Crea tus facturas de proveedor a partir del XML en Alegra Contabilidad - Colombia

Alegra Contabilidad cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos y realizar el proceso de aceptación o rechazo de los mismos ante la DIAN, también puedes convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de recepción de comprobantes las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores, allí puede revisarlas y rápidamente convertirlas en facturas de proveedor".

En Alegra Contabilidad puedes crear con un solo clic las facturas electrónicas de compra que te envían tus proveedores al buzón de correo.

Importante: Todos los correos que recibas aparecerán en la opción "Buzón de correo" pero solo los correos que contengan un archivo XML de tipo Attached Document* aparecerán en la opción "Documentos electrónicos" y se les podrá asociar un evento (Aceptar, Rechazar o Acusar).

Para registrar tus facturas electrónicas de proveedor primero debes configurar tu buzón electrónico. Conoce cómo aquí.

 

Crea las facturas de proveedor a partir del XML recibido

1. Haz clic en el menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".

3. Haz clic en la opción "Documentos electrónicos"

4. Ubica la factura que deseas registrar en Alegra y en la barra de acciones haz clic en la opción "Registrar comprobante".

5. Selecciona el proveedor o créalo en el sistema si aun no lo tienes registrado.

6. Asocia la información del XML al formulario. Más adelante puedes ver su explicación.

7. Haz clic en el botón "Guardar" para crear la factura en el sistema 

Así:

FP desde XML

En la parte superior verás la información general extraída del XML que te envió tu proveedor, así: 

Formulario nueva factura de proveedor desde archivo XML:

A continuación te explicamos los campos de este formulario:

  • Proveedor: selecciona el proveedor, si este no está creado en el sistema puedes hacerlo directamente desde el formulario. Ver más.
  • Número: es el número de la factura de compra, este será completado de forma automática con la información del XML.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de compra y se completa de forma automática.
  • Vencimiento: es la fecha de vencimiento establecida por el proveedor para el pago de la factura.
  • Producto XML: es el concepto facturado, se completa de forma automática.
  • Concepto: elige el producto facturado o la cuenta contable según el caso, si no existe, puedes crearlo desde el formulario. Ver más.
  • Precio: este es el precio al que adquieres el producto o servicio. (Automático).
  • Desc %: es el descuento en el precio otorgado por el proveedor. (Automático).
  • Impuesto: es el impuesto asociado a los productos comprados. (Automático). Conoce cómo crear tus impuestos en Alegra aquí. 
  • Cantidad: es la cantidad de productos adquiridos. (Automático).
  • Observaciones: puedes agregar información de forma opcional.

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