevo plan de cuentas.
Observa:
❇️ Al finalizar el proceso de importación, el sistema tomará unos segundos para actualizar las cuentas. Cuando esté listo, recibirás una notificación confirmando que tu nuevo plan de cuentas se estableció exitosamente.
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