En el ámbito de la gestión empresarial, la generación de facturas es una tarea fundamental. Las facturas rectificativas se utilizan para modificar o anular facturas ordinarias o simplificadas que contengan imprecisiones o que hayan sido generadas con información incorrecta.
Por ejemplo: “La empresa ejemplar le facturó un par de zapatos a su cliente Juan y en el proceso comete errores en la cantidad y precio del producto. El cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto, la empresa emite una factura rectificativa para anular la operación y tramitar una nueva factura”.
En este artículo, conocerás cómo crear tus facturas rectificativas en Alegra y algunas otras generalidades sobre estas que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
👉 Índice:
- Aspectos generales sobre las facturas rectificativas.
- Crea la factura rectificativa desde el menú de "Ingresos".
- Crea la factura rectificativa desde una factura.
- Preguntas frecuentes.
1. Aspectos generales sobre las facturas rectificativas
Las facturas rectificativas son documentos que se emiten para corregir o anular una factura ordinaria o simplificada.
Algunos motivos para emitir una factura rectificativa son errores en los datos, cálculos incorrectos, falta de información o errores en el cálculo del IVA. Se debe corregir el importe dentro de los cuatro años desde la fecha de devengo. Siempre que creés estos documentos, asegúrate de incluir todos los datos para identificar la factura original, el motivo de la emisión, y que sea claramente identificada como rectificativa con una numeración diferente.
Las facturas rectificativas también se utilizan para ajustar la base imponible del IVA, en este orden de ideas, podrás emitir este tipo de facturas para corregir el cálculo incorrecto del IVA o para recuperar el IVA de facturas impagadas.
2. Crea una factura rectificativa desde el menú de "Ingresos"
La factura rectificativa debe ser emitida cuando se detectan inexactitudes en la factura ordinaria o simplificada, en Alegra este proceso es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a "Alegra Gestión" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Factura rectificativa" y haz clic en el botón "Nueva factura rectificativa".
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: haz clic en la opción “Crédito a facturas” y allí seleccionas la factura que deseas rectificar.
4. Haz clic en "Guardar" para crear tu factura rectificativa.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura rectificativa”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura rectificativa, recuerda que debes relacionar el mismo contacto de la factura (original) que vas a corregir.
- Fecha de emisión: es la fecha en la que se crea la factura rectificativa.
- Motivo: aquí debes sustentar la causa de la rectificación.
- Notas: de manera opcional, para añadir información adicional que consideres necesaria.
- IRPF aplicado: corresponde al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, cuando se activa actúa como una reversión de la retención aplicada a cada producto o servicio en la factura.
- RE aplicado: corresponde al Recargo de equivalencia, es un régimen especial de IVA, cuando se activa actúa como una reversión del impuesto aplicado a cada producto o servicio en la factura.
- Ítem: se importarán los productos o servicios de la factura una vez diligencies el campo "Crédito a facturas".
- Hay devolución de dinero: indica la devolución de dinero que aplica.
- Crédito a facturas: selecciona la factura que vas a rectificar y en el campo “Monto” indica el valor total a rectificar o a descontar.
📢 Importante:
- La normativa nos indica que la emisión de la factura rectificativa deberá efectuarse "tan pronto como el obligado a tramitarla tenga constancia de las circunstancias" que obligan a su emisión, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto afectado.
- Los valores diligenciados en el formulario de la factura rectificativa deben concordar con los valores de la factura ordinaria o simplificada, esto implica tener en cuenta las retenciones, impuestos, descuentos, subtotales y base imponible.
- El estado de la factura ordinaria o simplificada al momento de detectar que se ha aplicado una factura rectificativa será el de "Anulada".
- En el campo "Crédito a facturas" solo se debe agregar una factura por cada factura rectificativa, es decir, si deseas anular dos facturas se deberán crear dos facturas rectificativas.
- Para que te aparezca el número de factura correspondiente en la sección de "Crédito a facturas", la factura ordinaria o simplificada debe estar en estado "Por cobrar".
3. Crea la factura rectificativa desde una factura
Desde la factura ordinaria o simplificada que desees anular también puedes aplicar una factura rectificativa. Haz lo siguiente:
1. Ingresa a "Alegra Gestión" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Factura ordinaria" y haz clic en el botón "Ver detalle" de la factura que quieres rectificar.
3. Haz clic en en botón "Más acciones" y luego "Aplicar factura rectificativa".
4. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: haz clic en la opción “Crédito a facturas” y allí seleccionas la factura que deseas rectificar.
5. Haz clic en "Guardar" para crear tu factura rectificativa.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
4. Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos algunas preguntas comunes relacionadas con la creación de facturas rectificativas en Alegra:
- ¿Puedo editar las retenciones o impuestos luego de emitir mi factura rectificativa?
Por el momento no es posible Editar, Anular o Eliminar una factura rectificativa una vez sea guardada.
- ¿Puedo rectificar una factura de un cliente distinto al de la factura original?
No es posible rectificar el contacto de una Factura Ordinaria. El proceso debe ser anular la factura original para luego emitir una nueva factura con el contacto correcto. Otra opción es editar la Factura Ordinaria y modificar el contacto al deseado.
- ¿Puedo agregar o eliminar ítems en mi Factura Rectificativa?
Por el momento las facturas rectificativas desempeñan el flujo de anulación, por lo que, al seleccionar la factura a rectificar, se traerán automáticamente los ítems de la factura original sin opción de "Añadir" o "Eliminar".
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