Crea e importa nuevos contactos en Alegra - México

• Nombre: nombre de la persona física o moral. Debe coincidir con el nombre que se encuentra en la constancia de situación fiscal, además, debe ir en mayúsculas. 
  • Persona física: se debe colocar el nombre, primer y segundo apellido.
    Ejemplo: JUAN SÁNCHEZ GUTIÉRREZ.
  • Persona moral: se debe colocar la denominación o razón social registradas en el RFC. Es necesario eliminar el régimen capital (SA de CV, S de RL de CV, etc.). 
    Ejemplo: JOYERÍA ESTRELLA DE ORO.
• Regímenes fiscales: corresponde a los regímenes fiscales a los cuales pertenece la persona física o moral.
• Dirección (Código postal, Colonia, Calle, Exterior, Interior, Estado, Municipio / Delegación, Localidad): indica la dirección del contacto. Algunos de estos campos también se completan de manera automática mediante la función de “Autocompletar”.

Información de contacto: ingresa el correo electrónico, número de celular, hasta dos números telefónicos y las personas asociadas al contacto.

Información comercial:

• Límite de crédito (para clientes): define el monto máximo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo cliente.
• Plazo de pago (para clientes): define cuánto tiempo tendrá tu cliente para pagar sus compras a crédito.
• Lista de precios (para clientes): el sistema asociará el precio de acuerdo con la lista a la que esté vinculado el cliente. 🔎 Crea listas de precios en Alegra.
• Vendedor (para clientes): selecciona el vendedor que deseas asociar al cliente. 🔎 Crea y administra tus vendedores en Alegra.
• Uso CFDI: selecciona el uso que tu contacto le dará a las facturas.
• Método de pago: selecciona el método de pago utilizado por tu cliente.
• Forma de pago: selecciona una forma de pago por defecto para tu cliente.
• Tipo de operación (para proveedores): permite identificar el tipo de operación bajo la que se encuentra este contacto.

Configuración para Contabilidad: elige las cuentas por cobrar y por pagar para registrar las transacciones en tu contabilidad.

Comentarios: introduce observaciones o notas importantes sobre tu contacto.

Incluir estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.

2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos

Para este caso, el contacto se creará desde una factura de venta, sin embargo, el proceso es el mismo en cualquier documento. Por ejemplo: facturas de proveedores, pagos, cotizaciones, entre otros.

Observa:

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3. Importa tus contactos de forma masiva

Observa:

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📢 Importante

• Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
• La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
• Puedes importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
• Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
• Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. 
  Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.

✏️ Validación de errores en tiempo real

Si durante el proceso de actualización, algún dato no cumple con las validaciones requeridas, se mostrará en la barra lateral el indicativo de la cantidad de errores:

Observa:

Los datos que se muestren en amarillo indican que hay información duplicada. Por otro lado, los datos resaltados en rojo indican errores que deben corregirse para poder actualizar la información.

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B. En línea

Observa:

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4. Gestiona y administra tus contactos

Puedes explorar “Todos” tus contactos o filtrarlos por “Clientes” y “Proveedores”. Esta organización te permite consultar el nombre, la identificación, el número de teléfono y tipo de contacto. También contarás con diversas acciones específicas para gestionarlos.

Observa:

📝 Acciones

• Más acciones: importa o exporta tus contactos en un archivo de Excel, así como las personas asociadas.
• Nuevo contacto: para crear un nuevo contacto.
• Papelera: encuentra tus contactos eliminados y restáuralos fácilmente.
• Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus contactos de acuerdo con su:
  • Estado: activos o inactivos.
  • Tipo: cliente o proveedor.
  • Teléfono: número telefónico.
• Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.
• Otras opciones:
  • Ver detalle: consulta los datos y el resumen de tu contacto.
  • Desactivar: al desactivarlo, no podrás asociarlo en ningún documento.
  • Eliminar: es posible eliminar un contacto aunque tenga documentos asociados, excepto en los casos en los que tenga facturas de ventas frecuentes o pagos recurrentes vinculados. En esos casos, el sistema te mostrará una notificación, y no se podrá eliminar.

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