Alegra dispone de un catálogo de cuentas que puedes editar y modificar de acuerdo a las necesidades de tu empresa, además, vas a encontrar cuentas automáticas o cuentas regla, las cuales están diseñadas para soportar los registros contables que se generan cada vez que creas tus documentos.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar realiza una factura de venta. Dentro del registro contable se puede visualizar la cuenta cuentas por cobrar clientes que se asigna de manera automática en el documento generado”.
👉 Índice:
- Conoce las cuentas automáticas en Alegra.
- Diferencia entre el módulo de Bancos y el Estado de situación financiera.
- Importancia de registrar los anticipos en las secciones correctas.
1. Conoce las cuentas automáticas en Alegra
Estas cuentas se asignan de forma automática a los registros contables que se generan al crear documentos en la plataforma:
- Cuentas por cobrar a clientes.
- Cuentas por pagar a proveedores.
- Cuentas de efectivo o equivalente (bancos, caja y tarjetas de crédito).
- Cuentas de impuestos a favor o por pagar.
- Cuentas de retenciones a favor o por pagar.
- Cuentas de avances y anticipos entregados o recibidos.
- Cuentas de inventario y ajustes de inventario.
- Cuentas de costos o gastos.
- Cuentas de ingresos por ventas y cuentas de devoluciones.
- Cuentas de patrimonio: ganancias acumuladas, utilidad del ejercicio, pérdida del ejercicio, ajustes por saldos iniciales en bancos, ajustes por saldos iniciales en inventarios.
- Cuentas de ajustes y aproximaciones: ganancias por diferencia en cambio, pérdidas por diferencia en cambio, ajustes por aproximaciones decimales.
📢 Importante
- Evita hacer registros directamente en las cuentas automáticas desde los "Comprobantes contables" (entradas de diario, pólizas de ajuste, asientos contables, asientos manuales), ya que esto puede afectar la precisión de algunos reportes, por ejemplo: los reportes de ventas, administrativos, impuestos y retenciones. Es recomendable utilizar los módulos y documentos adecuados para el registro de estas cuentas, garantizando así la precisión y coherencia de tu información contable.
📌 Excepción: por el momento, las cuentas por cobrar son las únicas cuentas automáticas que pueden ajustarse desde comprobantes contables sin afectar la precisión de los reportes.
🔎 Conoce más en: Ajusta los saldos de tus documentos a través de comprobantes o asientos contables en Alegra.
2. Diferencia entre el módulo de Bancos y el Estado de situación financiera
La sección de "Bancos" en Alegra se nutre de los documentos que registras a través de la sección de "Ingresos", "Gastos" y de las transferencias bancarias, no de los comprobantes o asientos contables que se generan desde la sección de "Contabilidad". Por esta razón, si alguna vez encuentras diferencias entre los saldos de tus "Cuentas bancarias" y los valores reportados en el "Estado de situación financiera", debes verificar tus "Comprobantes contables", eliminar los que estén causando la diferencia y registrarlos desde las secciones correspondientes ("Ingresos", "Gastos" o transferencias bancarias).
Observa:
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🔎 Gestiona tus cuentas de Banco en Alegra.
3. Importancia de registrar los anticipos en las secciones correctas
Cada vez que registras un anticipo en "Ingresos" > "Pagos recibidos" (para anticipos de clientes) o "Gastos" > "Pagos" (para anticipos a proveedores), podrás relacionarlos posteriormente con las "Facturas de venta" o "Compra". Sin embargo, si registras el anticipo mediante un "Comprobante contable", aunque esto modifica el saldo contable de la cuenta, no permite relacionarlo con su respectiva factura ni será visible en la ficha del contacto correspondiente. Por lo tanto, debes registrar los anticipos desde las secciones y documentos indicados para facilitar el seguimiento y la correcta asignación de estos a tus transacciones de venta o compra.
Observa:
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