Para comenzar a usar Alegra como tu herramienta de administración debes incluir toda la información anterior de tu negocio: Los saldos iniciales o facturas que estén pendientes por pago.
Por ejemplo: "la empresa Ejemplar decidió migrar toda su información a Alegra, pero tiene saldos de cuentas por cobrar a clientes y cuentas por pagar a proveedores que aún tiene pendientes en su anterior sistema, por lo que requiere pasar toda esta información a Alegra para seguir llevando el control de sus cuentas."
1. Ingresa tu información manualmente
Digita una a una tus facturas de compra y de venta que estén pendientes por pago, con las fechas correspondientes a su creación y vencimiento. Recomendamos usar esta opción para que en el sistema quede registrada toda la información de manera organizada, pero si tienes mucha información de facturas pendientes por pago en tu negocio te recomendamos usar la segunda opción.
Para conocer cómo crear tus facturas de venta o compra consulta estos artículos:
2. Registra las facturas globales
Crea facturas que contengan la información acumulada de las facturas pendientes por pago (saldos) para cada contacto (cliente o proveedor) especificando su creación en fecha de saldos iniciales. En cada factura global debes escribir los datos acumulados de cuánto se facturó para dicho contacto y cuántos son los impuestos generados en sus facturas pendientes por pago.
Si decides utilizar esta opción te recomendamos trabajar con facturas globales para cada contacto para que Alegra pueda llevar la información de los pagos a las facturas anteriores de manera organizada y controlada, sabiendo quién te debe o a quién le debes desde antes de tu fecha de inicio en Alegra.
Ten en cuenta las siguientes observaciones:
- Establece una fecha para iniciar con el uso de Alegra, por ejemplo el 1 de Enero. (Recomendamos usar una fecha de principio del año para que los informes anuales contengan toda la información; También puede ser a principio de mes).
- Establece una fecha anterior a la fecha de inicio para el ingreso de tus facturas de venta y facturas de compra pendientes por pago, ésta es la fecha para traer tus saldos iniciales por ejemplo el 25 de Diciembre.
Empezar desde ceros: Comienza a usar Alegra sin traer la información pasada, como si tu negocio apenas estuviera arrancando. Esta opción es para las empresas nuevas que apenas comienzan con su operación o para las empresas que nunca han llevado control y registro de su administración.
Otra opción, sin tener que crear las facturas, sería realizar Comprobantes contables, ingresando por la opción Contabilidad > Comprobante contables, allí puedes registrar los movimientos necesarios. Lo que debes tener en cuenta es que los ajustes contables se reflejarán en el balance general y en el estado de resultados, pero no afectarán los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Importante:
El nombre de esta función varía dependiendo de la versión de Alegra donde registraste tu cuenta:
- Colombia, Panamá, Internacional, España y Chile: se le conoce como “Comprobante contables”.
- Perú y Costa Rica: se le conoce como “Asientos Contables”.
- Argentina: se le conoce como “Asientos manuales”.
- México: se le conoce como “Pólizas contables”.
- República Dominicana: se le conoce como “Entradas de diario”.
Puedes consultar la ayuda para ingresar saldos iniciales en Alegra México aquí.
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
