En el ámbito de la gestión empresarial, la generación de facturas es una tarea fundamental. Las facturas de venta ordinarias son documentos esenciales para documentar tus transacciones comerciales.
Por ejemplo: "Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta de sus artículos, debe emitir a sus clientes una factura ordinaria que respalde la transacción, en esta se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En este artículo, conocerás cómo crear una factura de venta ordinaria en Alegra Facturación y algunas otras generalidades sobre esta que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
👉 Índice:
1. Pasos para crear una factura ordinaria
Puedes generar tus facturas cuando se entregan bienes o se prestan servicios, en Alegra el proceso de creación de facturas es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a "Alegra Facturación" y haz clic en el menú "Documentos".
2. Selecciona la opción "Facturas" y haz clic en el botón "Nueva factura".
3. Completa los campos del formulario. Más adelante podrás ver su explicación.
4. Haz clic en "Guardar" para crear tu nueva factura.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario.
Datos generales
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha de creación: es la fecha en la que se crea la factura ordinaria.
- Forma de pago: es la manera en que se realizará el desembolso del dinero.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si elegiste "Vencimiento manual" como plazo de pago, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
Configuración de impuestos
- Retención IRPF: corresponde al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, cuando se selecciona actúa como una retención individual que podrás activar o desactivar para cada producto o servicio.
- Recargo de equivalencia: es un régimen especial de IVA para pequeños empresarios que se dedican a la venta minorista de determinados productos, cuando se activa actúa como un impuesto por lo que se suma al valor total del ítem.
Productos y/o servicios
- Nombre: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio a facturar.
- Descuento: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Agregar producto o servicio: incluye más productos o servicios en tu factura.
Retenciones: aplica retenciones sobre el valor total por cobrar de la factura.
Notas: agrega comentarios para aclarar datos de la factura.✏️ Recuerda: en la parte superior de la factura encontrarás los íconos para más ajustes, guardar la factura y opciones adicionales.
A. Gestiona tu factura
Después de crear y guardar tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del cliente, los productos o servicios vendidos, o cualquier otro detalle de la factura.
- Imprimir: genera el comprobante físico de la factura.
- Enviar por correo: envía la factura directamente a tu cliente por correo electrónico.
-
Anular: si te has equivocado al generar la factura o si la transacción comercial no se llevó a cabo.
📌 Nota: anular la factura no significa eliminarla de Alegra, simplemente la cancela y la marca como anulada para mantener un registro preciso de tus ventas.
- Descargar: exporta el documento de la factura en formato pdf.
2. Administra tus facturas
En Alegra Facturación dispones de una visión general de todas tus facturas, podrás acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizar el desempeño de tu negocio, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus ventas.
Alegra organiza tus facturas por número, cliente, fecha de creación, fecha de vencimiento, estado y valor total. Adicionalmente, encontrarás los siguientes íconos:
- Exportar: genera un archivo con la información de tus facturas en la fecha que desees.
- Filtrar: para realizar una busqueda específica de tus facturas.
- Nueva factura: para crear una nueva factura.
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