Conceptos claves para emitir tu Nómina Electrónica en Alegra Colombia

Con la publicación de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN reglamentó la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, para todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en una cuenta que se deriva de una vinculación laboral.

Al momento de calcular la nómina de tus empleados debes tener en cuenta una serie de conceptos que te permitirán realizar su emisión de forma correcta. A continuación te explicamos cada uno de ellos.

Importante: Antes de realizar el cálculo de tu nómina debes registrar en el sistema cada uno de los empleados de tu empresa, puedes hacerlo uno a uno o importarlos de forma masiva. Luego debes crear la numeración, concepto de devengado y deducciones que usarás para emitir la nómina electrónica.

En el siguiente vídeo te explicamos paso a paso como realizar este proceso:

Conceptos claves para emitir la Nómina Electrónica:

ID empleado: es el número que usas para identificar a tus empleados en el sistema.

Método de pago: se refiere a la forma como pagas la nómina de tus empleados. Puedes elegir entre efectivo y transferencia bancaria.

Fecha de pago de nómina: son las fechas cuando realizaste el pago de la nómina.

Fecha inicial de liquidación: es la fecha cuando comienzas a contar los días que incluirás en el pago de tu nómina. Por ejemplo, si pagas la nómina de forma quincenal, el primer pago lo realizas tomando en cuenta los días trabajados entre 1 y 15 de cada mes, por lo que la fecha inicial de liquidación en este caso sería el día 1.

Fecha final de liquidación: es la fecha cuando terminas de contar los días que incluirás en el pago de tu nómina. Por ejemplo, si pagas la nómina de forma quincenal, el primer pago lo realizas tomando en cuenta los días trabajados entre 1 y 15 de cada mes, por lo que la fecha final de liquidación en este caso sería el día 15.

Devengado: se le conoce como el salario total que percibe un empleado del periodo establecido en su contrato laboral.

Antes de configurar este concepto, debes tener en cuenta que existen 40 tipos de devengados, por lo que debes seleccionar solo los que se ajusten a la situación laboral de tus empleados. A continuación te mostramos los más usados:

  • Salario básico
  • Horas extras
  • Comisiones
  • Recargos nocturnos
  • Recargos dominicales y festivos
  • Comisiones
  • Auxilio de transporte
  • Viáticos

Importante: si deseas incluir un devengado que está constituido por horas o días, debes detallar su valor y cantidad. Por ejemplo, en el caso de las Horas Extras, debes especificar su valor monetario y la cantidad de horas que trabajó el empleado.

Deducciones: se conocen como los valores que se descuentan del salario devengado del trabajador, entre los cuales tenemos:

  • Seguridad social del trabajador: 4% aportes de Salud y 4% aportes de Pensión
  • Libranzas
  • Embargos judiciales
  • Cuotas por sindicatos
  • Créditos con el empleador
  • Aportes al fondo de solidaridad personal

Nota: al momento de aplicar deducciones ten en cuenta lo siguiente:

  • No todas las deducciones son obligatorias y aplican a todos los trabajadores por igual.
  • Las empresas no pueden descontar del salario de sus empleados valores que no estén autorizados por el trabajador o por una ley competente.
  • En algunas deducciones debes detallar la cantidad (horas o días).

Cuando termines el cálculo de la nómina, ya estarás listo para configurar la información de tus empleados en Alegra.

Si deseas conocer más sobre como preparar tu Nómina Electrónica, te recomendamos ver el siguiente Alegra Live, donde explicamos los conceptos claves para emitir este documento: 

 
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