Descubre cómo la Contabilidad Inteligente puede hacer más eficiente y precisa la labor contable, permitiendo a los contadores enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus clientes. Con estas funcionalidades, podrás llevar el control detallado de las operaciones de tus clientes, generar reportes automatizados, emitir tus facturas electrónicas de forma rápida y sencilla, y tener acceso a tu información contable en tiempo real y desde cualquier lugar.
¡Sigue leyendo para descubrir cómo estas funciones te pueden beneficiar!
📢 Importante: las funcionalidades que se mencionan en este artículo están estrechamente relacionadas con la estructura y personalización de tu catálogo de cuentas, por lo tanto, verifica que esté correctamente ajustado. Puedes consultar los siguientes artículos como guía:
👉 Índice:
- ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
- Conoce Alegra Contador.
- Contactos inteligentes.
- Bancos inteligentes.
- Registros contables automatizados.
- Entradas de diario automatizadas.
- Notifica el vencimiento de facturas.
- Portal de clientes.
- Reportes inteligentes.
1. ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
La Contabilidad Inteligente es un conjunto de funcionalidades diseñadas por Alegra para automatizar tareas contables, mejorar la precisión de los registros, proporcionar información financiera en tiempo real, simplificar la contabilidad y optimizar el trabajo de los contadores, garantizando además, la seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de tus clientes y tu propio negocio.
2. Conoce a Alegra Contador
Alegra contador es un espacio desarrollado para que los contadores puedan administrar y llevar la contabilidad de todas las empresas suscritas desde un solo lugar, además de tener acceso a indicadores clave y diversos beneficios. Entre las funciones destacadas se encuentran:
- El espacio de trabajo "Contador".
- Herramientas para llevar un control preciso de la información financiera.
- Acceder a reportes especializados.
- La capacidad de gestión multiempresa.
- La posibilidad de invitar nuevos clientes.
- Pertenecer a la creciente comunidad colaborativa de contadores que usan Alegra.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: gestiona la Contabilidad de tus clientes de forma centralizada.
3. Contactos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para gestionar de forma inteligente la información de tus contactos:
-
Consulta contactos en la DGII
Para agilizar el registro de tus contactos, Alegra está integrada con la DGII, para que al crear un "Nuevo contacto", solo con ingresar el número de la persona, el sistema diligenciará de forma automática los datos del contacto, de esta manera, creas el tercero de una forma mucho más rápida y evitas errores en el registro o posibles retrasos en la emisión de tus facturas electrónicas.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: crea contactos para agilizar la facturación de tu negocio.
4. Bancos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para administrar de forma inteligente la información de tus "Bancos":
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Conexión con tus bancos
Si esperar el estado de cuenta bancario de tus clientes te retrasa en el proceso de conciliación, la conexión con bancos te permite agilizar este proceso, facilitando procesos como:
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- Contrastar y comparar automáticamente las transacciones registradas en Alegra con los movimientos bancarios.
- Crear entradas o salidas de dinero que aún no estén registradas en el sistema pero si en tu banco.
- Prescindir de extractos bancarios para realizar tus conciliaciones.
- Usar la temporalidad que mejor se ajuste para conciliar tus movimientos (diaria, semanal, mensual, semestral, anual).
Observa:
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Diferencia en cambio automática
Esta funcionalidad es útil para quienes realizan operaciones en distintas monedas, permitiéndoles identificar si estas transacciones les producen ganancias o pérdidas y en qué medida. El sistema calcula y registra automáticamente la diferencia en cambio cuando se paga una factura en moneda extranjera con una tasa de cambio diferente a la tasa de cambio del día de la compra o venta.
Observa:
📢 Importante: para obtener una visión más amplia y de manera conjunta de todas tus operaciones, accede al "Reporte de diferencia en cambio".
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: cómo registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio.
5. Registros contables automatizados
Automatiza la contabilidad de tus contactos para evitar registros manuales. Elige las cuentas contables que deseas que sean usadas para contabilizar cada actividad, las transacciones se registrarán automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y facilita la conciliación de cuentas al final del período contable.
✏️ Recuerda: puedes realizar esta configuración de manera individual, para las cuentas que tienen un comportamiento específico, o de manera predeterminada, para las cuentas que tienen un mismo comportamiento.
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Cuentas por cobrar y por pagar
Al momento de crear o editar un "Contacto", desde la sección de "Configuración para contabilidad" podrás asignar las cuentas por cobrar y por pagar que se asignarán a ese contacto específico al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Personaliza las cuentas por cobrar y pagar de tus contactos.
