Primeros pasos

Cómo hacer una Factura de Venta en Alegra

Una factura de venta es un documento que respalda la adquisición y entrega de un bien o servicio. El objetivo de dicho documento es certificar la operación comercial efectuada.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe generar a sus clientes una factura que respalde la operación comercial, donde se defina la información del vendedor y del cliente, además de describirse los productos vendidos, su valor y las condiciones de pago". 

En Alegra puedes generar tus facturas con todos los requisitos legales para llevar el control de tus ventas.

Contenido:

  1. Genera tus facturas de venta con Alegra.
  2. Ejemplo de factura de venta.
  3. ¿Qué es el formato de una factura de venta?

1. Genera tus facturas de venta con Alegra

Sigue estos pasos para generar tus facturas de venta con Alegra:

1. Ingresa a "Alegra Contabilidad" y haz clic en el menú "Ingresos".

2. Selecciona la opción "Facturas de venta" y haz clic en el botón "Nueva factura de venta".

3. Completa los campos del formulario. Más adelante podrás ver su explicación.

4. Haz clic en "Guardar" para crear tu nueva factura.

Observa:

Crear factura de venta en Alegra

Formulario creación de facturas de venta

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. 
  • Forma de pago: define si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
  • Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual.
  • Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual", debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • Ítem:
    • Buscar ítem: selecciona el producto o servicio a facturar.
    • Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, puedes agregarlo de forma opcional.
    • Precio: es el precio del producto o servicio a facturar.
    • Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
    • Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará al precio del producto. Descubre cómo crear nuevos impuestos en Alegra.
    • Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
    • Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
    • Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el archivo PDF de la factura y en la impresión. 
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.

Nota: desplegando el botón "Guardar" encontrarás otras opciones como: "Guardar como borrador", "Guardar e imprimir", y "Guardar y enviar por correo".

2. Ejemplo de factura de venta

A continuación te compartimos un ejemplo de factura de venta generada con Alegra:

Formato de factura de venta en Alegra

3. ¿Qué es el formato de una factura de venta?

El formato hace referencia a la manera en que está estructurada una factura de venta, lo cual afecta a su posterior tratamiento.

Existen varios tipos de formatos, los cuales varían según la empresa en donde se crean las facturas, el sector y el país en el que se desenvuelve dicha empresa, entre otros aspectos.

No obstante, se pueden definir dos formatos de facturas de venta fundamentales:

  • Facturas de venta con formato estructurado: pueden ser creadas de forma automática por un emisor para luego ser recibidas y tramitadas automáticamente por un receptor. Por ejemplo: archivos que utilizan el lenguaje XML, EDI (intercambio electrónico de datos), etc.
  • Facturas de venta con formato no estructurado: son imágenes, por lo que para ser recibidas y tramitadas por un receptor no se aplica un proceso automático si no que se debe acudir a una intervención manual o a un proceso de reconocimiento óptico de caracteres. Por ejemplo: archivos en formato PDF, facturas en papel que han sido escaneadas, etc.

Descubre cómo exportar tus documentos desde Alegra.

En los siguientes artículos encontrarás cómo generar facturas para las diferentes versiones de Alegra:

Si deseas volverte un experto utilizando Alegra, te recomendamos realizar el curso gratuito "Curso Introductorio de Alegra", donde obtendrás un certificado al finalizar el mismo.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.