Alegra cuenta con un catálogo de cuentas que puedes editar y modificar de acuerdo a la necesidades de tu empresa, dentro de ese catálogo van a encontrar cuentas automáticas o cuentas regla, es decir, cuentas que están creadas para tener un comportamiento automático y específico según el registro de algunos documentos.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar realiza una venta, para soportarla genera una factura de venta. Dentro del asiento contable se puede visualizar la cuenta cuentas por cobrar clientes que se asigna de manera automática en el documento generado.”
En Alegra se recomienda no afectar las cuentas reglas desde un comprobante contable o tambien denominado (Entradas de diario, Pólizas de ajuste, Asientos contables, Asientos manuales, Accounting document según la versión), ya que el registro alimentará correctamente la contabilidad de los Estados Financieros pero no los reportes administrativos asociados a la cuenta determinada.
A continuación te mostraremos las cuentas contables que se recomienda no utilizar en comprobantes contables y los reportes que alimentan:
- Cuentas por cobrar clientes (y sus auxiliares): los reportes que se alimentan de esta cuenta son el Reporte de cuentas por cobrar y Reportes de ventas (Ventas generales, Ventas por ítems, Ventas por clientes, Ventas por vendedor y Ventas diarias).
- Cuentas por pagar proveedores (y sus auxiliares): los reportes que se alimentan de esta cuenta son el Reporte de cuentas por pagar o el Reporte de Compras. Conoce el proceso para cerrar correctamente las facturas de compra sin pago.
- Cuentas de efectivo o equivalente (Bancos, caja o tarjetas de crédito): los reportes que se alimentan de esta cuenta son el Reporte de Transacciones y el módulo de Bancos.
📢 Importante: cuando se registra una transacción en la cuenta de efectivo o equivalentes desde un comprobante contable afectará la contabilidad de la cuenta. Sin embargo, el saldo real de la cuenta no será el mismo en el del módulo de bancos que en el Estado de situación financiera, ya que el módulo de Bancos se alimenta de los comprobantes de ingreso, egreso y transferencias bancarias, y no con los comprobantes contables.
- Cuentas de Impuestos a favor o por pagar y Retenciones a favor o por pagar (y sus auxiliares): los reportes que se alimentan de esta cuenta son el Reporte de Impuestos y retenciones y el Reporte detallado de impuestos. Descubre cómo cruzar saldos de impuestos.
- Cuentas de avances y anticipos entregados o recibidos (y sus auxiliares): los reportes que se alimentan de esta cuenta son el Estado de cuenta cliente. Aprende cómo registrar los anticipos de tus clientes y a registrar los anticipos entregados a tus proveedores.
📢 Importante: cuando se afecta la cuenta de avances y anticipos en un comprobante contable, no se va a ver afectado el saldo de Anticipos recibidos o Anticipos entregados que se puede visualizar desde el contacto.
Aquí podrás ver algunos ejemplos de las diferencias entre las cuentas contables y reportes que se puedes ocasionar al utilizar los comprobantes contables:
- Diferencia entre el módulo de Bancos y el Estado de situación financiera.
- Diferencia entre el reporte de cuentas por cobrar y el Estado de situación financiera.
1. Diferencia entre el módulo de Bancos y el Estado de situación financiera.
Una vez generas un comprobante contable con la cuenta efectivo o una equivalente, se genera una diferencia en los saldos, observa:
Si necesitas realizar un ajuste en cuentas de efectivo o equivalente, puedes ingresar al modulo de Bancos y seleccionar la opción de "Registrar ingresos" o "Registrar gastos". Aprende a gestionar tus cuentas de Banco.
2. Diferencia entre el reporte de cuentas por cobrar y el Estado de situación financiera.
Cuando se genera un comprobante contable con la cuenta por cobrar a clientes también se genera una diferencia entre reportes, observa:
Si necesitas realizar un ajuste o cerrar una cuenta por cobrar, puedes ingresar a la factura correspondiente y utilizar la opción de "Cierre sin pago". Descubre cómo cerrar facturas de venta sin pago.
Te sugerimos que realices los registros de estas cuentas utilizando los módulos y documentos adecuados. De esta manera, podrás obtener reportes con información completa e información integrada.
Conoce los diferentes reportes inteligentes en Alegra.
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