En el ámbito de la gestión empresarial, la generación de facturas es una tarea fundamental. Las facturas de venta ordinarias y simplificadas son documentos esenciales para documentar tus transacciones comerciales.
Por ejemplo: "Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta de sus artículos, debe emitir a sus clientes una factura ordinaria que respalde la transacción, en esta se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En este artículo, conocerás cómo crear facturas de venta ordinarias y simplificadas en Alegra y algunas otras generalidades sobre estas que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
👉 Índice:
- Aspectos generales sobre facturas ordinarias y simplificadas.
- Pasos para crear una factura ordinaria.
- Pasos para crear una factura simplificada.
- Impuestos y retenciones que podrás aplicar en tus facturas.
- Preguntas frecuentes.
1. Aspectos generales sobre facturas ordinarias y simplificadas
Las facturas ordinarias son documentos que sirven para certificar y registrar una transacción comercial, como la venta de un producto o la prestación de un servicio. Estos documentos contienen todos los detalles relevantes de la operación realizada, siendo esenciales para el control y seguimiento de las transacciones comerciales.
Por su parte, las facturas simplificadas son documentos que se utilizan en casos específicos, como en ventas inferiores a 400 euros y actualmente son empleados como sustitutos de los antiguos tickets de compra.
✏️ ¿En qué se diferencia una factura ordinaria de una simplificada?
- Las facturas simplificadas no incluyen los datos del receptor (cliente), solo del emisor (vendedor).
- Las facturas ordinarias proporcionan información más completa de la venta, como la descripción detallada de los productos vendidos o servicios prestados y el importe de los impuestos aplicados.
- Sobrepasar el límite de 400 euros (IVA incluido) determinará si se debe generar una factura ordinaria o simplificada.
2. Pasos para crear una factura ordinaria
La factura debe ser emitida cuando se entregan bienes o se prestan servicios, en Alegra el proceso de creación de facturas es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a "Alegra Gestión" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Factura ordinaria" y haz clic en el botón "Nueva factura ordinaria".
📍 Nota: en el campo "Tipo de factura" eligen "Ordinaria".
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Guardar" para crear tu nueva factura.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Personalizar opciones: desde este campo puedes activar otras opciones para tu factura, como "Moneda", "Bodega", "Lista de precios" o "Vendedor".
- Tipo de factura: selecciona si tu factura será "Ordinaria" o "Simplificada".
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha: es la fecha en la que se crea la factura ordinaria.
- Forma de pago: es la manera en que se realizará el desembolso del dinero.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si elegiste "Vencimiento manual" como plazo de pago, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Activar IRPF: corresponde al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, cuando se activa actúa como una retención individual para cada producto o servicio, por lo que afecta directamente al monto específico del ítem por facturar. Si se coloca más de 1 valor distinto de IRPF, estos se detallan por separado. Este campo solo es visible cuando el tipo de factura es "Ordinaria".
- Activar RE: corresponde al Recargo de equivalencia, es un régimen especial de IVA para pequeños empresarios que se dedican a la venta minorista de determinados productos, cuando se activa actúa como un impuesto por lo que se suma al valor total del ítem.
- Ítem:
- Buscar ítem facturable: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, puedes agregarlo de forma opcional.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio a facturar.
- Desc %: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
🔎 Descubre cómo crear nuevos impuestos en Alegra. - Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Agregar retención: se deducirá un porcentaje o una cantidad específica del valor total por cobrar de la factura. Este campo solo es visible cuando el tipo de factura es "Ordinaria".
- Agregar Albarán: puedes relacionar tu factura a un albarán preexistente.
- Términos y condiciones: donde señalas las reglas, políticas y disposiciones que rigen la venta y la relación contractual con tu cliente.
- Notas: de manera opcional, para añadir información adicional que no está directamente relacionada con la venta.
- Pie de factura: de manera opcional, podrás incluir información adicional y detalles importantes relacionados con la venta.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📢 Importante: desplegando el botón "Guardar" encontrarás otras opciones como "Guardar como borrador", "Guardar e imprimir", y "Guardar y enviar por correo".
3. Pasos para crear una factura simplificada
El proceso es igual a crear una factura ordinaria, sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra Gestión" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Factura ordinaria" y haz clic en el botón "Nueva factura ordinaria".
📍 Nota: en el campo "Tipo de factura" eligen "Simplificada".
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Guardar" para crear tu nueva factura.
Observa:
📢 Importante:
- Las facturas simplificadas solo se pueden utilizar en determinados casos, por ejemplo: en ventas al por menor o en servicios de hostelería y restauración, siempre que el importe total de la operación no supere los 400 euros (IVA incluido). En caso de superar este valor, será necesario emitir una factura ordinaria que cumpla con todos los requisitos establecidos por la normativa fiscal vigente.
- El límite de 400 euros se amplía hasta los 3.000 euros (IVA incluido) si se trata de una de las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor (también las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados).
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería prestados por restaurantes, bares, cafeterías, panaderías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
- Servicios prestados por discotecas y pubs.
- Servicios telefónicos mediante cabinas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Uso instalaciones deportivas.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
4. Impuestos y retenciones que podrás aplicar en tus facturas
A continuación encontrarás de manera breve los impuestos y retenciones más utilizados que deberás considerar a la hora de generar tus facturas ordinarias:
- Impuestos:
- IVA General - 21%.
- IVA Reducido - 10%.
- IVA Reducido - 5%.
- IVA Superreducido - 4%.
- IVA Tipo 0 - 0%.
- IVA Exento - 0%.
- Retenciones IRPF:
- IRPF General- 15%.
- IRPF Reducida - 7%.
- IRPF - 2%.
- IRPF - 1%.
- Recargo de equivalencia (RE):
-
21% - 5.2% RE.
-
10% - 1.4% RE.
-
4% - 0.5% RE.
-
5. Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos algunas preguntas comunes relacionadas con la creación de facturas ordinarias en Alegra:
- ¿Puedo editar las retenciones o impuestos luego de generar una factura ordinaria?
Sí, Alegra te permitirá editar una factura ordinaria, sin embargo, una vez haya sido generada no podrás anularla ni eliminarla, en su lugar deberás generar una factura rectificativa.
- ¿Puedo asociar más de un pago en mi factura ordinaria? ¿Qué pasa si mi cliente me paga en cuotas?
Sí, puedes asociar más de un pago en una factura ordinaria, especialmente si el cliente realiza el pago en cuotas o fraccionado.
- ¿Mi factura ordinaria puede estar en otra moneda aparte de euros? ¿Puedo mezclar distintos tipos de monedas?
No existe una restricción legal que impida que una factura se emita en otra moneda distinta al euro, siempre y cuando ambas partes (el proveedor y el cliente) estén de acuerdo y acepten la moneda utilizada. En cuanto a mezclar distintos tipos de monedas en una misma factura, en Alegra solo está disponible el uso de un solo tipo de moneda por factura, ya que podría generar complicaciones en la contabilidad y en la comprensión de los importes por parte del cliente.
🔎 Conoce cómo realizar transacciones en diferentes monedas.
- ¿Existe un límite de cuántos albaranes pueden ser agregados en una factura ordinaria?
No existe un límite específico en cuanto a la cantidad de albaranes que se pueden agregar a una factura. El número de albaranes que se incluyan en una factura puede variar según la naturaleza del negocio y la relación comercial con el cliente.
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