El reporte de entrega respalda la entrega de mercancía a un cliente, mientras que la orden de servicio certifica la prestación de un servicio.
Ambos son documentos provisionales generados antes de la factura de venta. No generan movimientos en el inventario ni afectan las categorías de ventas o cuentas por cobrar; simplemente registran las cantidades entregadas.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar envía a Juan 10 computadores de muestra y genera un reporte de entrega para llevar un control de la mercancía que podría ser adquirida por el cliente en el futuro. Una vez que Juan tome su decisión y adquiera los computadores, la empresa Ejemplar podrá emitir la factura de venta a partir del reporte de entrega.”
👉 Índice
- Crea reportes de entrega u órdenes de servicio.
- Convierte los reportes de entrega u órdenes de servicio en facturas de venta.
A. Factura varios reportes de entrega al tiempo.
1. Crea reportes de entrega u órdenes de servicio
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Reportes de entrega”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo reporte de entrega”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finaliza haciendo clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Reportes de entrega”
- Tipo de documento: elige si el documento que deseas generar un reporte de entrega o una orden de servicio.
- Cliente: la persona o empresa a quien estás entregando los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: fecha de elaboración y vencimiento de la remisión.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres realizar el documento. Esta opción solo está disponible en las cuentas que tengas habilitada la opción multimoneda.
- Bodega: elige la bodega en la que se encuentra el producto que quieres incluir en el documento.
- ítem: selecciona los productos o servicios que entregarás al cliente.
- Notas: de forma opcional puedes ingresar comentarios que serán visibles en la impresión del documento.
Asocia los productos o servicios que incluirás en el documento. Al seleccionarlos, el sistema recargará sus datos, los cuales podrás editar si es necesario.
Una vez creado el reporte de entrega u orden de servicio, puedes editarlo, imprimirlo, enviarlo por correo, anularlo, facturarlo o adjuntar archivos. Observa:
También puedes exportar a Excel todos los reportes de entrega desde el submenú Reportes de entrega. Observa:
2. Convierte los reportes de entrega u órdenes de servicio en facturas de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Reportes de entrega”.
2. Ubica el reporte de entrega u orden de servicio que deseas facturar y en la columna de “Acciones”, haz clic en “Ver detalle”.
3. Haz clic en “Convertir en factura” y luego verifica los ítems. Recuerda que puedes 👇
- Eliminar ítems que no quieres facturar. Esta opción te permite facturar el reporte de entrega de forma parcial.
Por ejemplo: si en un reporte de entrega tienes tres productos y deseas facturar solo uno, puedes eliminar los otros dos y dejarlos pendientes en el mismo reporte. - Agregar ítems que no hayan sido asociados previamente.
4. Haz clic el botón “Guardar” para generar la factura de venta.
Observa:
También puedes convertir un reporte de entrega u orden de servicio en factura a través del formulario “Nueva factura de venta” y haciendo clic en la opción “Agregar reporte de entrega”.
A. Factura varios reportes de entrega al tiempo
Ahora podrás seleccionar varios reportes de entrega y utilizar un botón para facturar. Al hacerlo, se abrirá una nueva pestaña donde los reportes de entrega se agregarán automáticamente a la factura.
👉 Para que esta acción sea posible, los reportes de entrega deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Deben estar a nombre del mismo tercero.
- Deben estar en estado “Pendiente” por facturar.
- No pueden ser reportes de entrega anulados.
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