- Crea contactos para agilizar la facturación de tu negocio.
-
Cuentas de ingresos, costos e inventarios
Al momento de crear o editar un "Producto o servicio", desde la sección de "Configuración contable" podrás asignar las cuentas de ingresos, costos e inventarios (para tus productos) o de ingresos (para tus servicios) que se asignarán al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: crea o importa productos y servicios para agilizar tu facturación.
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Cuentas de impuestos y retenciones
Al momento de crear o editar tus "Impuestos" y "Retenciones", desde la sección de "Configuración de contabilidad" podrás asignar las cuentas específicas que se asignarán al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Cómo crear y aplicar retenciones.
-
Configuraciones contables
Desde la opción de "Configuraciones contables" podrás ajustar las cuentas de manera general y desde un solo lugar, por ejemplo, para la contabilización de tus devoluciones, ajustes de inventario, diferencia en cambio o resultados del ejercicio.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce cómo configurar tus cuentas contables automáticas.
6. Entradas de diario automatizadas
El sistema automatiza la generación de algunas "Entradas de diario", lo que simplifica el proceso de documentación de las transacciones financieras. Las siguientes funciones generan entradas automáticas:
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Saldos iniciales
A través de los "Saldos iniciales" se ingresan los valores de las cuentas contables al comienzo de un período o en el inicio de una empresa. La entrada contable de los saldos iniciales siempre corresponderá al número y prefijo "SI-0".
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
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Avances y anticipos entragados o recibidos
Crea anticipos recibidos de clientes desde la opción de "Pagos recibidos" o anticipos entregados a proveedores desde la opción de "Pagos", al momento de aplicar estos anticipos a tus facturas de venta y compra respectivamente, se generará una entrada de diario automática que soportará el cruce de información entre los documentos para cada tipo de operación.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Conoce los pasos para registrar los anticipos entregados a tus proveedores.
- Aprende a registrar los anticipos de tus clientes.
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Cierre de facturas sin pago
Los cierres sin pago tienen gran variedad de usos, por ejemplo, puedes utilizarlos para registrar descuentos financieros o deudas incobrables para el caso de las "Facturas de venta", o para registrar descuentos financieros o por pronto pago en el caso de las "Facturas de compra". Alegra generará una entrada automática que soportará la correcta contabilización de estos movimientos financieros.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Cierra tus facturas de compra sin pago.
- Cerrar facturas de venta sin pago.
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Control de periodos contables
Desde el "Control de períodos contables" podrás abrir y cerrar periodos contables. Cuando cierras un periodo contable (ya sea mensual o anual), se generará una entrada de diario que soportará el cierre de las cuentas del "Estado de Resultados" y el traslado del resultado del ejercicio al Patrimonio.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: aprende a gestionar los períodos contables de tu negocio.
7. Notifica el vencimiento de facturas
Si tus clientes se retrasan en el pago de sus facturas, es importante que los mantengas informados sobre los vencimientos y así evitar posibles problemas de flujo de efectivo. Configura fácilmente las "Notificaciones" para enviar recordatorios y comunicar que se cumplan los términos de pago acordados. La plantilla de correo es personalizable, y se adjunta el estado de cuenta del cliente.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Notifica el vencimiento de facturas de venta a tus clientes.
- ¿Cómo lograr que tus clientes paguen a tiempo?
8. Portal de clientes
El "Portal de clientes" es un espacio diseñado para que tus clientes puedan gestionar sus documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que te permite recibir pagos de forma rápida y segura. Desde esta plataforma podrán conocer el estado de su cuenta, revisar en tiempo real sus facturas, devoluciones, anticipos y notas que se les han generado.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce el Portal de clientes en Alegra.
9. Reportes inteligentes
La información de la empresa nunca estuvo tan bien organizada. Con los "Reportes inteligentes", podrás acceder a datos precisos en tiempo real, visualizar gráficos, tablas, identificar tendencias, analizar el desempeño de la empresa y planificar estrategias futuras.
Observa:
🔎 Aprende más de los reportes inteligentes:
- Explicación de los reportes inteligentes.
- Personaliza tus reportes inteligentes en Alegra.
- Comparte tus reportes inteligentes por correo.
🔎 Contenido relacionado:
- Conoce nuestra sección del "Consultorio Alegra", un espacio para contadores donde se desarrollan casos prácticos en los que se aprovecha la contabilidad inteligente.
- Curso Introductorio de Alegra Contabilidad.
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