Cómo realizar tus facturas desde el Sistema POS en caso de una contingencia en el día sin IVA - Colombia

La DIAN estableció las medidas que podrás adoptar en caso de que se presenten inconvenientes técnicos, tecnológicos u operativos durante los días sin IVA que impidan la emisión de Facturas Electrónicas, en los cuales determinó que si presenta alguna contingencia se podrá expedir de forma especial Documentos equivalentes P.O.S. incluyendo el número de identificación de la persona que adquiere el bien y una vez superes la contingencia deberás emitir un instrumento electrónico de transmisión. 

Por ejemplo: la empresa Ejemplar se da cuenta que tiene un problema técnico que le está impidiendo emitir facturas electrónicas durante el día sin IVA, por lo cual decide activar su modo contingencia y expedir documentos equivalentes P.O.S. a sus clientes con el fin de no detener su operación y una vez superada la contingencia la empresa Ejemplar enviará el instrumento electrónico de transmisión desde Alegra.

En el Sistema POS puedes activar el modo contingencia y expedir documentos equivalentes P.O.S. a tus clientes y una vez superes la contingencia podrás enviar fácilmente el instrumento electrónico de transmisión a la DIAN con el fin de seguir tu operación normal en caso de algún inconveniente durante los días sin IVA. 

¿Qué debes tener en cuenta para activar el modo contingencia durante los días sin IVA?

1. Envía una correo a la DIAN informando que comenzarás a facturar en contingencia.

2. Tener una numeración de tipo Documento equivalente P.O.S vigente y configurada en Alegra

3. Genera tus documentos equivalentes P.O.S. de contingencia.

4. Envía el instrumento electrónico de transmisión a la DIAN.

5. Envía un correo a la DIAN cuando superes la contingencia. 

1. Envía un correo a la DIAN informando que comenzaras a facturar en contingencia.

Luego que detectes el inconveniente técnico, tecnológico u operativo, debes notificar a la DIAN que comenzarás a facturar usando el plan de contingencia. A continuación te explicamos cómo hacerlo: 

1. Descarga el modelo de la carta de contingencia.

2. Completa la carta de contingencia, más adelante te explicaremos cada uno de los campos.

3. Imprime la carta, fírmala, escanéala y conviértela en un documento PDF.

4. Envía el correo a: contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con la siguiente información:

  • Asunto: Debes colocar el NIT de tu empresa, el dígito de verificación y el nombre de tu empresa. Ejemplo: 900787643-8;EMPRESA EJEMPLAR S.A.S.
  • Adjunto: Asocia como un archivo adjunto la carta en formato PDF.
  • Cuerpo del correo: Incluye tu nombre y los números telefónicos de tu empresa

Completa el formulario de la carta con la siguiente información:

  • Ciudad donde está ubicada tu empresa.
  • Fecha de realización del documento.
  • Nombre completo de la empresa o de la persona natural.
  • NIT de la empresa o persona natural con dígito de verificación.
  • Nombre y cédula del representante legal de la empresa.
  • Firma del representante legal de la empresa.

Luego de enviar esta notificación, podrás registrar tus ventas en documentos equivalentes P.O.S. hasta que superes el inconveniente.

2. Tener una numeración de tipo Documento equivalente P.O.S vigente y configurada en Alegra

Para poder expedir documentos equivalente P.O.S durante una contingencia en los días sin IVA debes tener una resolución de numeración vigente autorizada por la DIAN.

Si no tienes una haz clic aquí para aprender cómo solicitarla y configurarla en Alegra.

3. Genera tus documentos equivalente P.O.S. de contingencia.

Luego de tener configurada una numeración de documento equivalente P.O.S. en Alegra Contabilidad, puedes empezar a registrar tus ventas del día sin IVA desde el Sistema POS. A continuación te mostramos los pasos:

1. Ingresa al Sistema POS.

2. Selecciona la numeración de contingencia que creaste en el paso anterior.

3. Selecciona el "Cliente" a quien deseas facturar buscando por nombre o identificación. Recuerda que debe ser una persona natural.

4. Agrega los productos a la factura haciendo clic sobre cada uno de ellos las veces que desees agregarlos, puedes buscarlos por nombre o por referencia.

5. Haz clic en el botón "Vender"

6. Selecciona un método de pago y completa el formulario.

7. Haz clic en el botón "Facturar" para registrar la venta.

8. De manera opcional puedes enviar el documento equivalente P.O.S. al correo del cliente o imprimirlo.

Así: FV POS día sin iva

Importante: recuerda que el consumidor final debe ser una persona natural y debes realizar el documento equivalente P.O.S. con su número de identificación incluido.

4. Emite el XML de tus documentos equivalentes P.O.S. de contingencia.

Despues de superar la contingencia, debes emitir el XML de los documentos equivalentes P.O.S.  de las ventas que registraste durante el día sin IVA. Luego el sistema enviará de forma automática el instrumento electrónico de transmisión a la DIAN . A continuación te mostramos los pasos:

1. Ingresa a Alegra Contabilidad.

2. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".

3. Valida las facturas que tienes en estado "Contingencia" e ingresa sobre la que deseas emitir haciendo clic en la opción "Ver datelle".

4. Haz clic sobre el botón "Emitir XML" para enviar el instrumento electrónico de transmisión a la DIAN.

Así: POS contingencia emitir

Una vez emitas el documento equivalente P.O.S. a la DIAN, el estado de la factura cambiará a “Emitida-03” lo que significa que la factura de contingencia fue aceptada por la DIAN.

Así:descarga-2

5. Envía un correo a la DIAN cuando superes la contingencia. 

Luego que superes la contingencia debes enviar un correo a: contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con la siguiente información:

  • Asunto: Debes colocar el NIT de tu empresa, el dígito de verificación y el nombre de tu empresa. Ejemplo: 900787643-8;EMPRESA EJEMPLAR S.A.S.
  • Adjunto: Asocia como un archivo adjunto la carta en formato PDF indicando que ya superaste la contingencia y que comenzarás a emitir facturas electrónicas nuevamente. 
  • Cuerpo del correo: Incluye tu nombre y los números telefónicos de tu empresa.
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