En el buzón electrónico de Alegra tienes la posibilidad de recibir las facturas emitidas por tus proveedores y convertir fácilmente los archivos XML en facturas de compra. Además, podrás llevar a cabo el proceso de aceptación o rechazo ante la DIAN.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de recepción de comprobantes las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores, allí puede revisarlas y rápidamente convertirlas en facturas de compra".
📢 Importante:
- Recuerda configurar tu buzón electrónico para registrar las facturas de compra.
- Para convertir tus facturas y gestionar los eventos de "Acuse", "Aceptación" o "Rechazo", es indispensable que el archivo XML sea de tipo Attached Document*, de lo contrario, no sería posible reconocerlas desde la sección de "Documentos electrónicos".
Cómo reconocerlo desde el XML:
- Puedes verificar los archivos adjuntos de tus facturas en la sección "Buzón de correo".
Crea las facturas de proveedor a partir del XML recibido
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes" y haz clic en la opción "Documentos electrónicos".
3. Ubica la factura que deseas registrar y haz clic en la opción "Registrar comprobante" desde la barra de acciones.
4. Verifica la información del XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en la parte superior verás la información general extraída del XML.
5. Haz clic en el botón "Guardar" para registrar la factura en el sistema.
A continuación te explicamos los campos de este formulario:
- Número: es el número de la factura de compra, este será completado de forma automática con la información del XML.
- Proveedor: selecciona el proveedor, si este no está creado en el sistema puedes hacerlo directamente desde el formulario.
- Creación: es la fecha en que se crea la factura de compra, se completa de forma automática.
- Vencimiento: es la fecha de vencimiento establecida por el proveedor para el pago de la factura, se completa de forma automática.
- Producto XML: es el concepto facturado, se completa de forma automática.
- Concepto: elige el producto facturado o la cuenta contable según el caso, si no existe, puedes crearlo desde el formulario.
- Precio: es el precio al que adquieres el producto o servicio, (automático).
- Desc %: descuento en el precio otorgado por el proveedor, (automático).
- Impuesto: es el impuesto asociado a los productos comprados, (automático). Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Cantidad: es la cantidad de productos adquiridos, (automático).
- Observaciones: indica información adicional del producto o servicio.
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