Consulta, acepta o rechaza tus comprobantes electrónicos en el buzón de correo de Alegra Contabilidad - Colombia

Alegra Contabilidad cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos y además realizar el proceso de aceptación o rechazo de los mismos ante la DIAN.

Una parte importante del proceso de Facturación Electrónica en Colombia es la aceptación rechazo de los comprobantes electrónicos. En Alegra Contabilidad puedes recibir tus documentos electrónicos desde el buzón de recepción. Ver más.

¿Cuándo debo aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos?

Para el caso de las facturas de proveedor tienes la opción de Aceptar cuando hayas revisado los datos de la factura electrónica y estés conforme con estos, en caso contrario deberás Rechazarla y pedir al proveedor que vuelva a enviar la factura con los cambios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de correo la factura de compra electrónica de su proveedor y al revisarla se da cuenta de que hay errores en los productos facturados, razón por la cual decide rechazar la factura y pedir a su proveedor que haga los cambios y la envíe de nuevo".

Si aún no tienes configurado tu buzón de comprobantes, consulta este artículo para saber cómo.

Recepción de comprobantes

Alegra Contabilidad cuenta con 2 opciones dentro de este menú:

  • Documentos electrónicos: aquí encuentras todos los documentos electrónicos válidos que son aquellos que contienen un archivo XML de tipo Attached Document*
    *El XML de tipo Attached Document es un documento adjunto que contiene la información de la factura y la respuesta de la DIAN.
  • Buzón de correoaquí encuentras todos los correos recibidos en tu buzón.


Consulta tu buzón de correo

Puedes consultar el buzón siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en menú "Gastos".

 2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes"

 3. Haz clic en el recuadro "Buzón de correo" para consultar todos los correos recibidos.

Así:

consulta buzon correo ayuda alegra col

En el buzon podrás ver el detalle de cada correo,  y aplicar filtros para ubicarlos más rápido.

buzon gestionar ayuda alegra col

Sigue estos pasos para aceptar o rechzar tus documentos electrónicos

1. Genera el acuse de recibo: 

1. Haz clic en menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".

3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos" para consultar los documentos recibidos.

4. Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en "Generar acuse de recibo".

5. Completa el formulario con los datos de la persona que recibió la factura.

6. Haz clic en "Generar acuse" para guardar la información.

Así:

aceptar factura buzon ayuda alegra col

2. Confirma la recepción del bien o servicio:

1. Haz clic en menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".

3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos".

4. Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en la opción "Confirmar recepción del bien o servicio". 

5. Completa el formulario con los datos de la persona que verificó la información de la factura.

6. Haz clic en "Si" para guardar la información.

Así:

c recepcción factura buzon ayuda alegra col

3. Acepta o rechaza los documentos electrónicos:

1. Haz clic en menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".

3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos".

4.Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en "Aceptar"  o "Rechazar"  según sea el caso.

5. En el cuadro emergente haz clic en "Si" para confirmar la acción.

Así:

aceptación factura buzon ayuda alegra col

En la sección de acciones rápidas también podrás:

  • Registrar comprobante: convierte el archivo XML en una factura de proveedor en Alegra. Ver más.
  • Ver correo original: consulta los detalles del correo.
  • Descargar archivos asociados: descarga a tu computador el XML del documento.
  • Eliminar: elimina el documento.
aaciones rápidas buzón de correo ayuda alegra col
Importante: 
  • De acuerdo al inciso 3 artículo 773 del Código de Comercio modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013, si pasan tres (3) días continuos después de la recepción de la factura y ésta no ha sido rechazada o aceptada, se entenderá como una Aceptación tácita del documento y no podrá ser afectada con notas de crédito.
  • Los usuarios que no son facturadores electrónicos o que están asociados a un  proveedor tecnológico diferente a Soluciones Alegra S.A.S. recibirán en el buzón sus facturas de compra y las podrán pasar a facturas de proveedor, pero no podrán enviar respuesta a la DIAN con los eventos (acuse, confirmación,aceptación o rechazo).
  • Para poder hacer uso de todas las opciones de esta función debes ser facturador electrónico y tener asociado a Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico. Ver más.

Si deseas conocer los pasos para habilitarte cómo facturador electrónico o cómo cambiar tu proveedor tecnológico, te recomendamos consultar este artículo.

 

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