Los reportes de entrega u órdenes de servicio son documentos provisionales que pueden realizarse antes de elaborar las facturas de venta.
Un reporte de entrega sirve para respaldar la entrega de mercancía a un cliente. Por otro lado, una orden de servicio sirve para respaldar la prestación de un servicio.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar le entrega una parte del pedido de zapatos a su cliente Alejandra Gómez y para soportar esta entrega, elabora un reporte de entrega donde indica la cantidad entregada. Cuando se efectúe el envío de la mercancía restante, este reporte de entrega será incluido en la factura que soporta la venta total".
Con la app móvil de Alegra puedes crear tus reportes de entrega y luego convertirlos en facturas de manera muy sencilla.
Nota: los reportes de entrega no generan movimientos en el inventario, en las categorías de venta ni en las cuentas por cobrar. Son simplemente documentos informativos, en donde se indica las cantidades que han salido del inventario de forma física y que luego han sido entregadas al cliente sin ser facturadas.
Crea reportes de entrega en la app móvil de Alegra
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la "app móvil de Alegra" desde tu teléfono móvil.
2. Haz clic en el menú "Reportes de entrega".
3. Haz clic en el símbolo “más” (+) ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Para finalizar, haz clic en “Guardar”.
Observa:
Formulario Nuevo Reporte de entrega
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
- Tipo de documento: elige si el documento que deseas generar es un reporte de entrega o una orden de servicio.
- Contacto: selecciona la persona que recibirá los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: elige la fecha de elaboración y de vencimiento del reporte de entrega.
- Bodega: elige la bodega en la que se encuentra el producto que agregarás al documento.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar el reporte de entrega.
- Asociar vendedor: elige el vendedor que deseas asociar al documento. Conoce cómo crear y administrar tus vendedores en Alegra.
- Agregar producto y servicio: si seleccionas esta opción, se te mostrará una lista con los productos y servicios que tienes creados en el sistema. Debes seleccionar los productos o servicios que desees incluir en el documento.
Una vez que hayas establecido la cantidad del producto y los demás datos, debes hacer clic en el botón "Guardar" para agregar el producto al reporte de entrega. - Ver más opciones:
- Notas: agrega notas visibles en el documento.
- Observaciones/Comentarios: agrega comentarios y observaciones en el reporte de entrega.
Una vez creado tu documento, tendrás las opciones de: Editar, Eliminar y Facturar.
Si deseas convertir tu reporte de entrega en una factura, debes seleccionar la opción "Facturar", verificar la información y luego hacer clic en "Guardar" para generar la factura:
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