La funcionalidad de tipos de pólizas contables y sus numeraciones te permite organizar y llevar un control de la contabilidad en tu negocio. Además, podrás identificar fácilmente las pólizas de ajustes contables provenientes de saldos iniciales, ajustes, depreciaciones, cierres sin pago, legalización de anticipos, nómina, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea organizar la contabilización de su nómina, razón por la cual crea un tipo de póliza contable llamado "Nómina" y a su vez crea una numeración para cada tipo de departamento al que pertenece esa operación de nómina, los cuales pueden ser "Nómina administrativa" o "Nómina de ventas".
En Alegra podrás asociar una o varias numeraciones a un mismo tipo de póliza contable de forma fácil y rápida.
Nota: esta funcionalidad se activará de forma progresiva en todas las cuentas de Alegra. 🚀
👉¿Qué deseas realizar?
1. Configurar los tipos de pólizas contables en Alegra.
2. Crear las numeraciones para tipos de pólizas contables.
3. Crear tipos de pólizas y numeraciones desde una póliza de ajuste contable.
4. Gestionar los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de pólizas contables.
1. Configura los tipos de pólizas contables en Alegra
Los tipos de pólizas contables te permiten clasificar y ordenar los registros contables de tu empresa.
Sigue estos pasos para configurarlos:
1. Inicia sesión en "Alegra" y haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Tipos de Pólizas Contables".
3. Haz clic en el botón "Nuevo tipo de póliza".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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- Código: este campo es alfanumérico, ingresa un código para identificar el tipo de póliza contable. No se debe crear más de un tipo de póliza con el mismo código.
- Nombre: ingresa el nombre del tipo de póliza contable.
Los siguientes tipos de pólizas contables vienen creados de forma automática en el sistema, tanto para cuentas antiguas como para las cuentas nuevas creadas después del 21/08/2023. Estos tipos de pólizas contables no podrás eliminarlos ni desactivarlos:
Nota: los tipos de pólizas contables de "Avances y anticipos", y de "Ajuste por cierre sin pago" no se mostrarán como elegibles al momento de realizar una póliza de ajuste contable, ya que estos registros se generan de forma automática desde la factura de venta o de compra.
Adicional, las cuentas nuevas creadas después del 21/08/2023 traerán configurados los siguientes tipos de pólizas contables, los cuales podrán ser desactivados o eliminados si así lo deseas:
2. Crea las numeraciones para tipos de pólizas contables
Podrás crear las numeraciones para clasificar la información de las pólizas de ajustes contables de acuerdo a las operaciones de la compañía, solo debes seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Numeraciones contables".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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Formulario "Nueva numeración contable"
- Tipo de póliza contable: selecciona el tipo de póliza contable que deseas utilizar.
- Nombre: ingresa el nombre de la numeración.
- Prefijo: este campo es alfanumérico.
- Número inicial: indica el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear tu documento, debe existir al menos una numeración preferida.
Ten en cuenta que también podrás crear un tipo de póliza contable desde la creación de una numeración, solo debes desplegar las opciones del campo "Tipo de póliza contable" y hacer clic en "Nuevo tipo de póliza contable".
Observa:
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¿Se puede editar una numeración en una póliza de ajuste contable ya registrada?
Sí, las pólizas de ajustes contables que poseen la opción de "Editar", permiten que se cambie la numeración sin problemas. Al hacerlo, el consecutivo de la numeración usada anteriormente se pierde, ya que no volverá a utilizarse.
¿Qué ocurre con la numeración cuando elimino una póliza de ajuste contable?
El uso de las numeraciones es completamente automático, por lo que una póliza de ajuste contable eliminada, conlleva a que la numeración no se vuelva a utilizar. La nueva póliza de ajuste contable que posea esta numeración, seguirá su consecutivo automático con normalidad.
Nota: cuando una numeración se utiliza en una póliza de ajuste contable no podrá eliminarse, pero sí desactivarse.
3. Crear tipos de pólizas y numeraciones desde una póliza de ajuste contable
También podrás crear tipos de pólizas o numeraciones directamente desde una póliza de ajuste contable, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Póliza de ajuste contable".
3. Haz clic en el botón "Nueva póliza de ajuste contable".
4. Selecciona la opción "Nuevo tipo de póliza contable" o "Nueva numeración" según lo que necesites crear.
5. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
6. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
4. Gestiona los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de pólizas contables y numeraciones
Podrás configurar el nivel de acceso que tendrá un usuario limitado para el manejo de los tipos de pólizas contables y numeraciones, otorgando permisos como por ejemplo: agregar, editar, eliminar, activar o desactivar.
Sigue estos pasos para activar estos permisos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Empresa" y haz clic en la opción "Usuarios".
3. Crea un nuevo usuario y configura su nivel de acceso o selecciona uno ya existente para gestionar sus accesos haciendo clic en el botón "Editar" ubicado en la columna de acciones.
4. Activa o desactiva los permisos que veas necesarios y luego haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
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📌Si un usuario limitado carece del permiso "Ver listado" en Tipos de pólizas contables y numeraciones, al querer realizar registros como "Aplicar anticipos", "Cerrar sin pagos" o "Ajustes por diferencia en tipo de cambio", se registrará la póliza contable bajo la numeración establecida como preferida del tipo de póliza contable correspondiente.
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