Con Alegra Nómina, cada vez que completes el cálculo de un período de nómina, podrás contabilizar automáticamente las entradas de diario de cada empleado en Alegra Contabilidad. Esta automatización no solo te ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión y organización de tus registros contables, manteniendo tu nómina y tu contabilidad actualizadas en todo momento.
👉 Índice
- Crea una numeración para tus entradas de diario.
- Configura las cuentas contables.
- Contabiliza la nómina.
1. Crea una numeración para tus entradas de diario
La numeración es necesaria para que tus nóminas reciban un código único que permita identificarlas en tu contabilidad.
Sigue estos pasos:
1. En Alegra Contabilidad, dirígete al menú de “Configuración”, en la sección de “Numeraciones” haz clic en “Numeraciones Contables”.
2. Haz clic en “Nueva numeración”.
3. Completa la información para la numeración. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración contable”
- Tipo de entrada de diario: elige la opción de “Nómina”.
- Nombre: ingresa el nombre con el cual identificarás la numeración.
- Prefijo: este campo es alfanumérico.
- Número inicial: indica el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcas, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando se vayan a contabilizar tus nóminas.
📍 Nota: puedes crear una numeración de nómina para cada una de tus áreas (Administrativa, Ventas y Operativa) y así organizar mejor tu contabilidad.
2. Configura las cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”, en la sección de “Empresa” haz clic en “Configuración contable”.
2. Configura las cuentas contables que usarás para registrar los egresos de nómina en tu contabilidad. Observa los campos a configurar y su explicación.
📍 Nota: de manera automática se van a cargar los conceptos que hayas utilizado en los cálculos de nómina generados.
3. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
En el siguiente ejemplo se realizará la configuración de las cuentas contables para el área administrativa, sin embargo, el procedimiento es el mismo para las áreas de ventas y operativa. Observa:
✍️ Configuración contable
- Área a configurar: elige el área Administrativa, Ventas u Operativa.
- Numeración: corresponde a la que creaste en el paso anterior: Crea una numeración para tus entradas de diario.
- Secciones:
- Conceptos: selecciona en qué cuenta contable registrarás los egresos que generaste por el pago de ingresos, deducciones y pagos de tus empleados.
- Seguridad social: selecciona en qué cuenta registrarás los egresos que generaste por el pago de la seguridad social de tus empleados.
- Provisiones: activa la opción para seleccionar en qué cuentas contables registrarás las provisiones de regalía pascual y bonificación de tus empleados.
📍 Nota: las provisiones contabilizadas no son visibles en el recibo de pago, pero puedes revisarlas desde el archivo de Excel de resumen de tus nóminas.
3. Contabiliza la nómina
Después crear la numeración y configurar las cuentas contables para cada concepto de la nómina, podrás contabilizarla automáticamente.
📢 Importante: se generará una entrada de diario por cada uno de tus empleados.
Por ejemplo: si tienes 20 empleados, se crearán 20 entradas de diario respectivamente.
Sigue estos pasos:
1. En tu cuenta de Alegra Nómina, dirígete al menú de “Nómina”.
2. Ubica el periodo que vas a contabilizar y en la columna de Acciones, haz clic en “Ver detalle”.
3. Haz clic en “Contabilizar” y luego confirma el proceso haciendo clic en “Contabilizar” nuevamente.
📍 Nota: el periodo de nómina debe estar calculado en su totalidad para que el botón de “Contabilizar” esté habilitado.
Observa:
Consulta las “Entradas de diario” generadas automáticamente en el menú de “Contabilidad” de tu cuenta de Alegra Contabilidad.
📢 Importante: Alegra Contabilidad y Alegra Nómina son soluciones independientes, por lo tanto, están sujetos a planes y precios independientes entre sí.
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